Кездесу хаттамасын жазу әдісі (және не үшін)
Әдетте минуттар:
- Қатысушылардың аты-жөндері,
- күн тәртібіндегі мәселелер қамтылған ,
- Қатысушылар қабылдаған шешімдер,
- қатысушылар тарапынан қабылданған шаралар,
- міндеттемелерді орындау мерзімі және
- кез-келген басқа оқиғалар немесе келешектегі шолу немесе тарих үшін құжатталған құнды талқылаулар.
Нақты үлгілік кездесудің хаттамалары жиналыс барысында қабылданған шешімдерге және қатысушылардың міндеттемелеріне аударылады. Міндеттемелерге жиналысқа қатысушылардың ортақ түсінуі үшін қажетті мерзімдер мен басқа да мәліметтер қосылады.
Тарих құжаты ретінде кездесу хаттамасы
Тарихи құжат ретінде, олар шешімді қабылдауға әкелген негізгі идеяларды немесе талқылауларды құжаттау үшін де пайдалы. Мысалы, кейінірек команда мүшелерінің сұрақтарына жауап беріп, «біз осы мақсатты таңдаған кезімізде не ойладық».
Тиімді жиналыс минуттары топ талқыланған бес баламадан тұрады және басқа қолжетімді жолдар арқылы таңдалғандығының негізгі себебі.
Типтік іскерлік кездесу үшін тиімді кездесу мәжілістері әр талқылауды жазудың қажеті жоқ.
Олар сондай-ақ, не айтқанын білдіруі керек. Сондай-ақ, әрбір қатысушы туралы толық мәлімет береді. Берілген мысалда, тиімді сөз тіркесі әр сөзді жазудан гөрі талқылауды қорытындылайды.
(Бұл ереже сот іс-әрекеті, сот тыңдауы және т.б. сияқты жағдайларда кездесулердің басқа түрлері үшін әртүрлі екенін мойындайды.
Бұл минуттар сөйлесу мен мәлімдемелердің нақты жазылуын қажет етеді.) Бірақ, әдеттегі жұмыс орныңыздың кездесуі жоқ.
Жиналыс минуттарын қашан және қалай бөлісуге болады
Ең дұрысы, жиналыстың хаттамасы жиналыс соңында жиналысқа қатысушыларға электронды түрде таратылады. Бұған қатысушылар өз міндеттемелері мен мерзімдерін дереу хабардар етеді. Егер бұл мүмкін болмаса (мысалы, жазбаны алушы қателерді тазалауды қаласа), жазбаны алмастырушы жиналысты өткізгеннен кейін 24 сағат ішінде жиналысты таратуы керек.
Хаттамалар жиналыс барысында жасаған міндеттер туралы ескерту болып табылады. Олар қатысушыларға жиналысқа қатысты міндеттемелерін күнтізбелеріне және тізімдерге аударуға көмектеседі. Олар келесі кездесуге дейін қатысушыларға жетуі керек кез келген нәрсені еске салады.
(Бұл жиналыстардағы ең маңызды проблемалардың бірін жоюға, жалпы жиналысқа қатысушылардың жиналысты оқып-үйренуге емес, өзара іс-қимыл жасауына мүмкіндік беру үшін, ақпарат жинауына әкелуі мүмкін). Басқа нәрсе үшін электрондық пошта және Yammer сияқты құралдар бар.
Адамдар дұрыстығына және келесі қадамдарға тексерулер үшін келесі кездесудің басында өткен кездесудің минуттарын қарап шығғыңыз келеді.
Жиналыс хаттамасы минуттар тиісті түрде жазылып, уақтылы таратылатын кезде табысты жиналыстардың тиімді қатысушысы болып табылады. Бұл, әсіресе, команданың іскерлік табысты қолдайтын күшті нормаларды қалыптастырған кездегі маңызы.
Ұйым кездесулері туралы хаттаманы қалай қабылдауға болады?
Жиналыстың сәттілігіне сыни ескертпе немесе жазушы жиналысқа қатысушылардың, тарихтың және жиналысқа жіберілген ақпараттарды білетін қызметкерлердің кездесуін құжаттайды. Кездесудің толық жиналысы болмаса, кездесудің табысқа жету перспективалары төмендейді.
Жиналыс хаттамасын қабылдайтын қызметкер, әдетте, топтың мүшесі болып табылады және жиналысқа қатысқан кезде ескертулерді алады. Заңды немесе үкіметпен байланысты сот отырысы, тыңдау, тыңдау, талап етілетін корпоративтік кеңестің немесе жиналыстың талаптары бар кездесулерде қатыспайтын тұлға ресми минутты қабылдайды және жиі іс жүргізуді жазады.
Минутты жазған қызметкер нақты жазба жасау үшін бөлшектерді тыңдауға тиіс. Қызметкер, сонымен қатар, хаттамаларды жазу кезінде жиналысқа қатысу үшін көп жұмыс істеуі керек.
Кейбір жиналыстарда сол қызметкер әрбір кездесуде хаттаманы алады. Өзгелерде қызметкерден қызметкерге минуттық тапсырушының рөлі жатады. Кездесу көшбасшылығы секілді, нотаны ұстаушы рөлі көшбасшылықты , қарым-қатынасты және көшбасшылық дағдыларын тиімді қалыптастырады.
Кездесу хаттамасының талаптары дегеніміз не?
Жазбаны немесе жазбаны орындаушыға қойылатын талаптар мыналарды қамтиды:
- Кездесуде қабылданған шешімдерді, міндеттемелерді және негізгі талқылау нүктелерін дұрыс жазыңыз.
- Қатысушылар жиналысқа қатысушылары жасаған міндеттеме мерзімімен бірге әрекет жасайтын іс-әрекет элементтерін жазыңыз. Әрекет пункттеріне атау берілген, бірақ жалпы талқылауда бейресми жұмыс орнындағы кездесулердің кім екенін айтқан жоқ.
- Кездесу соңында негізгі шешімдерді және тапсырмаларды немесе ерікті міндеттемелерді және іс-қимыл баптарын қарап шығыңыз, сондықтан қатысушылар жиналысқа шықпас бұрын оқиғалар мен міндеттемелерді қарастыра және келісе алады.
- Кездесудің көшбасшысы кездесуге қатысушыны кездесу барысында жиі талқылауды сұрауы мүмкін.
- Жалғасқан кездесулер қатарында, нотаны ұстаушы кезекті жиналыстың басында жиналыс минуттарын қайта қарауға бір минут кетеді. Қатысатын қызметкерлер минуттарда келіспейтін нәрселерді толықтыра алады немесе түзете алады.
- Кездесуден кейінгі 24 сағат ішінде жиналыс хаттамасының көшірмесін тарату көптеген жылдар бойы кеңес берушілердің стандартты ұсынысы болды . Дегенмен, рекордшы, ең алдымен, ноутбук немесе iPad сияқты электронды құрылғыда минуттарды алды. Мәселен, жазбаны алмастырушы жиналыстың жазбаларын жазбаша, грамматикалық және айқындылықты жылдам қарап шыққаннан кейін жиі таратуы керек.
Жазу құралы кездесудің нәтижесі қатысушылардың хабарлауы мен әрекет етуін қамтамасыз ету үшін жиналыстың рөлі болып табылады. Қатысушылар ескертулерсіз басқа қатысушылардың жадына сүйенуі керек. Кепілдік берілген, бұл жақсы жоспар емес.
Жиналыстың жазбаша құжаттамасы қызметкерлердің жұмысын жақсарту үшін құжаттама қажет болғандықтан, кездесудің сәтті өтуі үшін қажет.