Қайғы-қасіретін қызметкерге көмектесу үшін қайырымдылық хат жазуға үйреніңіз
Өзіңіздің қызметкеріңізге немесе әріптестеріңізге қайғылы жағдайға қалай көмектесетініне байланысты басқа ештеңе істемесеңіз де, әрдайым қайырымдылық хат жазуға болады . Қайғылы уақытта өзіңіздің көңіл-күйің туралы хабарды алғыңыз келген қызметкерлердің көңіл-күйлеріне назар аударыңыз.
Бұл үлгі сіздің жұмыс орныңызда өзіңіздің көңіл- күйіңіздің хатын жазуға мүмкіндік беретін нұсқаулықты береді. Бұл сіздің көңіл-күйіңіздің көңіл-күйін жазып, сіздің көңіліңізді аударатын факторларға баса назар аударады.
Қайғылы көңіл-күйлеріңізді білдіретін Симпатиялық хат жазыңыз
Өзіңіздің әдеттегі кеңсеңізге өзіңіздің аты-жөніңізді, мекен-жайыңызды және күніңізді көрсетіңіз. Немесе, егер сіз карточка немесе кеңсе керек-жарақтарын жазуды таңдасаңыз, күнді бастап бастаңыз.
Электрондық пошта коммуникативтік орта ретінде барынша қолайлы болды, бірақ ресми қолжазба хат немесе жазылған ескерту - көңіл айту хаттарына жақсы таңдау. Электрондық поштаға деген сүйіспеншілік туралы хабарлар сіздің хатыңызға әдеттегідей бизнес болғаны туралы ұзақ әсер қалдырады - сіз өзіңіз жеткізгіңіз келген симпатия туралы хабарды емес.
Бұдан әрі жазыңыз, Құрметті (Қызметкердің аты),
Хатыңызды оқиғаның сипаттамасымен және сіздердің көңіл-күйіңізбен бастаңыз. Қызметкермен қарым-қатынасыңызға байланысты (мысалы, HR қызметкеріне қызметкерге деген қайырымдылық хат) компания жазбасын жазу қажет болуы мүмкін, бірақ сіз екінші, жеке жазбаны жазғыңыз келуі мүмкін.
Осы мақаланың басты тақырыбы ресми компанияға деген рақмет хат. Бұл әдетте жеке досыңызға немесе әріптесіне жіберетін жазбалардан гөрі ресми болып табылады.
Мысал: Біз сіздердің анаңыздың жақында қайтыс болуына деген қайғыларымызды білдіргіміз келеді. Отбасы мүшелерін жоғалту әрдайым қайғылы және біз сіздің жоғалтуыңыз үшін өте өкінішті екенін білуіңізді қалаймыз.
Қызметкерге компания ресурстарын міндеттеместен немесе барлық қызметкерлерге ұсына алмайтын прецедент жасамай , қайғы кезеңінде көмек көрсетуді ұсынамыз.
Мысал: анаңыздың жоғалуына қатысты сізге көмектесу үшін қолымыздан келгеннің бар-жоғын білуіңізді сұраймыз.
Қызметкерлерге қайғы-қасірет кезінде қол жетімді ресурстар туралы қосымша ақпарат ұсынамыз.
Мысал: Адам ресурстары қызметкерлерінің қызметкерлері Сіздің пайда ақпаратыңызға қол жеткізуге көмектесті және біз сізбен бірге жоғалту саясатымызды бөлісті. Егер сіздің саясатыңыздың параметрлерінен тыс шығатын мұқтаждықтарыңыз болса, өз жағдайыңызды жеке негізде шеше алуымыз үшін бізге хабарлаңыз.
Өткен компания тәжірибесі өлімге байланысты мәселелерге, мемлекеттік сапарға шығуға және уақытты талап ететін құқықтық мәселелерге қатысты қосымша төленбейтін демалыс уақытын беру болды.
Жазбаны қолдау туралы қайталанған ұсыныспен аяқтаңыз. Қызметкер сізден ештеңе қажет емес немесе қажет болмауы мүмкін, бірақ ұсынысты жасау маңызды. Сіз өзіңіздің көмегіңізді сирек таба аласыз, бірақ сіз өзіңізге қамқорлық көрсеткеніңізді көрсетесіз.
Мысал: Біз сіздерге осы қиын кезеңде өмір жолында көмектесуге дайынбыз. Сіздің анаңызды жоғалтпауыңыз өкінішті және біз сізді алға жылжытуға күш саламыз.
Бізге қалай көмектесе алатынымызды білуіңізді сұраймыз.
Аяқтау: қалыпты қолтаңбаңызды пайдаланыңыз. Құрмет - бұл жалпы симпатия туралы хабарды аяқтауға арналған жалпы белгісі. Немесе сіз өзіңізге ыңғайлы тәсілді тауып, көңіліңізді аударуыңыз керек.
Қосымша жабылулар мыналарды қамтиды:
- Жылы
- Құрметпен
- Жылы тілектермен
- Сен туралы ойлап жатырмын
- Ең жақсы
- Бар жақсылықты тілеймін
- Сүйіспеншілікпен
Бұл қайғылы сәтте қайғылы сәтте қызметкерге қолдау көрсету үдерісінде компания бұрын қабылдай алатын қадамдарға сілтеме жасайтын симпатикалық хаттың құрамдас бөлігі.
Жұмыс берушінің қызметкерлер мен әріптестеріне қайғы-қасірет пен қайғы-қасіретпен күресуге көмектесетіні туралы көбірек қараңыз.
Өзіңіздің жақыныңызбен қарым-қатынасыңыздың барлық мәліметтерін білетіндігіңізді білдіретіндігіңізді есте сақтаңыз. Бұған қоса, сіз қызметкердің ауруына немесе отбасы мүшелерінің қайғысына қатысты барлық мәліметтерді сирек көресіз.
Осылайша, сіз өзіңіздің көңіл-күйіңіздің хаттарында айтқан болжамдарыңызды шектеңіз. Хабарламаңызды бейтараптылықпен сақтау, сіз өзіңіздің көңіл-күйіңіздің хаттарын жазғанда жақсы көзқарас аласыз. (Мысалы, қызметкер мен оның анасы жиырма жыл бойы алыс, бақытсыз қарым-қатынаста болған болуы мүмкін, сондықтан сіз білмейсіз, сондықтан жақын, сүйіспеншілікпен қарым-қатынас орнататын қайырымдылық туралы хат жазмаңыз, сіздің көңіл-күйіңіздің саңырауқұлақ құлағына айналады. )
Симпатиялық хат үлгісі
Құрметті Елизавета,
Біз сіздің анаңыздың қайтыс болғаны туралы естігеніңізге өкінеміз. Отбасы мүшелерін жоғалту әрқашан қиын. Бұл қиын уақытта сізге көмектесу үшін қандай да бір нәрсе бар ма екен?
Сіз біздің қызметкердің жоғалғаны туралы саясатта көрсетілгендей үш күндік ақы төленетін уақытқа құқығыңыз бар. Бұрын бизде жұмыс істемейтін уақытымыз көп болғандықтан, қайтыс болған кездегі жол жүру және жеке бизнеспен айналысу кезінде қызметкерлерге қосымша ақы төленбеді.
Қосымша уақытыңызды сұрау қажет болса, менеджеріңізді немесе адам ресурстары туралы біліңіз. Егер сіз отбасылық бизнесіңіз жұмыс уақытында орындалатын болса, біз икемді кестемен жұмыс істей аламыз.
Біз сіздерге осы қиын кезеңде өмір жолында көмектесуге дайынбыз. Біз сіздің анаңызды жоғалтпағандықтан, біз сіздің өміріңізді алға жылжытуға күш салуды қалаймыз. Бізге қалай көмектесе алатынымызды білуіңізді сұраймыз.
Құрметпен,
Сьюзан
Адами ресурстар жөніндегі директор
Қызметкердің менеджері, сонымен қатар, симпатикалық хат немесе ескерту жібере алады. Бұл карточкада тиісті түрде жазылып, бейресми түрде жіберілді, өйткені ресми хат компания қызметкерлерінің кадрлық бөлімі арқылы жіберілді.
Сондай-ақ әріптестер мен достар өмірдің қатыгез сәттеріне жауап ретінде жанашырлық танытуға шақырылады.