Жоғары басшылық: Федералды заңдар мен мемлекеттік заңдар әртүрлі болуы мүмкін
HR жазбаларын сақтаудың негізгі қағидалары келтірілген. Алайда, бұл заңдар осы қағидалардан өзгеше болуы мүмкін екенін ұмытпаңыз. Егер мемлекеттік заңдар мен Федералдық заңдар қайшылықты туындаса, жазбаларды әрдайым ұзағырақ болуына қарай жазбаңыз.
Қанша ұзақ уақыт бойы ұзақ уақыт сақтамаңыз.
Жазбаларды жалдау: 1 жыл
Жұмыс іздестіру туралы шешімді қабылдағаннан кейін бір жыл бойы барлық түйіндемелерді, сұхбаттастық жазбаларды, өтініштерді және лауазымдық нұсқауларды сақтауға, тіпті іздестіру жүйесімен іздестіру туралы жазбаңызды сақтау қажет. Мәселен, егер сіз өтініш берушімен сұхбаттасаңыз, және бүкіл үдеріс үш ай бойы созылады, онда соңғы жұмысқа қабылдау шешімі сағаттың басталатынын айтқанға дейін болмайды.
Неліктен мұны істеу керек? Егер кез-келген адам жұмысқа орналасу туралы шешім қабылдаса, сіз кез-келген түрде , нысанда немесе нысанда заңсыз нұқсан келтірмегеніңізді көрсетуіңіз керек. Мүгедектер туралы заңы бар Американдықтар , VII және басқалары сияқты заңдар сізді өзіңізге сәйкес көрсетуіңізді талап етеді. Бұл жазбаларды сақтау мұны істеуге көмектеседі.
Дәрі-дәрмектерді тестілеу жазбалары: 1 жыл немесе 5 жыл көлік тасымалдау үшін
Егер сіз жұмысқа орналасу үшін есірткіні сынақтан өткізуді талап етсеңіз , ол жалдау туралы жазбаның бір бөлігі және нәтижелердің көшірмесін бір жылға сақтау керек.
Егер сіз дәрі-дәрмектің қосымша сынақтарын жасасаңыз, жұмыс барысында немесе кездейсоқ тексерудің бір бөлігі болғандықтан, сіз осы жазбаларды бір жылға ұстауыңыз керек. Дегенмен, сіз тасымалдау ережелерінің бөліміне бағынышты болсаңыз, онда есірткі сынағының жазбалары үшін ең аз уақыт мерзімі - бес жыл.
Жалақы / уақыт кестелері, т.б.: 3 жыл ең аз, 5 жыл өткен соң тоқтатылады
Заң бұл құжаттарды үш жылдан бері ұстауды талап етеді, бірақ соңғы сот процедуралары сізді ұзақ уақытқа сақтап қалу ақылға қонымды болады дегенді білдіреді.
Әр қызметкердің қанша төленгенін және сіздің компанияңызда қанша уақыт бойы жұмыс істегені туралы жазба жүргізгіңіз келеді. Қызметкер кетіп қалғаннан кейін кемінде бес жыл бойы жазбаңызды сақтаңыз.
Қызметкерлерді босату үшін, әрине, уақыт жазбаларын сақтаудың қажеті жоқ, өйткені олардың жұмыс ақысы жұмыс уақытының санына қарамастан бірдей. Алайда, егер сіз қызметкерді босатылмаған кезде босатты деп санайтын болсаңыз, бұл сағаттар жазбаша жұмыс уақытын есептеуге арналған құжаттарды дайындауы мүмкін.
Компанияның төлемді қалай есептегенін тексеріңіз. Мысалы, сіз бұл жалақының, жалақының плюс комиссиясы, артық жұмыс уақыты, парақшалар немесе тікелей сағаттық ақы төленетінін қадағалауыңыз керек.
Сіз мұны тек салық және салық мәселелеріне ғана емес, көптеген басқа шешімдерде жұмыс істейтін сағаттардың санына сүйенуіңіз керек. Мысалға, FMLA-ға рұқсат алу жыл бойы жұмыс істеген сағаттардың санына байланысты. Егер сізде бос уақытан босатылған қызметкер болса, FMLA құқығын анықтау үшін уақыт жазбасын талап етуді қарастырғыңыз келуі мүмкін. Сондай-ақ, сіз жұмыс істеген барлық жұмыс уақытында сіздің қызметкерлеріңізге төлегендігіңізді дәлелдеуге тура келеді.
I-9 түрі: Жалға кейін 3 жыл, тоқтатылғаннан кейін 1 жыл, қайсысы кейінірек.
Қызметкерді жалдағаннан кейін үш жылдан кейін және жұмыс аяқталғаннан кейін бір жылдан кейін, қайсысы кешірек болса, персоналдың жазбаларынан бөлек сақталған I-9 пішінін сақтаңыз.
Денсаулық сақтау / зейнетақы төлемдері туралы ақпарат: 6 жыл
Сіздің барлық жоспарларыңыз туралы жазбаңызды кем дегенде алты жыл бойы сақтау керек. Соттар, егер қызметкер жоғары зейнетақыға лайық екендігін айтса, мысалы, жұмыс берушінің өздерінің істейтінін дәлелдеу үшін жауапкершілікте емес, олардың көпшілігінің мұқтаждығын дәлелдеуге жауапкершілігі. Барлық жиынтық жоспар сипаттамаларын сақтаңыз.
Егер Сізде бұрынғы қызметкерлері бар болса, олардың денсаулығы бойынша жәрдемақыларын кеңейте отырып, сіз осы құжаттарды алты жыл бойы қауіпсіз ұстауыңыз керек. Заңда сақтауды көрсетпейді, бірақ ол Қызметкердің зейнетақымен қамсыздандыру туралы заңына (ЭРИСА) сәйкес қолданылуы мүмкін болғандықтан, бұл заң алты жылға сақтауды талап етеді. Қауіпсіз жағында болу үшін, жазбаларды тастамаңыз.
FMLA жазбалары: 3 жыл
Қызметкер FMLA-ны сұраған кезде, демалысқа жол бермейтін болсаңыз да, бұл қағазды іздестіруіңіз керек. Әр қызметкердің демалысын бақылағаныңызға көз жеткізіңіз - ол басталғанда және қанша уақыт пайдаланылады. Егер қызметкерде үзіліссіз FMLA болса, онда әрбір демалыс туралы қадағалаңыз және қолданылған сағаттардың санын құжаттаңыз. Күндер мен сағаттардың саны құжатталуы керек. Есіңізде болсын, үзіліс демалыс күндері бірнеше сағат бойы немесе аптасына бірнеше күнде қолданыла алады. Барлық құжаттарды жазыңыз және сол жазбаларды сақтаңыз.
Есіңізде болсын, бұл толық тізім емес және Федералдық заңдарға ғана қатысты. Мысалы, сіз Федералдық мердігер немесе сіздің мемлекетіңіздің әртүрлі стандарттарына ие болсаңыз, қосымша жазбаларды сақтау туралы заңдардың болуы мүмкін. Күмән болған кезде оны тастамаңыз.
Сіз адам ресурстарын басқару қоғамында (ШРМ) есепке алу және міндетті есеп беру туралы қосымша ресурстарға қол жеткізе аласыз.
Жауапкершіліктен бас тарту: Құқықтық және заңдылықты қамтамасыз етуге кепілдік берілмейтінін ескеріңіз. Сайтты әлемдік аудитория оқып, еңбек туралы заңдар мен нормативтік актілер мемлекеттен мемлекетке және елге қарай әр түрлі болады. Құқықтық түсіндірулеріңізді және шешімдеріңізді орналасқан жеріңізге дұрыс анықтау үшін заңгерлік көмек сұраңыз, немесе мемлекеттік, федералдық немесе халықаралық үкіметтік ресурстардан көмек алыңыз. Бұл ақпарат нұсқаулық, идеялар және көмек үшін.