Бастаушыларға арналған басқару дағдылары
Негізгі басқару дағдылары
Басқарушылық жұмысында табысқа жету үшін әркімнің басқарудың төрт негізгі дағдысы бар.
Бұл төрт негізгі дағды дағдыларын жоспарлау, ұйымдастыру, басқару, бақылау және төменде бөлек талқыланады.
Жоспар
Жоспарлау кез келген басқару тапсырмасындағы бірінші және ең маңызды қадам болып табылады. Бұл сондай-ақ ең жиі байқалмаған немесе әдейі өткізілген қадам болып табылады. Дегенмен жоспарлау көлемі мен талап етілетін егжей-тегжейлі тапсырмадан міндетке ауысады, ал бұл тапсырманы өткізіп жіберу үшін соқыр сәттен басқа нақты апатты шақыру қажет. Бұл бізге 6 П жоспарлауға мүмкіндік береді (немесе 7 P қалай есептелетініне байланысты).
Көптеген адамдар жоспарлау жоспарын жалпы бизнес жоспарлаумен байланыстырса да, жоспарлаудың әртүрлі деңгейі бар:
- Стратегиялық жоспарлау
- Тактикалық жоспарлау
- Операциялық жоспарлау
Әр түрлі жоспарлау түрлері бар:
- Табиғатты жоспарлау
- Мерзімді жоспарлау
- Дағдарысты жоспарлау
- Өтемақы жоспарлау
Ұйымдастыру
Басқарушы топтың жұмысын барынша тиімді және тиімді түрде алу үшін топтарды, тапсырмаларды және жобаларды ұйымдастыруға қабілетті болуы керек.
Бастапқы менеджер ретінде сіз шағын жұмыс тобын немесе жоба командасын ұйымдастыра аласыз. Бұл дағдылар кейіннен сіздің мансабыңызда талап етіледі, яғни сіз бөлімшені немесе компанияның жаңа бөлімін ұйымдастыру керек.
Әрине, жұмыстарды жоспарлау мен оны ұйымдастырудың арасында көп нәрсе бар. Жоспарлаудың не істеу керектігіне баса назар аударған жағдайда, ұйым жұмыс істей бастайды және жұмысты қалай жақсартуға болатынын анықтайды.
Жұмысты ұйымдастырған кезде сізге қажет:
- қажетті рөлдерді анықтау,
- тапсырмаларды рөлдерге тағайындау,
- рөлі үшін ең жақсы ресурсты (адамдар немесе жабдық) анықтау,
- ресурстарға ие болыңыз және оларды рөлдерге бөліңіз
- рөлдерге ресурстарды тағайындайды және оларға өкілеттіктер мен жауапкершілікті тапсырады.
Сізге кішігірім команда немесе басқаруға болатын жоба берілсе де, басталатын менеджерлер офистер мен деректер жүйелерін ұйымдастыра алады.
Сіз команданы бірге жинап алу үшін адамдардың айналасын физикалық түрде жылжыту мүмкін емес, бірақ оны қарастыруыңыз керек. Екінші жағынан, сіз бірнеше адамды шағын кеңістікте жылжытуыңыз керек және сіз осы кеңістікте командам тиімді жұмыс істей алу үшін заттарды ұйымдастыруға тура келеді. Кейінірек мансапта бірнеше бөлімдерден тұратын командалар мен олардың нақты қажеттіліктері үшін кеңсе ұйымдастыру қажет болуы мүмкін.
Сондай-ақ, сіз жинайтын немесе тарататын деректерді өңдейтін барлық жүйелерді ұйымдастыра аласыз. Бұл күндері, бәлкім, компьютерлік жүйелер. Сіз, мысалы, компанияның корпоративтік желісінде ортақ веб-парақтарды немесе файлдық сервердегі ортақ қалтаны орнатуыңыз керек пе туралы шешім қабылдауыңыз керек. Ақпаратты қажет ететін барлық адамдар оған қол жеткізе алатындай жүйені қалай ұйымдастырасыз? (Және сіздің бәсекелестеріңіз сияқты оны көрмеуі мүмкін емес)?
Егер сіздің командаңыз ақпаратқа мұқтаж болмаса немесе басқа нәрсе шығарса, сіз өзіңіздің командамыз қажет болған кезде өздеріңізге қажетті нәрсені алады және сіздің командаңыз өз уақытында шығаратын нәрселерді басқа адамдарға шығара алады.
Өзіңізді ұйымдастыруды ұмытпаңыз. Біз мұны басқару дағдылары пирамидасының 3- деңгейінде жоғары деңгейге шығамыз, бірақ бас менеджер ретінде сіз өзіңізді , уақытты және кеңістікті ұйымдастыруға қабілетті болуыңыз үшін сіз ең тиімді боласыз.
Ақырында, есіңізде болсын, бұл бір рет ұйымдастыруға жеткіліксіз. Ресурстарыңыз, мақсаттарыңыз бен сыртқы факторларыңыздың үнемі өзгерген кезде, әдетте олар үшін түзету қажет.
Тікелей
Режиссинг - бұл әрекет қадамы. Сіз жұмысты жоспарладыңыз және ұйымдастырдыңыз. Енді сіздің командаңызға жұмысты орындау үшін жіберуге тура келеді. Алдымен команданың барлығына мақсат қойылғанына көз жеткізіңіз.
Мақсаттың қандай екенін біледі ме? Олар команданы мақсатқа жетудегі рөлі туралы біледі ме? Олар өздеріне қажетті нәрсе (ресурстар, билік, уақыт және т.б.) бар ма?
Тартпаңыз, баспаңыз
Егер сізге күш салып (басқарып отырсаңыз), сізді командаға мақсатқа бағыттай отырып тиімдірек боласыз. Сіз өз командамыздағы адамдарды жігерлендіргіңіз келеді және оларды команда мақсаттарына сүйеніп, шабыттандырыңыз.
Басқару
Кейбір жазушылар оны «координат» немесе ұқсас терминдер деп атай отырып, «жұмсартады». Мен менеджердің команданың қызметін басқара алуы маңызды болғандықтан, мықтырақ терминді басқарамын.
Жоғарыдағы қадамдарда сіз жұмысты жоспарладыңыз, оны тиімдірек ету үшін ресурстарды ұйымдастырдыңыз және командаға жұмысты бастауға бағыттаңыз. Басқару сатысында орындалатын жұмысты бақылап отырасыз. Сіз нақты прогресті жоспарға салыстырасыз. Ұйым сіз оны жасаған кезде жұмыс істеп жатқанын тексересіз.
Егер бәрі жақсы болса, бақылаудан басқа нәрсе жасаудың қажеті жоқ. Алайда бұл сирек кездеседі. Біреу ауырып қалады, дерекқордың сұрыптауы әр иерацияның жобаланғаннан көп уақыт алады, негізгі бәсекелесі бағаны төмендетеді, өрт келесіде ғимаратты бұзады, ал бірнеше күн ішінде эвакуациялау керек, немесе басқа фактор сіздің жоспарыңызға әсер етеді. Бақылау қадамы енді әсер етуді азайту және қажетті мақсаттарға мүмкіндігінше тезірек әкелетін әрекетті жасау керектігін талап етеді.
Жиі бұл жоспарлау кезеңіне оралуды және жоспарларды түзетуді білдіреді. Кейде ол ұйымдағы өзгерістерді талап етуі мүмкін. және сіз бәрін жаңа мақсаттарға бағыттап, оларды шабыттандыруыңыз керек. Содан кейін, әрине, сіз жаңа жоспарды бақылап, қажет болған жағдайда реттеп отырасыз. Бұл цикл тапсырманы аяқтамайынша жалғасады.
Менеджерлерді басқару құралдары
Басқару сатысында сіз өнімділік пен сапа стандарттарын орнатып, содан кейін олар орындалатынына көз жеткізіңіз. Сізге қол жетімді көптеген құралдар бар, өйткені бақылауға болатын нәрселер бар.
- Жоспарлау құралдары - бағдарламалық құралдардың саны сіздің кестеңізді енгізуге, одан кейін прогресті үнемі жаңартуға мүмкіндік береді. Бағдарлама жоспардағы өзгерістерді көрсететін болады, сол үшін түзету әрекетін анықтауға болады.
- Қаржылық бақылау - менеджер ретінде сіз әдетте бюджетке ие боласыз. Қаржы басқармасының есептері сіздің шығындарыңызды (адамдарға және басқа ресурстарға) жоспарға сәйкес келетінін білдіруге мүмкіндік береді.
- Адамдарды басқару - сіздің командаңыздағы барлық адамдар жоспарланғандай орындалатынына көз жеткізуіңіз керек. Егер олар болмаса, сізге себеп табу керек. Олар мақсатты түсінбейді ме? Оларда қажетті ресурс немесе дағдылар жоқ па? Бұл тапсырма олар үшін тым үлкен және оларды өзгерту немесе басқа ресурстарға тағайындау керек пе? Менеджер ретінде жұмысым - сіздің командаңыздың жоспарға қалай сәйкес келетіндігі туралы команда мүшелерінің пікірлерін беру . Олай болмаған жағдайда түзету әрекетін жасау керек.