Бірқатар сұрақтар сіздің ойыңыздан өтеді:
- Қалай бастауға болады?
- Жобаны бастаудан жабылғанға дейін жылжыту үшін қандай қадамдар қажет?
- Жоғары сапалы жоба командасын қалай құруға болады ?
- Осы процесте кімнен көмек сұраймын? Жетекші демеуші бар ма?
Бұл хабарлама ұйымға бірегей болатын іс-шараға жоба , комитет немесе командалық бастаманы басқаруға жаңадан көмектесуге бағытталған. Сіз мерекелік кеш ұйымдастырасыз ба, әлде өнімді дамытудың жаңа бастамаларын жетілдіресіз бе, жобаларды басқарудың құралдары мен процестері табысқа ықтималдығын әлдеқайда жоғары деңгейде жасауға мүмкіндік береді.
Біріншіден, жобаның 5 сатысын түсіну керек:
Мен 5 кезеңнің әрқайсысы туралы көбірек білуге шақырамын, бірақ олар:
- Бастамасы: жобаны бастады.
- Жоспар: жобаның барлық жұмысын жоспарлау.
- Орындау: іс жүзінде жұмыстарды орындау.
- Басқару және бақылау: жобаның барысында прогресті бақылау үшін жасаған барлық жұмыстар.
- Жабылу: жобаны аяқтап, жеткізу және топты қосу.
Бұл қадамдар әр жоба үшін бірдей.
13 Жобаға арналған негізгі қадамдар:
- Ауқымды анықтаңыз: Кез-келген жобада бірінші, ең маңызды, қадам - бұл жобаның ауқымын анықтау . Сіз не жасауға немесе жасауға тиіссіз? Жобаның мақсаты қандай? Сіздің жобаңыздың көлеміне кірмейтін нәрсені анықтау маңызды. Боссаңыздан жеткілікті анықтаманы алсаңыз, көлемді анықтап, оны растау үшін жоғарғы жағына жіберіңіз. Бұл мысал бизнестің тақырыбынан біраз уақыт өткенде, біз бәріміз үйлену тойына қатысты бола аламыз. Үйлену тойын жоспарлау кезінде сіз өзіңіздің ауқымыңыз болуы мүмкін: түскі аспен, ашық бармен, үйлену тортымен және биге арналған тірі диапазонмен 100 адамға арналған үйлену тойын даярлау құны 20 000 доллардан аспауы керек.
- Қол жетімді ресурстарды анықтаңыз: Жобаның мақсаттарына қол жеткізу үшін қандай адамдар, жабдықтар мен ақша сізге қол жетімді болады? Жоба менеджері ретінде әдетте осы ресурстардың тікелей бақылауы болмайды, бірақ оларды матрицалық басқару арқылы басқаруға тура келеді.
- Уақыт кестесін түсіну: Жобаны қашан аяқтау керек? Сіз өзіңіздің жоба жоспарыңызды жасай отырып, сіз жобада уақытты қалай қолдануға болатынын білуіңізге болады, бірақ үйлену тойында болғандағыдай мерзім белгіленеді. Егер кестеге сәйкес келетін уақытты артық жұмыс уақытын пайдаланғыңыз келсе, онда бұл сіздің бюджетіңіздің шектеулеріне қарсы салмақ.
- Сіздің жобаңызды құрастырыңыз: Сіздің командамыздағы адамдарды алыңыз және диалогты бастаңыз. Олар - техникалық сарапшылар. Сондықтан олардың функционалдық жетекшісі оларды жобаға тапсырды. Сіздің жұмысыңыз - команданы басқару.
- Жұмысты бөлшек, 1-бөлім: Жобаны аяқтау үшін құрылуы керек негізгі бөліктер не компоненттер дегеніміз не? Мысалы, үйлену тойы жоғары деңгейде талап етіледі: қабылдау залы, тамақ, сусын, торт, қонақтар және ойын-сауық. Әрине, бұл үлкен заттардың әрқайсысы көптеген қосымша элементтерге бөлінуі мүмкін. Бұл келесі қадам.
- Жұмысты бөлшектеу, 2-бөлім: Жоғарыдағы үйлену қабылдау мысалында сізде әртүрлі компоненттерге жауапты топ немесе адам болуы мүмкін. Әрбір негізгі элементке қол жеткізу үшін қажет мәліметтерді түсіндіру үшін топ мүшелерімен жұмыс жасаңыз. Азық-түлікпен айналысатын адам нұсқаларды, шығындардың шектеулерін түсіну керек және көлемді қолдайтын таңдауларды жасауы керек . Үлкен қадамдардың әрқайсысында кіші қадамдарды тізімдеңіз. Толық және егжей-тегжейлі қадамдарға қаншалықты тереңдік берсеңіз, сіздің жобаңыздың өлшемі мен күрделілігіне байланысты.
- Алдын ала жоспарды жасау: барлық қадамдарыңызды жоспарға жинау. Мұны істеудің жақсы жолы - басқа элементтерден бұрын қандай элементтер керек екенін анықтайтын басымдық кестесін пайдалану. Ресми жобаларды басқару тәжірибесі желілік диаграмма деп аталатын нәрсені дамытуға және сыни жолды анықтауға шақырады. Бұл сіздің қажеттіліктеріңіз бен біліміңіздің деңгейінен асып кетсе де, негізгі мәселе - бұл әрекеттерді дұрыс тәртіппен реттеп, содан кейін ресурстарды ресурсқа бөлу. Сұрау қоюға арналған сұрақтар: Алдымен не болады? Келесі қадам қандай? Қандай қадамдар әртүрлі ресурстармен бір уақытта жүре алады? Әр қадамды кім жасайды? Ол қанша уақытты алады? Сізге осы бөлшектерді автоматтандыруға болатын көптеген тамаша бағдарламалық жасақтама бар. Өзгелерге ұқсас ұстанымдардан сұраңыз.
- Өзіңіздің негізгі жоспарыңызды жасаңыз: Сіздің алдын-ала жоспарыңыз туралы және басқа мүдделі тараптардан кері байланыс алыңыз. Жоспарға қол жетімді уақытқа сай болу үшін уақыт кестеңізді және жұмыс кестелеріңізді реттеңіз. Бастапқы жоспарды жасау үшін алдын-ала жоспарға қажетті түзетулер енгізіңіз.
- Жобаны түзетуді сұрату: Жобаға тағайындалған уақыт, ақша немесе талант болмайды. Сіздің жұмысыңыз - адамдар күткеннен гөрі шектеулі ресурстармен көбірек істеу. Дегенмен, жобаға жиі шектеулер қойылған, олар жай ғана шындыққа жатпайды. Сіз өз ісіңізді жүргізіп, оны басшыға ұсынып, осы нағыз емес лимиттерді өзгертуді сұраңыз. Өзгерістерді жобаның басында сұраңыз. Қажетті өзгерістерді сұрағыңыз келмейінше күте тұрыңыз. Дегенмен, егер сіздің жоба үйлену тойына кірсе, көптеген маңызды өзгерістерді сұрап, табысты болуға үміттенбеңіз!
- Жоспарыңызды жұмыс жасаңыз, бірақ ол үшін өлмеңіз: Жоспарды құру маңызды, бірақ жоспар өзгеруі мүмкін. Сізде әрбір таңертең жұмыс істеуді жоспарлап отырсыз. Егер бір қиылысуы апатқа байланысты бұғатталған болса, сіз жоспарыңызды өзгерте аласыз және басқа жолмен жүре аласыз. Жобаңыздың жоспарларымен бірдей орындаңыз. Қажет болса, оларды өзгертіңіз, бірақ әрқашан көлемді және ресурстарды ескеріңіз.
- Сіздің командаңыздың прогресіне қадағалау: Сіз жобаның басында сәтсіздікке жетесіз, бірақ бәрібір бәрі бірдей істейтінін бақылай бастаңыз. Бұл қиындықтарға тап болғанға дейін мәселелерді шешуге көмектеседі.
- Құжаттың барлығы: Жазбаларды сақтаңыз. Бастапқы жоспарыңызды өзгерткен сайын, өзгерістің не екенін және не үшін қажет екенін жазыңыз. Жобаға жаңа талап қосылса, талаптардың қай жерде пайда болатындығын және оның уақытша кестесін немесе бюджетін қалай түзететінін жазыңыз. Сіз бәрін еске түсіре алмайсыз, сондықтан оларды жазыңыз, сондықтан оларды жобаның соңында қарап шығыңыз және олардан үйреніңіз.
- Барлығын хабардар етіңіз: жобаның барлық мүдделі тараптарын прогрестің барлығынан хабардар етіңіз. Әрбір кезеңді аяқтағаныңызда, олардың жетістіктеріңіз туралы білсін, сонымен қатар олар пайда болған сәтте проблемалар туралы хабардар етіңіз. Сондай-ақ, сіздің командаңызды хабардар етіңіз. Егер өзгерістер қарастырылып жатса, командаға олар туралы мүмкіндігінше алға жылжытыңыз. Әрқайсысы не істеп жатқанын командадағы барлық адамдар білетініне көз жеткізіңіз.
Төменгі сызық
Жобаның бастамасын басқаруға арналған ресми жоба менеджері болудың қажеті жоқ. Дегенмен, жобаны басқарудың құралдарын және логикасын мақсаттарды түсіндіруге, жұмысты нақтылауға, топты құруға, жұмыстарды орындау мен бақылауға жұмсау керек. Табыстың ең жақсысы!