Қызметкердің қызметкерлері файлында не істеу керек (және тиіс)
Өзгелерде қызметкерлерге қол жетімділік шектеледі және қызметкерлер өздерінің жазбаларына қол жеткізуді сұрай алады . Адвокаттар сондай-ақ сот ісін жүргізу үшін кадрлар есебінің мазмұнын және тең еңбекпен қамту мүмкіндіктері жөніндегі комиссияның (EEOC) шағымдарын шақыра алады .
Бұрынғы қызметкер сондай-ақ өзінің кадрлық құжаттарының көшірмесін сұрай алады.
Осы әлеуетті пайдалану мен сіздің персонал жазбаңызды потенциалды көрермендермен жұмыс беруші қызметкердің еңбек кітапшасында қызметкердің жұмыспен қамтылу тарихын объективті, нақты құжаттамамен қамтамасыз етуге тырысуы керек. Демек, осы жалпы нұсқауларды ұйымыңыздың кадрлар жазбасында сақтайтын құжаттарға қолданыңыз.
Қызметкерлердің жеке файлдарының мазмұны туралы жалпы нұсқаулар
- Кадрлар туралы жазбаларда ақпарат нақты болуы керек. Ғылыми жетекші немесе кадр бөлімінің қызметкерлерінің пікірлері; кездейсоқ жазбалар; сплетни; негізсіз есту; зерттелмеген басқа қызметкерлердің сұрақтарына, есептеріне немесе жалған мәлімдемелеріне; тергелмеген, тергеуге және жасалған тұжырымдарға; және кез-келген басқа фактикалық емес ақпарат, түсініктеме немесе жазбалар қызметкердің жеке құрамынан алынып тасталуы тиіс.
HR-менеджер кадрларға жазылған теріс түсініктемедегі ең нашар мысалдардың бірі, жалдау менеджерінің сұхбаттарына қатысты. Біреуі: «Қажет болғанда баспалдақтардан тұрып кету мүмкін емес», - деді. Қызметкер, адвокат, тіпті болашақ жұмысшылар мен қадағалаушылардың пікірлерін оқып беріңізші.
Басқа компанияда менеджер менеджерлер мен басқалар қызметкердің файлдарына: «Мэридің ашуланғаны соншалық, ол көтеріле алмады, себебі оның жұмысын мақсатты түрде төмендетіп, менеджермен бірге алып кетуге мәжбүрледі» деп белгіледі. Мәселені қараңыз?
- Персоналдың жазбалары тиісті файлдық орындарына мұқият тағайындалуы керек. Мемлекеттік және Федералдық заңдар , 1996 жылғы Халықтың денсаулығын сақтандыру төлемдері мен жауапкершілігі туралы заңы (HIPAA) және жұмыс берушінің озық тәжірибелері сияқты жұмыс туралы заңдар негізінде сіздің компанияңыздың қызметкерлерінің жазбаларын анықтау.
Содан кейін хаттамаға жабысыңыз. Медициналық файлға тиесілі болған кезде қызметкерлердің файлына кірген кездейсоқ дәрігердің ақтауын таба алмайсыз. Сондай-ақ, қызметкердің еңбек ақысын төлеу туралы ақпараттардың негіздемесі мен ақтауы қажет.
Сондай-ақ, жалдау туралы шешімнің жазбаларын немесе бұрынғы жұмыс берушілермен кадрлардағы талқылаудан ескертулерді қамтитын жазбаларды алғыңыз келмейді.
- Құжаттаманы құжаттаманы тиісті түрде жазу үшін оқытушылар, басқарушылар және басқа да қызметкерлер құжаттарды жазады. Қызметкердің қызметкердің толық қайтыс болғаны туралы сөгіс беруі сіздің қызметкерлеріңізге қандай да бір жүлдеге ие бола алмайды, бірақ біліктілігі жоқ қадағалаушылар осындай мәлімдемелерді жазғаны белгілі.
Дегенмен, файлдарға жазбаларға жауапты HR персоналының қызметкеріне қолжетімділікті шектеңіз және персонал файлына не керек және не істеу керек екенін біліңіз. - Қызметкердің жұмысқа орналасу тарихындағы оң және теріс аспектілерді қамту үшін, қызметкерлердің жазбаларында орналастырылған ақпаратты теңгеріңіз. Жиі жиі кадрлық есептер әр жағымсыз оқиғаға баса назар аударады және оң компоненттерді жібермейді.
- Супервайзердің жеке жазбалары мен есеп беруші персонал туралы ресми компания қызметкерлерінің жазбалары арасындағы айырмашылықты тани. Жобаны жетілдіру , жобаларды және мақсатты аяқтау үшін қадағалаушының жазбалары, сондай-ақ көтеру және өнімділікті дамыту жоспарларын дұрыс анықтау үшін, мысалы, компанияның ресми персоналының жазбаларына емес, жетекшінің жеке файлына жатады.
Сондай-ақ, қадағалаушыларға өздерінің басқару файлында жазбаларды қалай сақтау керектігін және құжаттаманы қалай жүргізу керектігін үйрету керек. Фактілерге емес, пікірге және нақты мысалдарға арналған дәл осындай критерийлер жеке жазбаларға қолданылады.
Жауапкершіліктің жеке жазбалары сот ісін жүргізу кезінде сотқа шақырылуы мүмкін, сондықтан тіпті жеке ескертулер үшін де сақ болу керек. Басқарушы қызметкерлердің ресми файлдарда жұмыс істейтін қызметкерлерінің файлында бар жазбалардың көшірмелерін сақтау тәжірибесі ұсынылмайды.
- Жалға алу құжаттары мен сұхбаттасу жазбалары біраз қиындықты тудырады. Ең жақсы тәжірибе - сіз бос орынның әрқайсысы үшін бөлек файлды ұстап тұру, ол осы лауазымға тапсырмадан сілтемелік тексерулерге толтыру туралы барлық құжаттарды қамтиды. Өтініш берушілер резюме, хат және өтініштерді осы файлға жатқызады, тек жалдамалы қызметкердің өтінішін қызметкердің жеке ісіне көшіру керек.
Бұл файл әлеуетті қызметкердің біліктілігін объективті түрде көрсетуге ұмтылатын және ең білікті кандидатты жалдау туралы шешіміңізді қолдайтын ресми бақылау тізімдері мен нысандары бар. Жалдау менеджерінің жалдау процесінде қабылданған пікірлері мен ескертулері осы файлға жатпайды. Адам ресурстары бұл жазбаларды жұмысқа қабылдау туралы толық құжаттаманы жүргізу үшін жинауы мүмкін, бірақ олар кадрлар жазбаларына жатпайды.
- Қызметкерлерді есепке алу , көтермелеу , жанама мүмкіндікке көшіру және жалақыны арттыру сияқты жұмыспен қамту туралы шешімдер туралы нақты құжаттама . Қызметкер туралы басшының немесе қызметкерлердің пікірін білмейді. Ресми тәртіптік іс-қимыл құжаттары, мысалы, жазбаша ескерту , қызметкердің жеке құрамына жатады.
Қызметкерлер жазбаларында болмауы тиіс құжаттаманың нақты мысалдары
Төмендегі ақпарат қызметкерлердің жазбаларына орналастырылмауы керек. Құжаттамалар бөлек файлды талап етуі мүмкін, қадағалау немесе басқарушылық ескертулер ретінде жіктелуі мүмкін немесе жұмыс берушімен мүлде сақталмауы керек.
- Кез келген медициналық ақпарат медициналық файлға жатады.
- Жалақы туралы ақпарат жалақы жобасына жатады.
- Қызметкердің Әлеуметтік Қауіпсіздік Сандарын қамтитын құжаттар немесе қызметкерлердің жасына, нәсіліне, жынысына, ұлттық шығу тегіне, мүгедектігіне, отбасылық жағдайына, діни көзқарастарына және т.б. сияқты қызметкерлердің қорғалған жіктелуі туралы мәліметтер ешқашан қызметкерлердің құжаттарында сақталмауы тиіс.
- Қызметкердің жұмысын басқару, мақсаттар қою, берілген кері байланыс және басқаларды басқару мақсатында қадағалау құжаттары жеке, жетекші немесе басқарушы папкада берілуі тиіс.
- Қызметкердің шағымдарын, куәгерлік сұхбаттарын, қызметкерлердің сұхбатын, қорытындыларды, адвокаттардың ұсынымдарын және шешімдерін қоса алғанда, тергеу материалдарын , сондай-ақ, ешқандай санкцияларды қамтамасыз етпеу үшін қадағалау материалдарын тергеу материалдарында бөлек ұстау керек.
- I-9 файлы қызметкері I-9 файлы немесе орналасқан жерінде , қызметкердің қызметкерлерінің жазбаларынан алыстатады.
- Кредиттік тарихты, кредиттік есептерді және т.б. қоса алғанда, фондық тексерулерді , сондай-ақ дәрілік заттардың сынақтарын қадағалаушылар, басқарушылар және қызметкерге қол жеткізе алмайтын бөлек файлда орналастырыңыз . SHRM бұл жеке файлды ұсынады немесе осы ақпаратты қызметкердің медициналық файлында да ұсынуға кеңес береді.
- Қызметкердің өзін-өзі тану формалары мен үкімет есептері сияқты бірдей мүмкіндіктері туралы жазбалар кадрлар форматында сақталмауы керек, не болмаса басшының рұқсаты жоқ.
Егер сіз осы нұсқауларды орындап жүрсеңіз, ұйымыңыз тиісті жерлерде іс жүзінде шындықты сақтауға, жұмыспен қамтудың қолайлы тарихын және қызметкерлердің жазбаларын тиімді сақтайды.
Жауапкершіліктен бас тарту: Құқықтық және заңдылықты қамтамасыз етуге кепілдік берілмейтінін ескеріңіз. Сайтты әлемдік аудитория оқып, еңбек туралы заңдар мен нормативтік актілер мемлекеттен мемлекетке және елге қарай әр түрлі болады. Құқықтық түсіндірулеріңізді және шешімдеріңізді орналасқан жеріңізге дұрыс анықтау үшін заңгерлік көмек сұраңыз, немесе мемлекеттік, федералдық немесе халықаралық үкіметтік ресурстардан көмек алыңыз. Бұл ақпарат нұсқаулық, идеялар және көмек үшін.