Сіздің дайындықыңыз сіз қалаған нәтижеге жетуіңізді анықтайды
Кездесу хаттамасымен бірге қатысушылар жиналысқа қатысатын құжаттарды жинайды, күн тәртібі - кездесуге арналған жоспар және алдын-ала кездесуге арналған есеп беру.
Күнделікті жоспарланбаған жиналыстың күн тәртібін жасағанда, келесі қадамдар сізге көмектеседі. Кейінірек осы мақалада жүйелі түрде жоспарланған кездесу үшін күн тәртібінің үлгісін көресіз. Кездесулердің екі түрі ұқсас күн тәртібіндегі мәселелермен бөліседі, бірақ бірдей емес.
Жиналыстың күн тәртібін әзірлеу
Алдымен, жиналысты жоспарлауға көмектесу үшін басқа қызметкерлер қажет екенін анықтаңыз. Сосын, кездесуді өткізу арқылы не істеуге болатындығыңызды анықтаңыз. Жиналыстың мақсаттарына қол жеткізу . Сіз қойған мақсаттар тиімді кездесу жоспарының негізін құрайды. Кездесу барысында сіз қол жеткізе алмайтын көп нәрсені жоспарламағаныңызды анықтаңыз.
Стефен Ковей «Жоғары нәтижелі адамдарға арналған жеті әдет», - «Аяқталғаннан бастайық» деп айтқан. Жиналыстың мақсаты кездесудің, жиналыс күн тәртібінің және жиналысқа қатысушылардың назарын аударады.
Күн тәртібін жасау - кездесуге жоспар жасайды.
Сіз кездесуді өткізу арқылы сіз өзіңіздің мақсатыңызға немесе мақсаттарыңыздан бастайсыз. Сіздің мақсатыңыз туралы шешім қабылдағаннан кейін, сіз күн тәртібін жоспарлау үшін қосымша қызметкерлердің көмегіне мұқтаж екеніңізді анықтауыңыз керек. Егер иә болса, кездесуді күн тәртібін әдетте электрондық пошта немесе мәтін арқылы жасау үшін сізге қосымша жиналысқа қажеттілік тудырмауға шақырыңыз.
Жиналыстың күн тәртібін жасау сияқты шешім қабылдау
Жалпы мақсатты анықтаған соң, сіз немесе сіздің командаңыз келесі шешімдерді қабылдауы керек. Жиналыстың мақсаты мен мақсатына қосымша, осы тармақтардың әрқайсысы күн тәртібінде сөз сөйлейді.
- Қатысушылар нақты кездесуге қажет,
- Талқыланатын немесе мақсатқа жетуге әкелетін іс-әрекеттер,
- Топты болжап отырған уақыт әр элементті талқылау үшін қажет болады,
- Кездесудің күні мен уақыты,
- Кез-келген кездесуге қатысушылардың барлығына ыңғайлы, ыңғайлы орналасуы,
- Кездесуге дайындық. Бұл кез-келген оқылымды, құжаттаманы , деректерді, алдын-ала кездесуден жиналыс минуттарын немесе нақты кездесуіңізді сәтті өткізетін кез келген басқа дайындықты қамтиды. Бұл дайындық шақырылған қатысушыларға таратқанда жиналыс туралы хабарлама мен күн тәртібіне қоса берілуі керек.
Жоғарыда аталған шешімдерден басқа стандартты жиналыстың күн тәртібіндегі мәселелер мыналарды қамтуы керек:
- Жиналыстың мақсатын, күн тәртібін және күтілетін нәтижелерді және өнімді шолу.
- Алдын ала жиналыс хаттамасын қарап шығыңыз.
- Қатысушылардың алдын-ала кездесуде қабылданған міндеттемелер мен әрекеттер туралы прогресті шолу.
- Жазбаны тапсырушы немесе көшбасшы ағымдағы жиналыста қатысушыларды соңғы күн тәртібіндегі мәселе ретінде қарастыруы керек.
Кездесудің күн тәртібін орындау үшін кімнің қатысуын шешіңіз
Сіз мақсатты орындау үшін кездесу қажет деп шешсеңіз, қатысушылардың тізімін жасау керек.
Әрбір қызметкер әр кездесуге қатыса алмайды немесе қатыса алмайды, бірақ дұрыс қатысушыларды шақыру сіздің табысқа жету мүмкіндігін арттырады.
Жиналыстың күн тәртібін орындау үшін қажетті қатысушыларды қалай анықтау керек
Қатысушыларды бір немесе бірнеше кездесулердің қысқаша сериясы немесе тұрақты түрде жоспарланған немесе жалғасатын жиналыс үшін төмендегідей сұрақтар қою арқылы анықтаңыз.
- Топтың шешімі кімге керек?
- Топ талқылаған процесті кім иеленеді?
- Сіз тарататын ақпаратты кім білуі керек?
- Шешім қабылдау үшін деректер мен фактілерді кім бере алады?
- Топпен бөлісу үшін тәжірибесі не тәжірибесі бар кім бар?
- Кез келген шешімдерді немесе тапсырмаларды орындауды кім қолдауы керек?
- Кездесу нәтижесін орындау үшін кімге рұқсат беру керек?
- Кез келген шешімдердің немесе бағыттардың орындалуына кім қарсы тұруы мүмкін?
Тұрақты жоспарланған кездесулерге арналған кездесу күн тәртібін қажет етеді ме?
Кез-келген кездесуге әдеттен тыс күн тәртібі қажет емес. Көптеген қызметкерлер өз бөлімшелері немесе жұмыс топтары үшін тұрақты түрде жоспарланған кездесулер өткізеді. Сізде сондай-ақ қатысатын командалар мен жобалар бар.
Жалғасқан жоба әрбір жиналыстың жаңадан әзірленетін күн тәртібін талап етпеуі мүмкін, бірақ сіздің командаңыз кездесуге стандартты тәсілді қолдану арқылы жақсы қызмет атқарады.
Қызметкерлердің тұрақты түрде жоспарланған отырысы үш бөлімге бөлінеді, олардың әрқайсысында стандартты күн тәртібі бар: ақпараттық элементтер, әрекет элементтері және жоспарлау.
Кезекті жоспарланған кездесулерге арналған жиналыс күн тәртібінің компоненттері
Ақпараттық заттар
Кез келген кездесуге ақпараттық болып табылатын күн тәртібіндегі кез-келген нәрселерді жазыңыз. Мысалға, менеджер жоғары басшылықтың жиналысының қорытындылары бойынша топты жаңартады.
Әрекет элементтері
Күн тәртібінде кез-келген топ үнемі жоспарланған кез келген жиналыста шолуды қалайды деп күтілетін кез келген элементтер. Мысалға, бюджетке уақыт кезеңі бойынша орындау, шығындарды үнемдеу және үздіксіз жетілдіру, топқа қол жеткізу жоспарлануда.
Алға жоспарлау
Күн тәртібінде топ жоспарлауды немесе алдын-ала дайындалуды қалайтын кез келген элементтерді орналастырыңыз. Мысалы, келесі айдағы қысқа мерзімді мақсаттар немесе алдағы тапсырмалар бойынша әріптестердің көмегі қажет.
Жиналыстың күн тәртібін дамытқан кезде осы нұсқауларды орындасаңыз, сіз кездесуіңіздің нәтижесін беретін ықтималдығын арттырасыз.
Кезекті жиналысқа арналған жиналыс күн тәртібінің үлгісі
Бұл үлгі күнделікті жүйелі жоспарланған жиналыс үшін жиналысыңыз сіз іздеген нәтижелерді қамтамасыз ету үшін пайдаланыңыз.
- Жылыту және құттықтау. Топтың қаншалықты жиі кездесетініне байланысты қысқаша мұзжарғышты қарастырыңыз.
- Жиналыстың мақсатын, күн тәртібін және күтілетін нәтижелерді және өнімді шолу.
- Алдын ала жиналыс хаттамасын қарап шығыңыз.
- Команданың қажет екенін ведомстволық және компания туралы ақпаратпен қамтамасыз ету.
- Әрекет пункттері, іс-қимыл жоспарлары және міндеттемелер туралы прогресті қарастырыңыз. Мақсаттар бойынша топтың жетістіктерін шолу.
- Осы жиналыстың күн тәртібіндегі мәселелер туралы талқылап, шешім қабылдайды.
- Келесі қадамдарды анықтаңыз.
- Келесі кездесудің мақсатын, нәтижесін және күн тәртібін анықтаңыз.
- Кездесу аяқталғаннан кейін жазбаны тапсырушы кездесу барысында адамдар қабылдаған міндеттемелерді қайта қарауы керек.
- Топта емес адамдардан қажетті кез-келген көмекті анықтаңыз және байланысу үшін қатысушыларға тағайындаңыз.
- Жиналысқа қатысушылардың қайсысын сөйлесуді қалай жүзеге асыратындығыңызды біліп, шешетінін анықтаңыз.
- Жиналыс аяқталғаннан кейін 24 сағат ішінде немесе жазбаны электронды түрде (норма) алған кезде дереу хабарлама жіберіңіз.
Холдингті тиімді жиналыстармен байланысты