Қызметкерді орындау кезінде қашан, неге, қалай және қандай құжаттарды білу туралы кеңестер
Құжаттар менеджерлер мен кадрлар персоналы үшін өте маңызды, өйткені сіз өзіңіздің қызметкерлеріңіздің еңбек тарихындағы барлық іс-әрекеттердің оң және теріс оқиғалар оқиғаларын жазу үшін елеулі күш салуыңыз керек.
Міне, сондықтан менеджерлер мен персонал қызметкерлері барлық оқиғаларды мұқият жазғылары келеді.
Неліктен құжат?
- Құжаттамада өнімділік мәселелері қызметкерлермен уақтылы және қысқа мерзімде талқыланғандығын дәлелдейді.
- Құжаттамада қызметкерді жетілдіру тарихы немесе уақыт бойынша өнімділіктің жоғарылауы ұсынылады . Бұл қызметкердің іс-әрекеттерінің хронологиялық және нақты сипаттамасы, басқарушының әрекеттері және оқиғалар, олар орын алған кезде.
- Құжаттамада басшылық шешімдерді тәртіптілік немесе қызметкердің жұмысын тоқтату сияқты қолайсыз әрекеттер жасауға қолдау көрсететін дәлелдер келтірілген.
- Құжаттау қызметкерге қол жетімді жарнамалауға немесе басқа қызметкерлерге де жарамды болып табылатынын дәлелдейді.
- Құжаттандыру жалақының көтерілуін , төмендеуін немесе қызметкердің неге көтерілуін ақтауды дәлелдейді.
- Талап болған жағдайда, толық және мұқият құжаттама жұмыс берушінің мүддесін қорғайды. Құжаттар басшылықтың сәтсіз қызметкерді тоқтату жөніндегі әрекеттерін қолдана алады. Сондай-ақ, ол қызметкерді заңсыз деп танылған себептер бойынша тоқтатуға болатындығын дәлелдеуі мүмкін.
Құжатқа не қажет
Менеджерлердің қызметкердің жұмысын оңтайландыруы және өнімділік сәтсіздіктерін құжаттауы керек. Олар қызметкердің не істегенін, не айтқанын және менеджердің кездесуі не сөйлесу барысында жауап бергенін дәлелдеуі керек.
Әңгімелесу кезінде жасалған келісімдерді, мақсаттар қойылған мақсаттарды , талап етілетін және күтілетін жақсартуларды және жақсарту мерзімдерін құжаттандыру қажет.
Құжаттауда менеджер қызметкерге көмектесуді көздейтін міндеттемелер болуы тиіс.
Құжат қалайша
Құжаттар қызметкермен жиналыс немесе әңгімелесуден кейін немесе тікелей кейін жазылуы керек. Кез-келген уақытта әңгімелесуді жазбаша түрде өткізіп алмаңыз. Кейінірек күте отырып, құжаттаманың сапасына әсер етеді, себебі ол жадыға негізделген.
Ең қателіктер жіберетін менеджерлердің бірі - қажет болған жағдайда, қызметкерге кеңес беру тарихын қайта құруға болатынына сену. Тиісті, уақтылы құжаттандыру тәжірибесі бар HR қызметкері жаңартылған рекордтармен ешқашан алданбайды. Жадтан қалпына келтіретін менеджерлер өздерінің компанияларына керексіз және жағымсыз тәуекелдерді әкеледі, себебі қалыптасқан тарих әлеуетті сот процесінде болмайды.
Кәсіби, ұқыпты және ұйымдасқан құжаттарды қажет етеді. Тарихты үшінші тарапқа айтып жатқандай құжаттарды жазыңыз. Сіз бір күнде кімнің құжатын оқып біле алатыныңызды ешқашан білмейсіз, сондықтан ол сіздің кәсіби деңгейіңізді көрсететініне көз жеткізіңіз. (Коктейльді майлық, конверт немесе жабысқақ жазба артында кәсіби құжаттама ретінде қарастырылмайды.)
Қызметкер жаңа жұмысқа ие болса немесе сіздің ұйымыңызда болса, құжаттамаңыз қызметкердің жаңа басқарушысына жіберілуі керек.
Сіздің жадыңызға және қызметкердің жаңа менеджеріне хабарлау үшін қызметкердің атын және атауын, атыңызды және атыңызды және әр құжатта толық күнді орналастыру қажет.
Құжаттарды нақты, әділ, заңды, объективті, толық және жүйелі түрде жазыңыз. (Майк - бұл ұнамсыз, Алиса жалқау, Томның маған жалған екендігі), аты-жөні, редакциялауы (Джон - қарсылық, Марк қатынас проблемасы бар) және маркировкалау (Мэри жауапсыз болып табылады). ойыншы).
Қызметкердің мінез-құлқын түсіндіруге тырыспаңыз. (Марша бұл тапсырманы ұнатпауы керек, Паула басында үстінде болып жатады.) Сын есімдер мен нақыштар сияқты сипаттама сөздерді пайдалануды азайтыңыз (баяу, шірік, бақытсыз, көңілсіз, дөрекі). Сіздің пікіріңіз немесе оны түсіндіру емес, қызметкердің нақты мінез-құлқы мен әрекеттерін белгілеңіз.
Құжаттауда әңгімелесудің дәл жазуы қажет. Фактілерге сүйеніп, айтқан сөзіңізді және қызметкердің айтқандарын жазыңыз. Сіздің құжаттамаңыздың айқын екеніне және фактілерді түзететініне көз жеткізіңіз. (Кез-келген ықтимал құқықтық жағдайда, құжатталған оқиғалардың кез-келгенінде қателер барлық құжаттамаға күдіктенеді.)
Соңында, кез келген келісімшарттарды, міндеттемелерді, мерзімдерді, қажетті жақсартуларды, тіркелу нүктелерін және жадтан шығуы мүмкін басқа мәліметтерді құжаттаңыз. Күні мен уақытын түсінбеушіліктің пайда болмайтындай етіп белгілеуін анықтаңыз.
Кадрлар бөлімінің құжаттамасын біліңіз, ол сізге қызметкердің жеке файлына қандай құжаттарды орналастыруды қажет ететіндігін түсіндіреді. Тәртіптік әрекеттер туралы кез келген құжаттама міндетті түрде енгізілуі керек.
Қызметкер құжатын қайда сақтау керек
Қызметкерлерге қатысты құжаттама құпия болып табылады және қызметкерге жекеше болғандықтан, кез-келген құжаттама менеджерге, HR-ға және қызметкердің келесі менеджеріне құпия болып қалуы керек. Осылайша құжаттарды ортақ компьютерлік дискке қою ұсынылмайды. Қолжазба құжаттары мен басып шығарылған менеджердің құжаттары үздік түрде сақтауға арналған.
Егер сіз осы нұсқауларды орындасаңыз , қызметкерлерге тәртіпке келтіру, тоқтату немесе қызметкерді әлдеқайда әлеуеті бар жұмысқа ауыстыру туралы көмек сұраған кезде HR сізге проблеманы шешуге немесе жағдайды жақсартуға көмектеседі. HR құжаттарды, құжаттарды, құжаттарды сізге тапсырған кезде сізге көмектеспейді, сізде барлық негіздер қамтылады.
Жауапкершіліктен бас тарту: Құқықтық және заңдылықты қамтамасыз етуге кепілдік берілмейтінін ескеріңіз. Сайтты әлемдік аудитория оқып, еңбек туралы заңдар мен нормативтік актілер мемлекеттен мемлекетке және елге қарай әр түрлі болады. Құқықтық түсіндірулеріңізді және шешімдеріңізді орналасқан жеріңізге дұрыс анықтау үшін заңгерлік көмек сұраңыз, немесе мемлекеттік, федералдық немесе халықаралық үкіметтік ресурстардан көмек алыңыз. Бұл ақпарат нұсқаулық, идеялар және көмек үшін.