Жобаның аудитінің формальділігі
Жоба аудиті әдетте ресми жаттығу болып табылады.
Бейресми эквивалент, әдетте, сарапшылар ретінде қарастырылады. Бұл жерде әріптес сіздің жобаңызға және байланысты құжаттамаға қарап, сізге аз уақытты қайда жұмсау керектігі туралы кері байланыс береді.
Жобаның аудиттері, әдетте, белгілі бір сұрақтар жиынтығына ие және мұндай нәрсені жүйелі түрде жасайтын адаммен жүзеге асырылады.
Жобалық аудиттерді кім жүргізеді?
Жоба аудитін жасайтын адам басқа жоба менеджері болуы мүмкін (мүмкін, іске қосылған жобаларда көп тәжірибесі бар адам), бірақ жиі тексерулерді жүргізетін жобаның кеңсесіндегі біреу болуы ықтимал.
Өзіңізді бейтарап деп есептей алатын адам бола бастайды, сонда ол Сіздің желілік менеджеріңіз немесе жоба демеушісі болмайды. Бұл тіпті жобаның көлеміне байланысты адамдар тобы болуы мүмкін.
Жоба аудитіне дайындық
Ұйымдастырылатын бірінші және ең бастысы - аудиторға шолу жасау үшін жобалық құжаттаманың көшірмелері болуы керек.
Егер сізде жобаның үйлестірушісі болса , оларды құжаттар пакетін (жақсырақ электронды) бірге тартуға шақырыңыз. Сізге барлық ақпарат оңай қол жетімді болуы керек, бірақ сіз жасасаңыз да, бұл қадам әлі де уақытты талап етеді. Ең аз дегенде сізде жобаның жоспары , тәуекелдер журналы , шығарылым журналы, бюджет және аудиторға арналған кесте бар екеніне көз жеткізіңіз.
Кімге қатысуға тура келеді
Бұл аудитор қарайтын нысандардың түріне байланысты. Сіз, жоба менеджері ретінде, сіздермен біраз уақыт өткізуге тура келеді. Аудитормен әңгімелесу үшін топ мүшелерін де күтіңіз.
Аудитпен байланысты тапсырмаларды орындауды неғұрлым ұзақ уақыт жұмсайтынын есте сақтаңыз, олар жоба жұмысына қаншалықты аз уақыт кетсе, аудиторлық кезеңде кейбір іс-әрекеттерді қайта жоспарлауға және баяу жұмыс істеуге тура келуі мүмкін.
Жобаның аудитіне қанша уақыт кетеді?
Жобаның аудиті үшін белгіленген уақыт кезеңі жоқ. Үлкен жобалар бойынша, сіз әлдеқайда ұзағырақ уақытты табасыз. Шағын жобалар бойынша аудитор бірнеше сағат ішінде жасалуы мүмкін. Сіздің жобаңызды аудиттелетінін білсеңіз, аудиторлық топқа олардың жұмысын қанша уақыт күтетінін сұраңыз.
Аудиттің қандай түрі бар?
Егер аудит сапалы мақсаттарға қол жеткізбеу сияқты ерекше алаңдаушылық тудыратын болса, онда бұл аумақты терең зерттеуге болады. Күнделікті аудит жобаны басқарудың әртүрлі бағыттарында және жоба жұмыс істейтін нәтижелерге кеңінен назар аударылады. Бұл сіздің жобаңыздың уақытын, құндылығын және сапасын, сондай-ақ мүдделі тараптардың қатысуын қамтамасыз етеді.
Аудиттің мақсаты - жобаның өз мақсаттарына сай келетін-жетпейтінін анықтау.
Егер аудитор ағымдағы орындау негізінде жобаның осы мақсаттарға жетпейтінін сезсе, онда ол әрекеттерге ұсыныстар береді.
Ұсыныстар нені тапқанына байланысты
Аудиторлық есептегі ұсынымдар табылған нәрсеге байланысты болады. Оларды оңтайландыруға мүмкіндік беретін оң және фразаланған болуын күтіңіз. Олар практикалық болуы керек.
Аудитордың біреуі сіздің жобаңыздың жабылуын ұсынуы мүмкін, бірақ егер бұл жобаның осы бағытта алға шыққандығы ұйым үшін қандай да бір құндылықты қамтамасыз ете алмайтыны сезілсе ғана болады.
Жоба аудитін оң тәжірибе ретінде қарастырыңыз. Ол жобаңыздың қиындықтарына кез келген белгілердің алдын-ала ескертуі керек және бұл тәжірибелі жоба маманымен жұмыс істеу мүмкіндігі.
Олардың ұсынымдарын орындау сізді, сіздің командаңызды және сіздің жобаңызды сәтті орындауға және бұл тек жақсы нәрсе болуы мүмкін.