Қызметкерлер файлдарының мазмұны туралы не білу керек
- Жұмыс беруші қандай да бір себептермен ақпаратқа қолжетімділік қажет болған кезде нақты ақпарат алуға ыңғайлы және нақты болуы керек. Төтенше жағдайлардағы байланыстар, қызметкерлердің мекен-жайлары, жұмыс нәтижелерін қадағалау, тәртіптік хаттар , қызметкерлерді тану және жұмысқа орналасу туралы өтініштер материалдары жұмыс беруші жылдам қол жеткізгісі келетін ақпарат түрлерінің мысалдары болып табылады.
- Жұмыс беруші қызметкерлерді іріктеу, орындау, жұмыс істеу тарихы, өтемақы негіздемесі және ішкі насихат қосымшалары сияқты құжаттар туралы құжаттарды сақтап қалуы қажет.
EEOC талапы , талап немесе қызметкерге көтермелеудің немесе көтермелеудің жоқтығын дәлелдеудің қажеттілігі жұмыс беруші қызметкердің осы түрін жинауды және сақтауды талап етеді. - Кейбір қызметкерлердің жазбаларын жұмыс берушілер үшін федералды немесе мемлекеттік органдар талап етеді. Қызметкерлер туралы ақпаратты кадрлардағы файлда ұйымдастыру қолжетімділік пен заңдылықтың сақталуы мен дайындығын қамтамасыз етеді.
Кадрлық файлдардың түрлері
Жұмыс беруші әдетте қызметкерлердің құпиялылығы, медициналық құпияны сақтауы және заңға сәйкестігі үшін, кәсіпкерлікке арналған бірнеше файл түрін қолданады. Мен жұмыс берушінің қанша файлды сақтауы керек екенін айтатын кез келген заң туралы білмеймін.
Дегенмен, көптеген заңдар бар, қызметкерлердің құпиялылығы үшін қызметкерлердің ең жақсы тәжірибелері бар, қызметкерлердің файлдарының мазмұнын басқарады және сол ақпаратқа рұқсаты бар.
Бұл АҚШ-тың жұмыс берушілерінің көпшілігі сақтайтын кадрлар. (Бүкіләлемдік заңдар мен практика өзгеше болуы мүмкін.)
- Персоналдың файлы : Бұл еңбек қатынастарының тарихын қамтитын негізгі қызметкер файлы.
- Жалақы жобасы : жалақы мен жеңілдіктерге қатысты барлық жалақы туралы мәселелер бойынша бөлек файлды сақтау керек.
- Қызметкердің Медициналық Файлы : 1996 жылғы «Федералдық медициналық сақтандыру туралы есеп беру туралы акт» (HIPAA) жұмыс берушілерден қызметкерлердің медициналық жазбаларын құпия ретінде қорғауды талап етеді.
- I-9 Қызметкердің формалары : Сіз барлық нысандар бойынша тексеру жүргізуге уәкілетті мемлекеттік қызметкерлердің сізге қажет болмағандықтан, барлық қызметкерге (бір қызметкерге емес) I-9 нысандары үшін бөлек файлды сақтауыңыз керек. негізгі, құпия қызметкерлердің жеке файлдары.
Қызметкердің кадрлық файлдарға қатынауы
Қызметкерлерге персоналдың қызметкерлері басшылығының басшылығымен және персоналды басқару персоналының басшылығымен рұқсат етіледі . Қызметкердің қызметкерлерінің құжаттары оларды сақтау мен қорғауға жауапты жұмыс берушінің меншігі болып табылады.
Үлгі қызметкерлерінің файлдық саясаты
Төменде сіздің компанияңызда қолдануға арналған дербес файл саясатын қарастырыңыз. Бұл әртүрлі файлдарды талқылайды, олар ұсынылады және әрбір файлға кім қолжетімді болуы керек.
Үлгі саясаты
Компания әр қызметкерге үш қызметкердің файлдарын сақтайды.
Әрбір қызметкерге (Сіздің компанияңыздың атауы) кадрлық файл сақталады. Бұл персоналдың құжаттарында құпия құжаттар бар және адами ресурстардың қызметкерлері басқарады және жұмыс жасайды.
Бұл файлға қол жеткізу HR персоналымен шектеледі және әрбір қызметкердің басқарушысы өзінің жұмысын қызметкердің жұмысына қатысты құжаттармен қамтамасыз етеді деп есептейді.
Кадрлық файлдағы типтік құжаттарға жұмысқа орналасу туралы өтініш, отбасылық төтенше жағдайлар туралы хабарласу нысаны, құжатталған тәртіптік іс-әрекеттер тарихы, резюме, жұмысшы анықтамалығы және жұмыс берушінің жеке парақтары, ағымдағы жеке мәліметтері және жұмысқа орналасу туралы анықтамалар жатады.
Барлық қызметкерлердің құжаттарында бірдей құжаттар жоқ, бірақ әрбір жеке файлда бірдей құжаттар бар.
Жалақы құжаттары да сақталады; жалақы құжаттарында қызметкердің жұмыс орындары, бөлімдері, өтемақы өзгерістері және т.б. бар. Жалақы жобасына қолжетімділік бухгалтерлік есеп және кадрлар бөлімінің қызметкерлерімен шектеледі.
Қызметкер медициналық файлы да сақталады. Медициналық файлдың мазмұны адамға тағайындалған персоналдан және файлдағы жазбалар сақталатын қызметкерден басқа ешкімге қол жетімді емес. Сіздің компанияңыздың атауында) медициналық файлдар қауіпсіз сақтаудың және құпиялылықтың ең жоғары дәрежесін алады.
Қызметкер персоналдың файлын қарапайым жұмыс уақытында адам ресурстары персоналына хабарласу арқылы көре алады. Қызметкерлердің ешбір қызметкері өз қызметкерлерінің құжатынан ешқандай құжатты алмастыра алмайды немесе алып тастай алмайды, ол HR персоналының қатысуымен қаралуы тиіс.
Қызметкерлер файлдары, қызметкерлердің жазбалары, адам ресурстарының файлдары, құжаттама ретінде белгілі
Жауапкершіліктен бас тарту - Ескерту:
Сьюзен Хейтфилд осы веб-сайттағы адамдық ресурстарды басқару, жұмыс беруші және жұмыс орнындағы кеңестерді дәл, жалпы мағыналық, этикалық ұсынуды қамтамасыз ету үшін бар күш-жігерін жұмсайды және осы веб-сайтқа сілтеме жасайды, бірақ ол веб-сайттың адвокаты және мазмұны емес. беделді, дәлдігі мен заңдылығы үшін кепілдік берілмейді және заңдық кеңес ретінде түсіндірілмеуі керек.
Сайт әлемдік деңгейдегі аудиторияға ие және жұмыспен қамту туралы заңдар мен нормативтік актілер мемлекеттен мемлекетке және елге қарай әртүрлі болады, сондықтан сайт сіздің жұмыс орныңыз үшін олардың барлығы үшін түпкілікті болмауы мүмкін. Күмән болған кезде, сіздің заңдық түсіндірулеріңіз бен шешімдеріңіз дұрыс екеніне көз жеткізу үшін әрдайым мемлекеттік, федералдық немесе халықаралық үкіметтік ресурстардан заңгерлік көмек немесе көмек сұраңыз. Бұл сайттағы ақпарат тек басшылық, идеялар және көмек үшін.