Қызметкердің жұмыс істеуі үшін жауап беру хаттарын қалай жазу керек
Жазалау хаттары қызметкер мен жұмыс беруші үшін қызметкердің жұмысының проблемаларын құжаттаудың маңызды құрамдас бөлігі болып табылады.
Жазбаша ескерту хаттары өнімділікті жақсартпайтын өнімділікті және оның салдарын айқын және нақты айқындайды.
Жазалау хаттары, әдетте, супервайзерлердің ауызша коучингін қолданады . Олар көбінесе қызметкерге ауызша ескерту немесе формальды ауызша ескерту деп аталатын ауызша түзету арқылы, өнімділік мәселесі немесе өнімділікпен байланысты проблемалар туралы айтады.
Дегенмен, өнімділік туралы мәселенің жеделдігі мен ауырлығына қарай, сөгіс беру хаты өнімділік талқылауын бастауы мүмкін, бірақ бұл ерекше.
Жазалау хаттарының компоненттері
Сақтандырудың тиімді әріптері осы компоненттерге ие.
- Қызметкер жетілдірілуі тиіс мәселенің нақты анықтамасы немесе өнімділік мәселесі.
- Сақтандыру хаты қызметкердің өнімділігін күтілетін нәтижелерге сәйкестендіруі мүмкін бірнеше тәсілдерін мысалға келтіруі мүмкін. (Бұл қызметкерге ортақ суретті немесе жетекшінің үміттері бойынша ортақ мағынаны береді).
- Қызметкердің жұмысына және ұйымның жетістігіне әсер етуі. (Қалай орындамағаны жұмыс орнында теріс әсер етеді.)
- Егер қажет болса, қызметкердің жұмысы жақсаруы тиіс уақыт кестесі.
- Қажет болған жағдайда, супервайзер қызметкердің жұмысын қайта бағалайтын уақыттың аяқталу мерзімі немесе аяқталу күні.
- Қызметкердің сөгіс хатында сипатталғандай, қызмет сапасы жақсармаса, қызметкердің күтетін салдары туралы нақты мәлімдеме.
- Қызметкердің жетекшісінің немесе менеджерінің қолы.
- Сақтандыру хаты болып табылатын қызметкердің қолы. Хатта, әдетте, қызметкердің қолы оның мазмұнымен келісетіндігін міндетті түрде емес, хат алғаны туралы мәлімдеме бар.
- Қызметкерге сөгіс хатының мазмұнын жазбаша түрде қарастыру мүмкіндігі. Қызметкер келіседі, келіспейді, келіспеушіліктерді білдіруі мүмкін және т.б. Қызметкердің жазған өтініштері сөгістің түпнұсқа хаттарына қосылады.
Төменде сөгіс формалды әріптерінің екі мысалы бар. Оларды өзіңіздің жеке репрессиялық хаттарыңызды дамытқан кезде пайдаланыңыз.
Сыбайлас жемқорлық туралы хат
Кімге:
Қайдан:
Күні:
Re: Жазбаша хат
Бұл сіздердің орындауларыңыз күтілетін деңгейдегі жарналармен қанағаттандырмайтындығы туралы сізді хабардар ету үшін ресми санкция хат. Тұтынушыларға қолдау көрсету бойынша техникалық сарапшы ретінде сіздің жұмысыңыздың күтуі барлық техникалық қолдау мамандары мен олардың менеджері әзірледі. Бұл дегеніміз, олар әр техникалық қолдау көрсету сарапшысының жұмысына қабылданған стандарттар.
Сіз келесі жолдармен жұмыс істемейсіз.
- Аптасына қызмет көрсететін клиенттердің саны техникалық қолдау мамандарының қалған кездесетін стандарттардан 30% төмен.
- Сізге жауап берудің қиындықтарының дәрежесі қызметкерлердің қалған бөлігі қол жеткізген стандарттан 40% төмен.
- Клиенттер телефонмен өткізген уақыттың ұзақтығы персоналдың қалған бөлігінен 25% асады.
Көріп отырғаныңыздай, жұмысыңыздың ең маңызды үш өнімділік өлшемінде сіз жетістікке жете алмайсыз. Сіздің жетекшіңіз сізбен бірнеше рет сөйлесіп, қосымша жаттығулар алды. Демек, сіз орындауға дайын емеспіз деп сенеміз. Бұл технологиялық қызметкерлердің қалған жұмыс жүктемесіне теріс әсер етеді.
Қызметтің барлық үш бағытында немесе қосымша тәртіптік іс-әрекеттердің шұғыл түрде жақсаруын және оның жұмыспен қамтылуын тоқтатуды қоса алғанда, көруге болады.
Біз сізде жетілдіру мүмкіндігіне ие екеніңізге сенеміз. Біз тез арада жақсаруымыз керек.
Джордж Петерсон
Жетекші
Мариан Демарк
Адам ресурстарын басқару жөніндегі менеджер
Екінші Сыбайлас жемқорлық туралы хат
Кімге:
Қайдан:
Күні:
Re: Жазбаша хат
Бұл хаттың мақсаты - сіздің қатысуыңыз сіздің жұмысыңызды аяқтау қабілетіңізге теріс әсер ететіндігі туралы сізді ресми түрде хабардар ету. Жалақы алған кезде, қызметкерлерді белгілі бір сағаттарда жұмыс істемеуі талап етілмейді, аптасына 40 сағат стандартты және күтілетін болады.
Жаңа жұмысты бастағаннан кейін аптасына кемінде бір күн жұмыс істей алмайсыз және аптасына отыз екі сағат жұмыс жасайсыз. Сіздің менеджеріңіз жеке немесе отбасылық медициналық сұрақтарға арналған FMLA уақытының болуы туралы сізге хабардар. Ол сондай-ақ сізден өз жұмысыңызды тиімді орындауға мүмкіндік беретін тұру қажеттілігін сұрады.
Ол осы мәселелерді талқылау үшін және сіздердің қатысуыңыз бойынша кадрлар бөліміне баруды ұсынды. Сіз осы нашар өнімділікті жақсартуға көмектесуді ұсынған барлық үш мүмкіндіктен бас тарттыңыз.
Шындығына келсек, сіз өз жұмысыңызды қырық сағат ішінде орындамайсыз. Сіз жұмыс тапсырмалары үшін мерзімі жоқсыз, ал сіздің кешігуіңіз маркетинг бөлімінің қызметкерлері жұмысына теріс әсер етеді. Сіз орындамағаныңыздың салдарынан олардың мерзімін жоғалтасыз.
Сонымен қатар, әріптестеріңізге тағайындалған аяқталмаған жұмыс аптасына қырық сағат жұмыс істеуді қажет ететін жұмыс орындары бар болғандықтан, жұмыс жүктемесін жүктеуге түседі. Бұл әділетсіз және біз қазірдің өзінде бұл жұмыс орнына теріс әсерін тигізбейтін боламыз.
Біз сіздің қатысуыңыздың жақсарғанын көріп, жұмысыңызды тоқтатамыз. Демек, аптасына бес күн жұмыс істеуге тура келеді. Егер аптасына бес күн жұмыс істеуге қатыспаған болсаңыз , сіз жұмыс істеген мақсаттарға жете алмайсыз .
Біздің стандартты ақы төлеу саясаты сіздерге алты ақы төленетін ауру күнін және екі жеке демалыстың күнін береді , ол сізді жыл бойы пайдалану керек. Сіз демалыс күндері алдын-ала өтініш беруіңіз керек .
Сіз өзіңіздің сырқаттарыңыздың төртеуін пайдаланып, өз күндеріңізді және барлық жеке күндеріңізді пайдаландыңыз. Біз сіздерге көп уақыт бөлуді жоспарламаймыз. Бұл сізді тек екі науқас күнмен және сіз төленетін демалыстың уақытын алдын-ала сұрауға тиіс.
Егер сізде бар ақылы уақыттан асып кетсе, біз жұмысыңызды тоқтатамыз. Сіз жұмысыңызды жоғалтуға қаншалықты жақын екенін түсінесіз деп үміттенеміз. Сіз ешқандай ескерту алмайсыз.
Құрметпен,
Мэри Уилмонт, менеджер
Томас Кредиенс, адам ресурстарын басқару жөніндегі директоры
Қызметкердің сөгіс алғаны туралы нұсқау алу үшін үлгі туралы растауды қараңыз.
Үлгілік хаттар хаты
Жауапкершіліктен бас тарту: Құқықтық және заңдылықты қамтамасыз етуге кепілдік берілмейтінін ескеріңіз. Сайтты әлемдік аудитория оқып, еңбек туралы заңдар мен нормативтік актілер мемлекеттен мемлекетке және елге қарай әр түрлі болады. Құқықтық түсіндірулеріңізді және шешімдеріңізді орналасқан жеріңізге дұрыс анықтау үшін заңгерлік көмек сұраңыз, немесе мемлекеттік, федералдық немесе халықаралық үкіметтік ресурстардан көмек алыңыз. Бұл ақпарат нұсқаулық, идеялар және көмек үшін.