Зиялы жұмыс берушілер қызметкерлерге арналған жазбаларға арналған 4 түрлі файлдарды күтеді
Қызметкерлердің жазбалар файлы
Әрбір қызметкер үшін кадрлық файл сақталады. Бұл персоналдың құжаттарында құпия құжаттар бар және адами ресурстардың қызметкерлері басқарады және жұмыс жасайды.
Қызметкерлердің файлдары - кейбір компанияларда жұмыс беруші, қызметкер және қызметкердің менеджері пайдаланатын қызметкерлердің негізгі жазбалары.
Басқалар - бұл ұсынылған тәсілдеме - қызметкер кадрларына қолжетімділік HR және қадағалау бойынша қызметкермен шектеледі.
Персоналды файлдағы типтік құжаттарға жұмысқа орналасу туралы өтініш , отбасылық төтенше жағдайлар туралы хабарласу нысаны, құжатталған тәртіптік іс-әрекет тарихы, резюме, жұмыс берушінің қолхат беру қызметкері қол қоятыны, жұмыс берушіден парақтарға қол қою, мерзімдік бағалау, даму жоспарын, сертификаттарды және сабаққа қатысуға арналған дәлелдерді, сондай-ақ әр қызметкер туралы ағымдағы жеке байланыс ақпараты.
Барлық қызметкерлердің құжаттарында бірдей құжаттар жоқ, бірақ әрбір жеке файлда бірдей құжаттар бар. Қызметкердің құжаттамасы, егер ол тәртіптік іс-қимылға, марапатқа немесе көрнекті жетістіктің басқа да белгілеріне жол бермейінше, кадрларға жатпайды.
Мұндай күнделікті ноталар менеджерлердің өз қызметкерлерінің өнімділігін, мақсаттарын және жарналарын қадағалап отыратын файлға жатады.
Жалақы құжаттарын жұмыскерлер жазбалары
Жалақы құжаттары қызметкерлердің жазбаларын қолдайды. Жалақы құжаттарында қызметкердің жұмыс орындары, бөлімшелері, өтемақының өзгеруі, гарнирлер, қарыздар және қызметкерге төленетін және қызметкердің өтемақы тарихының көшірмесін сақтау үшін қажетті ақпарат бар.
Жалақы құжаты, сондай-ақ W-2, W-4 сияқты мемлекеттік нысандардың тарихын және қызметкер толтырған әлеуметтік қамсыздандыру құжатын қамтиды. Сондай-ақ, файл қызметкерге берілетін сыйақы ақпаратын және қызметкердің жалақыынан төлемдерді алуға рұқсатты қамтиды.
Қызметкердің медициналық жазбалары туралы медициналық құжаттар
Қызметкердің медициналық файлын жұмыс беруші де қолдайды. Медициналық файлда жұмыс істейтін қызметкер адамға тағайындалған персоналдан және файлдағы жазбалар сақталған қызметкерді қоспағанда, ешкімге қол жетімді емес. Медициналық файлдарда дәрігердің жазбалары, FMLA-ның қолданба құжаттары, дәрі-дәрмектер туралы ақпарат, қажетті физикалық ақпарат және қызметкердің немесе оның отбасы мүшелерінің медициналық денсаулығына қатысы бар басқа да құжаттама бар.
Медициналық құжаттар, қызметкерлердің жазбаларының құпиялылығына байланысты, қауіпсіз сақтаудың және құпиялылықтың ең жоғары дәрежесін алады. Медициналық файлдарды HR-ны тағайындаған қызметкерлерден басқа қызметкерлерге қол жетімді емес бөлмеде құлыпталатын құлыпталған файлдарды сақтауға арналған жәшіктерде сақтау ұсынылады.
I-9 Жұмысшы жазбаларының файлы
I-9 файлы үй қызметкерлерінің жазбалары барлық қызметкерлер үшін бір файлдағы басқа қызметкерлер жазбаларынан бөлек сақталады.
Жұмыс берушілер осы қызметкерді басқа қызметкерлердің жазбаларынан бөлек ұстап отырады, сол сияқты мемлекеттік қызметкерлер мен I-9s қызметкерін тексеруге өкілетті басқа тұлғалардан қызметкерлердің құпиялылығын қамтамасыз ету үшін.
I-9-лерді бөлек жерде сақтау, егер сіз Федералды I-9 файлы бойынша шолуды таңдасаңыз, үкімет қызметкерлері қызметкер туралы кез-келген басқа жазбаларға қол жеткізе алмайды және сіздің ұйымыңызбен жұмыс істейтін болады I-9 нысаны. Бұл тергеулер жыл сайын өсіп келеді, сондықтан сіздің қызметкерлеріңіз I-9 формаларын дұрыс толтырғандығын немесе айыппұлдар мен ықтимал түрмеге жабылуына болады.
Қызметкерлердің қызметкерлерге арналған жазбаларына қол жеткізу
Қызметкерлер өз қызметкерлерінің жазбаларын қызметкердің Қызметкерлермен жұмыс істеу бөлімінің қызметкеріне қалыпты жұмыс уақытында хабарласуы мүмкін.
Ешбір қызметкер өз жазбаларында ешқандай құжатты алмастыра алмайды немесе алып тастай алмайды, ол HR персоналының қатысуымен қаралуы тиіс.
Қызметкердің жұмыс кітапшасында қызметкердің кадрлық жазба саясатын қарауыңыз керек және қызметкерлердің сұрауларына қатысты олардың файлдарын қарауға қатысты бөлек нұсқауларды орындаңыз.
Егер қызметкер жұмыс орнынан шыққаннан кейін қызметкерлердің жазбалары туралы жазбаша өтініш жіберсе, сізге олардың көшірмесін жіберуге тура келеді.
Кейде сіз Қызметкерлерді басқару бөлімінде қызметкерлердің қандай жазбаларын сақтағаны туралы күдікті қызметкермен кездестіресіз. Бұл қызметкерлер, өздерінің қызметкерлерінің файлдарының көшірмесін талап етуі мүмкін. Қайтадан кемсітусіз , файлдың көшірмесін жасап, оны жіберіңіз. (Қызметкер HR қызметкерлері қаншалықты сақталмағаны туралы қызметкердің таңқалдығы туралы кері байланыс аласыз.)
Кейбір юрисдикцияларда қызметкерді файлды қайталау және жіберу құны үшін заңдастыруға болады.
Жауапкершіліктен бас тарту: Құқықтық және заңдылықты қамтамасыз етуге кепілдік берілмейтінін ескеріңіз. Сайтты әлемдік аудитория оқып, еңбек туралы заңдар мен нормативтік актілер мемлекеттен мемлекетке және елге қарай әр түрлі болады. Құқықтық түсіндірулеріңізді және шешімдеріңізді орналасқан жеріңізге дұрыс анықтау үшін заңгерлік көмек сұраңыз , немесе мемлекеттік, федералдық немесе халықаралық үкіметтік ресурстардан көмек алыңыз. Бұл ақпарат нұсқаулық, идеялар және көмек үшін.