Қызметкерлердің кадрлар файлын көру мүмкіндігіне қалай қол жеткізуге болады?
Қызметкерлер осы жазбаларды білетіндіктен, олар файлдың не екенін білу үшін оларды кейде көргісі келеді.
Қызметкерді қалай ұсыну туралы шешім қабылдағанда (бұрынғы қызметкерге қол жетімділік) өзіңіздің бизнесіңізге қолданылатын кез келген заңдарды есте сақтаңыз.
Көптеген мемлекеттерде, компаниядан ағымдағы және бұрынғы қызметкерлерге қол жетімді файлдың нақты бөліктерін жасауды талап ететін заңдар бар. Сіздің саясатыңыздың барлық заңдарға сәйкес келуін қамтамасыз ету үшін жұмыс берушінің жұмысын тексеріңіз .
Мысалы, федералды заң, американдықтардың мүгедектер туралы Заңымен байланысты жазбаларды кадрлардан бөлек ұстауды талап етеді. Егер сіздің компанияңыз HIPAA-ға тиесілі болса, медициналық жазбаңыздың сақталуына сәйкес болыңыз.
Қызметкерлердің өздерінің файлдарында көруге мүмкіндік беретін нәрселердің көп болуы мүмкін. Бірақ, егер қызметкер анықтамалық тексерулер сияқты белгілі бір ақпаратқа қол жеткізе алмайтындығын анықтасаңыз да, ақпараттың анықталғаны туралы талап болған жағдайда.
Сондықтан, өз қызметкерлеріңізге барлық нәрселерді нақты жазуға және заңға барлық уақытта қадағалауды тапсырыңыз. Қызметкерлер жазбалары ішкі әзіл-қалжыңдар немесе қысқыш түсініктер үшін орын емес.
Бұл соттарда жақсы емес.
Жалпы ереже бойынша, жазбаларға бір приватист болған жағдайда, процедуралар қадағаланады және дәйекті болады. Сізге бір кадрлық менеджердің өздерінің жазбаларын үстелге оралуға мүмкіндік бергісі келмейді, ал басқа біреу қол жетімділікке бас тартады.
Әркімнің жалғыз көзден өтуін талап ету, нәрселерді дәйекті және құқықтық сақтауға көмектеседі.
Жазбалар мен тіркеуді сақтау және қолжетімділік туралы заңдар күрделі. Сізге жаңартып отыруыңызға көз жеткізіңіз.
Төмендегі саясат сіздің бизнесіңіздің жақсы бастауы болып табылады, бірақ сіздің мемлекеттік және жергілікті заңдарыңыз әр түрлі болуы мүмкін екенін есте сақтаңыз.
Қызметкердің үлгісіне кіру саясатының үлгісі
Барлық қызметкерлер, бұрынғы қызметкерлер және қызметкерлердің өкілдері персоналдың құжаттарының белгілі бір құрамын персонал қызметкерлеріне алдын-ала хабарлау арқылы көре алады. Қызметкердің жалдауға арналған өтінімге, жарнамаға , тәртіптік іс-әрекетке және аударуға қатысты біліктілікке қатысты құжаттарды қарауға болады . Бұдан басқа, қызметкер қол қоюға арналған формаларды және оқу жазбаларын қарастыра алады.
Қызметкер тексере алмайтын құжаттарға сілтемелер немесе анықтамалар, басқарманың жүргізген кез-келген тергеу жазбалары, медициналық құжаттамалар, сот ісін жүргізу туралы құжаттар, басқа қызметкердің құпиялылығын бұзатын кез келген құжат және қызметкерлерді жоспарлау үшін қолданылатын құжаттар жатады.
Процедура
Қызметкерлер файлының рұқсат етілген мазмұнын қайта қарауды қалайтын қызметкер адам ресурстары туралы 24 сағаттық хабарламамен (демалыс күндері шығарылған) хабарласуы керек. Бұрынғы қызметкерлер немесе Адам ресурстары қызметкерлеріне белгісіз адамдар кадрларға қол жеткізу үшін рұқсатты және / немесе растауды көрсетуі керек.
Қызметкерлер кадрлар бөлімінің персоналының қатысуымен кадрлық құжаттарды қайта қарауы керек.
Қызметкерлер кадрлар бөлімінің ешбір бөлігін кеңседен алып тастай алмайды.
Қызметкер файлдың көшірмесін немесе файлдың бөліктерін сұрата алады. Себебі Адам ресурстары басқармасының қызметкері ксерокөшірмелерді қамтамасыз етеді. Көшірмені кеңінен көшіріп алу үшін қызметкер фотокөшірмелерді төлеуі керек.
Қызметкер қызметкердің жеке құжаттарында құжатқа риза болмаса, қызметкердің персоналының қызметкерінің қатысуымен түсініктеме немесе түсініктеме жаза алады және оны дауланған құжатқа тіркей алады. Ешқандай жағдайда HR персоналы немесе қызметкер нақты құжатты өзгертпейді.
Қызметкер, сондай-ақ, қызметкердің құжатынан құжатты алып тастауды сұрауы мүмкін. Егер адам ресурстары персоналы келіссе, құжат жойылуы мүмкін.
Егер Адам ресурстары басқармасының қызметкері келіспесе, онда бұл мәселе Компанияның ашық есік саясатында белгіленген тәртіппен шағымдалуы мүмкін.