Кездесуді басқару кілті - PAT
Кейбір басқарушылар PAT-ды жұмыс істейді
кездесулерге көзқарас, P ribose, A генда және T imeframe талап етеді. Қатысушыларды осы маңызды контекстік нүктелермен сессияны өткізуден бұрын жинап, кездесудің жалпы ниетін қолдауға және қолдау көрсетуге дайын екендіктерін қамтамасыз етеді. Нақты PAT құрылымы өнімді сеансты қамтамасыз етуге көмектеседі.
Кездесудің мақсатын 1 немесе 2 сөйлеммен анықтай аласыз. «Бұл кездесу - жаңа маркетингтік науқандарды жоспарлау» немесе «бұл кездесу кездесудің қайтарылуына қатысты жүк тасымалдаудың жаңа саясатын шолу». Мақсаты барлығының не себепті бар екенін, не істеу керек екенін және прогреске қалай басшылық беру керектігін және қорытындыға жету жолын білуге көмектеседі.
Күн тәртібін орнату. Сіз қарауға / талқылауға / тексеруге арналған элементтерді тізімдеңіз. Мен күн тәртібінің әрбір тармағына (төменде қараңыз) уақытты белгілеуді және талқылауды модерациялауға жауапты адамды анықтауды ұнатамын. Уақыт белдеуін орнату; ең болмағанда басталу және аяқталу уақытын белгіледі.
Сондай-ақ күн тәртібіндегі әрбір тармақтың ұзақтығын белгілеуді ұсынамын. Олар жалпы жиналыстың мерзіміне сәйкес келуі керек.
Жиналыстарыңызды уақытында бастаңыз
Егер адамдар жоспарланған басталу сәтінен кейін бес немесе он минутқа дейін жиналысқа баратын барлық мәдениеттердің бірінде жұмыс жасайтын болсаңыз, онда жаңа үрдісті бастау керек.
Бір фирма өз менеджерлерін жоспарланған басталу уақытында есікті жабуға шақырады, ал кешіктірілген адамдар қатыса алмайды. Дегенмен, бұл әрекет сізді ойластырғаннан гөрі көбірек қатал болуы мүмкін, бірақ кездесуді кездесуге әкелу, мақсаттарды қарап шығу және күту мен уақытты растау туралы ешқандай талаптар болмауы керек.
Безендірушілердің көрсетілуін күтпеңіз. Біреу кешікпей келгенде, қайта оралмаңыз және қазірдің өзінде қамтылған нәрсені қайта қарастырыңыз. Кездесу тақырыптарымен жалғастырыңыз. Бұл жаяу жүргінші үшін ыңғайсыз болады және келесі кездесуде уақытында келудің мүмкіншілігін арттырады.
Егер кездесуді ұйымдастырушы / демеуші уақытында көрсетілмесе, кездесуді тоқтатып, жұмысқа оралыңыз. Бес-жеті минут күтіп тұру ақылға қонымды. Кездейсоқтар, кездесуді ұйымдастырушы күтпеген қиыншылыққа кездесті және оны күтіп тұрған уақытыңызды ысырапсыздандыруды қалайды.
Жиналысты тақырып бойынша ұстаңыз
Жақсы тәжірибе - біреуді жиналыс барысында бәрін қадағалайтын рөлді тағайындау. Жиі жиі пікірталастар ауытқып, содан кейін пікір, идеялар, фактілер және эмоцияларға кедергі келтіреді. Оның орнына, рөлді тағайындаңыз және қатысушы кез келген адамға күн тәртібінен және талқылаудың белгілі бір тармағынан бас тартатын болса, бұл адамның пікірін айтуға болады.
Кейбір фирмаларда бұл рөл «Жол қозғалысы» деп аталады. Белгіге қарамастан, рөл сіздің кездесуіңіздің тиімділігі мен өнімділігін арттыруда өте пайдалы.
Егер күнделікті емес, бірақ талқылау үшін маңызды тақырыптар пайда болса, оларды болашақта қарастыру және талқылау үшін немесе дисконт-кеңестер өткізу үшін «автотұрақ» орналастырылуы керек. Жиналыстың иесі жалпы жиналыстың мақсатын қолдайтын болса, кішігірім диалогқа рұқсат беру құқығын қалдырады.
Кеңестер / минуттарды сақтау және тарату
Кездесуді ұйымдастырушыдан басқа, кездесудің хаттамасын жүргізу қажет. Хаттаманың жақсы жазылуы мыналарды қамтиды:
- Кездесу уақыты, күні, орны
- Мақсаттың сипаттамасы
- Күн тәртібінің көшірмесі
- Қатысушылар тізімі және қатыспағандардың тізімі
- Қорытындылар, іс-шаралар, жауапкершіліктер мен аяқталу мерзімдерінің толық тізбесі. Көптеген хабарландырушылар күн тәртібін қорытындылар мен іс-әрекеттердің тізімін жасау үшін басшылық ретінде пайдаланады.
- Егер қажет болса, жоспарланған кездесу.
Ең дұрысы, жиналыс аяқталғаннан кейін мүмкіндігінше тезірек жиналыстың жазбаларын таратып, бір жұмыс күні ішінде мүлде таратады. Хаттамалар мен ескертпелер қатысушылар үшін маңызды ескерту, сондай-ақ басқа мүдделі тараптар үшін ақпарат көзі немесе кездесуді өткізіп жібергендер үшін маңызды болып табылады. Хаттамалар адамдар мен командаларға жасаған әрекеттерін еске түсіру үшін тиімді құрал болып табылады.
Енді төменгі сызық:
Жиналыс жобалар мен адамдарды алға жылжытуға көмектесетін оң нәтижеге әкелуі мүмкін. Кездесулерді басқару әдістерінің кейбір ынталары мен қасақана нығайтылуы үлкен нәтиже беру мүмкіндігін арттырады.
-
Art Petty жаңартылды