Кездесудегі көшбасшылар - өз мақсаттарына жететін табысты кездесудің кілті
Кездесуді кім басқарады?
Жиналыстың көшбасшысы кездесулер мен командаларды табысты өткізудің кілті болып табылады.
Кездесу жетекшісі ретінде қызмет ететін қызметкер өте маңызды. Кейбір кездесулерде көшбасшы - бұл бөлім бастығы, топ жетекшісі немесе жоғары басшылық тағайындаған адам. Бұл қызметкерлер менеджер немесе көшбасшы ретінде қабылданған дағдыларына байланысты олардың көшбасшылық рөліне таңдалды.
Басқа уақытта, қызметкер табиғи жолмен көшбасшы ретінде пайда болуы мүмкін. Бұл көшбасшылар - басқа қызметкерлердің іздейтін және құрметтейтін қызметкерлері . Басқа жағдайларда, команда барлық мүшелер арасында көшбасшылық рөлді айналдыру туралы шешім қабылдауы мүмкін. Бұл барлық топ мүшелеріне кездесу көшбасшылары ретінде өз дағдыларын дамытуға және тұтастай табысты кездесулерді жасауға мүмкіндік береді.
Жиналыс көшбасшысының міндеттері
Кездесу жетекшісінің негізгі міндеттері мыналар болып табылады.
- Мақсатты, тапсырманы немесе мақсатқа жетуді анықтайды. Бұл көбінесе көшбасшы лауазымының сипаттамасы немесе бөлімі.
- Жиналыстың мақсаты немесе мақсатына жету немесе қалаған нәтижеге қол жеткізудің ең жақсы әдісі болып табылатынын шешеді. Сұраққа жауап беріңіз, жиналыс қажет пе?
- Кездесуді жоспарлауға кім көмектесе алатынын анықтайды.
- Топпен немесе көшбасшы ретінде кездесудің күн тәртібіне шешім қабылдайды. (Ағымдағы отырыстың соңында бұл тапсырма орындалады.)
- Ортақ ұйымдастырылған күнтізбені жиі қолданатын күнді, уақытты және орынды анықтайды.
- Оқу, қаржылық ақпараттар, тарих, сабақ жүргізетін командалық кездесу минуттары және т.б. сияқты алдын-ала кездесуді бірге өткізеді.
- Қатысушыларды қатысуға шақырады және тапсырмаларды таратады және мүмкіндігінше уақытқа дейін мүмкіндік беретін алдын ала жұмыс істейді, сондықтан қатысушылар жиналысқа дайындалады.
- Жиналыстың іс жүргізуді және кез келген міндеттемелерді, іс-қимыл элементтерін немесе шешімдерді құжаттау үшін жиналысқа қатысушысы немесе минутына ие болуын қамтамасыз етеді. Кездесудің тәртіптілік тәртібі үшін қажет болғанда уақыт ұстаушыны тағайындайды.
- Қатысушыларды қыздыру және жиналыс қатысушыларының бір-бірімен ыңғайлы қарым-қатынас жасауы және идеялар мен ақпараттар алмасуы үшін мұзжарғышты пайдалануы мүмкін .
- Кездесуге ертерек келіп , оны тапсырма, жолда және барлық қатысушыларды тарту арқылы жүргізеді, сондықтан олардың әрқайсысы кездесуде маңызды екенін сезеді. Бұл олардың келесі кездесуге қатысуын қамтамасыз етеді
- Қатысушылар тым ауыр және нәзік сезінбеуі үшін компанияны жинайды . Мұзжарғышты, юморды немесе көңілді мысалдарды қолданып жатсаңыз, ешқандай кездесу күлімсіз аяқталмауы керек.
- Келесі қадамдар мен әрекет элементтерінің тағайындалғанын және өңделуін қамтамасыз етеді.
- Кездесуді талқылайды және келесі кездесуге күн тәртібін жоспарлайды.
- Кездесудің қатысушыларымен бірге іс-қимылдың элементтері қадағаланып, еріктінің проблемалары болған жағдайда көмек және / немесе ресурстарды ұсыну үшін қадағалаңыз.
Қосымша көшбасшы рөлі
Жиналыс лидері осы міндеттерді атқарады, сонымен қатар қарым-қатынас , есеп беру және командалық құрамның жұмысына қатысты рөлдермен де айналысады .
Командалар мен кездесулердің кез-келген мүшелері өз бөлімін немесе функциясын жиналыс немесе ағымдағы команданың қызметі мен жетістіктері туралы хабардар етуге міндетті. Олар сондай-ақ, топта немесе жиналысқа қатыспайтын әріптестерінен қаражат іздейді. Әрбір қызметкер әр кездесуге қатыса алмайды.
Жетекші тартылған жоғарғы басшыларды ұстап қалудың қосымша жауапкершілігі бар және тиімді коммуникация және кері байланыс арқылы хабардар.
Қызметкерлерден командадан немесе кездесуден, әсіресе ұйым басшыларынан тыс ғимараттарға меншік құқығы, топ немесе кездесу өз шешімдерін немесе идеяларын дамытумен, енгізумен және енгізумен табысты жұмыс жасайды.
Егер жиналысқа қатысушы жиналысқа тиімсіз түрде қатысса, көшбасшы жиналыстағы кездесуден тыс тиімді жетекші әдістерімен және кездесуден тыс тиімді коучинг арқылы мінез-құлықты түзетуге жауапты болады. Кездесуді өз пікірімен монополиялайтын немесе басқа мүшелерді өздері үшін сынаған жиналысқа қатысушы жиналыстың сәттілігін саботаждаудың алдында түзетілуі керек.
Бұл әрекеттер жиналысқа қатысушылардың жайлылық пен жетілу деңгейіне жетуіне дейін қажет, бұл өз кезегінде олардың пайдасыз оқиғалар мен дисфункционалды мүшелердің үзілуін тоқтату сияқты өздерін лайықты түрде қолдауға көмектеседі.
Тиімді кездесу жетекшісі жобаның немесе топтың сәтті орындалуына кепілдік бермейді, бірақ ол жобалар, бөлімдер, кездесулер немесе командалар табысты болған кезде негізгі фактор болып табылады.
Жиналыс хаттамасы минуттар тиісті түрде жазылып, уақтылы таратылатын кезде табысты жиналыстардың тиімді қатысушысы болып табылады.