Нәтижелерді жасау үшін кездесуді жоспарлауға, басқаруға және басқаруға болады
Егер сіз осы кездесуді басқару мүмкіндіктерінің біреуін елемесеңіз, сіздің жиналыстарыңыз бен командаларыңыз өзіңіз қалаған уақыттан бастап өзіңіз қалаған жемістерге ие болмайды. Осы он екі кездесуді басшылыққа ала отырып, сіздің қатысушыларыңыз күтілген, оң және конструктивті нәтижелерге қол жеткізуге бағыттаңыз.
Жиналыстың алдында тиімді кездесулерді өткізу үшін не істеу керек
Кездесу алдындағы іс-шаралар жиналыстың нәтижелерін орындауға негіз болады. Сіз қажетті барлық әрекеттерді жасай аласыз, бірақ тиімді кездесу жоспарынсыз жұмыс жасай аласыз, сіздің нәтижелеріңіз сізді алаңдатады. Бұл кеңестер жиналысты жоспарлауға және іске асыруға көмектеседі.
Жиналысты жоспарлаңыз
Нәтижелерді нәтижелі жиналыстар жоспарлау жоспарымен басталады. Алдымен, жиналысты жоспарлауға көмектесу үшін басқа қызметкерлер қажет екенін анықтаңыз. Сосын, кездесуді өткізу арқылы не істеуге болатындығыңызды анықтаңыз. Жиналыстың мақсаттарына қол жеткізу.
Сіз қойған мақсаттар тиімді кездесу жоспарының негізін құрайды. Стивен Кови жоғары тиімді адамдарға арналған жеті әдеттерде былай дейді: «Аяқтауды бастаңыз». Жиналыстың мақсаты жиналыстың фокусын, жиналыстың күн тәртібін және жиналысқа қатысушыларды осы мақсатқа жету керек екенін анықтайды.
Кездесуді қажет етіңіз
Кездесу жоспарыңызды әзірлеген соң, жиналыстың қойылған мақсаттарды орындау үшін тиісті көлік құралы екеніне көз жеткізіңіз. Жиналысты жоспарлау және өткізу үшін қыдырғыңыз келетін адамдардың уақытын есепке алғанда қымбатқа түседі, сондықтан жиналыстың бұл мәселені шешу, процесті жетілдіру немесе тұрақты жоспар жасау үшін ең жақсы мүмкіндік екенін анықтау үшін күш салу.
Жиналыстың мақсаттарын электрондық пошта арқылы талқылау немесе ақпараттық бюллетень арқылы ақпаратты тарату және сұрату арқылы жүзеге асыра аласыз. Жиналыстың сізге қажет екендігіне көз жеткізіңіз және сіз өзіңіздің қажеттіліктеріңізді шынымен қабылдаған кезде жақсы нәтижелерге қол жеткізесіз.
Жиналыста тиісті қатысуды қамтамасыз етіңіз
Кездесу сіздің мақсатыңызға жетудің тиісті құралы болса , жиналысқа сәтті қатысу үшін қатысатын қатысушылармен танысыңыз. Қажетті қатысушылардың кездесуге қатысу үшін қол жетімді болуы керек.
Кездесуді сыни қызметкерлердің қатысуынсыз өткізуді емес, кездесуді кейінге қалдыру. Егер делегат шешуші шешім қабылдаушы орнына қатысса, тағайындалған қызметкер шешімді қабылдауға өкілеттігі бар немесе жиналысты кейінге қалдыруға міндетті.
Кездесуге дейін алдын-ала жұмыстарды тарату және қарау
Жиналыстың көмекшісімен таратылған материалдарды таратып немесе талқылауға арналған Microsoft PowerPoint слайдын шығаруға қатысты қанша жиналыс өткіздіңіз? Қайғылы? Сіз ставка жасайсыз. Кездесу мақсатты орындау үшін өте тиімді болып саналатын оқырманға айналады.
Кездесуді өткізудің мақсаты - шешімдерді қабылдау және сұрақтарға жауап беру болған кезде, оқыған топ - бұл халықтың уақытын ұятқа қалдырады.
Жиналыстарды ең тиімді өткізуге және нақты жиналыстың алдында қажетті алдын-ала жұмыс істеу арқылы нәтижелерді қамтамасыз етуге болады. Жиналысқа дейін 48 сағат бұрын жұмысқа, графикаға, графикаға және оқуға арналған материалдармен қамтамасыз ету кездесудің табысына әсер етеді. Сіз неғұрлым көп дайындық уақытын белгілесеңіз, жақсы дайындалған адамдар сіздің кездесуіңізге қатысады.
Кездесуге қол жеткізуге көмектесетін құжаттама есептерді қамтуы мүмкін; деректерге, диаграммаларға және бәсекеге қабілетті ақпаратқа сілтемелерге, ай сайын сату және өндірістік жоспарларға; Негізгі талқылау нүктелерін көрсететін Microsoft PowerPoint слайдтары; және жиналыстық хаттамалар , жазбалар және ертерек немесе тиісті кездесулер мен жобалардан кейінгі іс-шаралар.
Алдын ала жұмыс істеу, тіпті ақпараттың оқылуына, уақытында таратылуға және байланыстың алдындағы жұмысты оқып беретін адамдарға күтетін маңызды күтулермен байланыста болу сіздің кездесуіңіздің сәтті өтуіне көмектеседі.
Кездесу барысында тиімді кездесулерді қамтамасыз ету
Кездесу уақытын тиімді пайдалану тақырыпқа деген ынта-жігер береді. Қатысушылардан міндеттеме және жетістік сезімін қалыптастырады. Адамдар өздерінің күнделікті қиындықтарынан әлдеқайда үлкен нәрсені сезінеді. Осылайша, кейінгі кезеңді белгілейтін жақсы ұйымдастырылған, белсенді кездесу кездесудің нәтижесін береді.
Тиімді кездесулерді жеңілдету
Кездесудің көшбасшысы жиналысқа қатысушылар арасында өзара әрекеттесу үшін оң, жемісті реңді белгілейді. Тиімді кездесуді жеңілдету мақсаттарды, күтілетін нәтижелерді және күн тәртібін шолудан басталады. Тренер топ мүшелеріне мақсатты және жемісті болуына көмектеседі.
Жиналыстың дизайны мен күн тәртібі кездесудің негізін белгіледі. Қатысушыларды тренингке қатысатын тиімді тренер, жиналыстан күтілетін, күтілетін нәтижелердің орындалуын қамтамасыз етеді.
Жиналыста алдын ала жұмыс істеуді пайдаланыңыз
Кездесу барысында жиналыс алдында алдын ала жұмыс және басқа да ақпаратты пайдаланыңыз немесе сілтеме жасаңыз. Қатысушыларға қажетті нәтижелерді орындаудың ажырамас бөлігі болып табылатын материалдарды қарау үшін қажетті уақытты жұмсау қажеттігін күшейте аласыз.
Қатысушылар жиналыстарға бармас бұрын дайындалады және сіздің нәтижелеріңіз қатты дайындық пен көшбасшылыққа куә болады. Ешкім дайын емес, қызықтырмаған немесе команданың көз алдында үлес қосқысы келмейді.
Әрбір қатысушыны әрекеттерге тарту
Әрбір жұмыс тобының мәжілістерге қатысатын әртүрлі тұлғалары бар. Сізде тыныш әріптестер мен әр платформаға үстемдік жасауға тырысатын адамдар бар. Кездесуді жеңілдету немесе оған қатысу үшін әрбір қатысушыны кездесудің мақсаттарына жету керек.
Бұл әрбір қатысушының жиналыстың тақырыбына және кейінгі нұсқасына инвестициялауына кепілдік береді. Сіз басқа біреуді бастан кешіріп, басқа біреуді төбеге көтеруге тырысқаннан гөрі барлық топты тарта отырып, көп нәтижелерге қол жеткізесіз.
Тиімді кездесу жоспарын жасау
Кездесу барысында іс-әрекеттерге арналған жоспарлар жасаңыз. Тиімді жоспарларға мыналар жатады.
- Нақты әрекеттесу пункті,
- іс-қимылдың орындалуын «иеленуге» міндеттелген тұлғаның аты,
- әрекет ету пунктінің мерзімі және
- іс-қимыл элементінің аяқталуын білдіретін келісім.
Талап етілетін нәтижелерді шығаратын элементтерді орындауға тырысқан кезде, нақты өмірлік сценарийлер мен табысқа жету үшін кедергілерді талқылау. Қатысушылар қатысқан кезде, қажет болған жағдайда, келесі кездесуге уақыт бөліңіз.
Кездесуден кейін тиімді кездесулерді қамтамасыз ету
Кездесу алдында және оның барысында жоспарланған іс-шаралар жоспарланған, оң және конструктивті нәтижелерге қол жеткізуге көмектеседі. Кездесуден кейінгі іс-әрекетіңіз өте маңызды. Кезекті жоспарланған кездесуде нәтижелерді қамтамасыз ету үшін ешқандай инвестиция жеткіліксіз.
Жиналыс минуттарын жариялау
Өзіңіздің минуттарыңызды және әрекеттер жоспарыңызды 24 сағат ішінде жариялау арқылы бастаңыз. Адамдар іс-қимыл баптарын бірден бастағанда, адамдар нәтижеге тиімді түрде қатысады. Олар әлі күнге дейін кездесудің жаңа есіне, талқылауға және таңдалған бағыттың негізіне ие.
Олар ынта-жігерсіз әрі дайындыққа дайын. Протоколдарды таратудағы кідіріс сіздердің нәтижелеріңізге зиян тигізеді, себебі көптеген адамдар өздерінің міндеттемелерін орындауға кіріспес бұрын минуттар күтеді.
Жиналысты тиімді өткізу
Мерзімдер мен ұстанымдарды ұстану және сақтау сіздің кездесулеріңізден нәтижеге қол жеткізуге көмектеседі. Кездесу барысында белгіленген мерзім белгіленді. Кездесуден кейін іс-əрекеті бар əрбір адам өз міндеттемелерін жеке орындау үшін жоспар жасайды.
Олар өздерінің жоспарларында қадамдар жазады ма, тапсырманы басқа қызметкерге беріңіз немесе тапсырманы аяқтаңыз, адам жауапты болады.
Кездесуді жоспарлаушы сияқты. Жиналыстардың нәтижелерін іс-әрекеттер элементінің жиналыстар арасында ортақ жолы бар әрбір адамнан кейін орындау арқылы жақсартуға болады. Сіздің мақсатыңыз - прогрестің бар-жоқтығын тексеру және тапсырмалардың орындалуын қамтамасыз ету. Сізге сұраған нәрселердің орындалуын ұмытпаңыз.
Келесі кездесу кезінде келесі әрекеттерді орындау үшін есеп беру
Кез-келген қатысушы топтың өз міндеттемелерін неге орындамағанын айтатын келесі кездесуде отырсыз ба? Нәтижесі ауыр болып табылады. Нәтижелерге есеп берудің норма мен әдет-ғұрыптарын орнату сіздің жиналыс циклыңызда ерте басталады.
Тренердің кездесулердің ортасында жүруіне көмектеседі, бірақ топ өз міндеттемелерін орындамағаны үшін қолайсыз болуы керек. Кезекті жиналыстағы прогресс пен нәтиже туралы есеп беру және олардың бәрі орындалды деп күтілуде. Немесе, кезекті жиналыста прогресті тексеріңіз, алға қарай жүру үшін нақты жол төсемі бар болса, қалай жалғасу керектігін анықтаңыз.
Үздіксіз жақсарту үшін кездесу процесін талқылау
Әр кездесуді талқылау тәжірибесі үздіксіз жетілдірудің қуатты құралы болып табылады. Қатысушылар кезекті жиналысқа қатысудың тиімділігі немесе тиімсіздігі туралы талқылайды. Олар сондай-ақ, кездесудің өткізілген тақырыбы бойынша топтың сезінген прогресін талқылайды.
Басқа деңгейге үнемі жетілдіріле отырып, табысты командалар өздерінің бүкіл жобасын, сондай-ақ нәтижелерді нәтижелі қалай табуға болатындығын анықтайтын үдеріспен айналысады. Келешектегі кездесулер бағалауды көрсетеді. Кездесулер ұйымның нәтижелерін жасаудың тиімді құралы ретінде дамиды.
Қорытынды
Жақсы жоспарланған және өткізілген кездесулердің нәтижелері қол жеткізуге болады. Жиналысқа қатысушылардың жиналыстарға инвестициялау уақытынан күтілген, оң және сындарлы нәтижелерге қол жеткізуін қамтамасыз ету үшін осы он екі ұсынысты орындаңыз. Сіздің ұйымыңыз сіздің жетістіктеріңізді сыйлайды және сіздің тиімді әріптестік кеңестеріңізді пайдаланғанда әріптестеріңіз сізді жақсы көреді.