Жоспар жасаңыз, Адамдарды есеп беріңіз, қарым-қатынас жасаңыз және қарым-қатынасыңыз
Бұл жақсы академиялық анықтама, бірақ жоба менеджерлері не істейді?
Басқаша айтқанда, олар жобаларды басқарады. Мүмкін, бұл өте қарапайым, бірақ олар солай етеді. Этикалық шектерде олар жобаның мақсаттарына жету үшін қажет нәрсені жасайды.
PMI жобаны «бірегей өнім, қызмет немесе нәтиже шығару үшін жасалған уақытша топтық қызмет» деп анықтайды. Бұл сөз ерекше анықтамалық болып табылады. Күнделікті міндеттер жобаларды қамтымайды. Жобаны аяқтағаннан кейін жобаны жүзеге асырмайтын іс-шаралар енді орындалмайды.
Жобаның менеджерлері уақытты, ақшаны және адамдар сияқты жобаларды табысты жүзеге асыру үшін ресурстарды ұйымдастырады. Бір жобаны орындағаннан кейін жоба менеджерлері басқа жобаға көшеді.
Жобаның менеджерлері қандай
Егер жоба менеджерінің жұмысы жобаларды табысты жүзеге асыру үшін ресурстарды ұйымдастыру болса, бұл қалай жүзеге асады?
Жобалар менеджерлері жобаларды жоспарлайды. Жобаның демеушілерімен жобаның мақсаттарын белгілеу үшін отырады. Олар осы мақсаттарға қол жеткізіп, оларды жобаның жарғысына енгізеді .
Жобаның жарғысы - жобаның басталуын ресімдейтін құжат. Жобаның жарғысы жобаның жоғары деңгейлі күтілуін, кезеңдер, бюджет және уақытша кестелерді сипаттайды. Жобаның жарғыларының дәл құрамдас бөліктері ұйымға байланысты өзгереді.
Жоба менеджері және жоба демеушісі жобалық топта кімге керек екенін талқылайды.
Жоба менеджері мен демеушісі осы адамдарға жобаға қалай қол жеткізуге болатындығы туралы стратегияларды айқындайды. Жоба демеушісі ұйымдық ұстанымға ие болуы керек және жоғары деңгейдегі менеджерлерге жобаға кадрлық ресурстарды алу үшін жақындауға тиіс.
Бұл қызметкерлер жоба менеджеріне формальды түрде есеп бермейді, бірақ олар жоба тапсырмаларын орындау үшін жоба менеджеріне жауапты болады. Бұл, мүмкін, жобаларды басқарудағы ең қиын нәрсе: жоба менеджерінің жобалық топ мүшелерінен толық басқарушылық құқығы жоқ. Бұл адамдар жобадан тыс басқа тапсырмалар мен басымдықтарға ие. Егер жеке проблемалар туындаса, жоба жетекшілері оларды жоба командасының мүшесімен өңдеуге тырысады, бірақ егер бұл проблемалар сақталса, жоба менеджері рұқсат алу үшін топ мүшесінің менеджеріне баруы мүмкін.
Жоба менеджері жобаға өз ресурстарын білсе, жоба жетекшісі жоба жоспары мен жұмыс бөлімінің құрылымын немесе ВБС-ны әзірлейді. WBS жобаның негізгі кезеңдерін бір адамға тағайындалатын басқарылатын бөліктерге бөледі. Тапсырманы біреу ғана орындамауы керек, бірақ бір адам тапсырма үшін жауапты болуы керек.
Жоба менеджері ВБС-ны әзірлеген кезде, ол қандай міндеттерді бір-біріне тәуелді деп санайды. Ол міндеттерді дұрыс атқарады. Ол сондай-ақ жобалық топ мүшелерінің күшті, әлсіз жақтарын және басқа да міндеттемелерін қарастырады.
Жоба менеджерінің жұмысының көпшілігі байланыс болып табылады. Жоспарлау кезеңінде жоба менеджері мен демеушісі үнемі байланыста болады. Бастапқы кездесуде жоба жетекшісі бүкіл жобаның үнін белгілейді. Жоба басталғаннан кейін жоба жетекшісі жоба командасының мүшелері, жобаның демеушілері және мүдделі тұлғалармен байланысады . Мүдделі тараптар ұйым ішінде де, сыртында да болуы мүмкін. Жоба жетекшісі жоба командасымен тұрақты кездесулер өткізеді және қажет болған жағдайда жеке топ мүшелерімен кездеседі. Жоба менеджері жоба демеушісі ретінде жобаны жүзеге асыруды қамтамасыз ету үшін үнемі жоба демеушісімен кездеседі.
Жоба аяқталғаннан кейін, жоба менеджері барлық нәрселердің бір-бірімен бірге келуін қамтамасыз ету үшін байланысу керек. Жабылғаннан кейін жоба менеджері жобадан алынған сабақтарды құжаттайды және хабардар етеді.
Үкіметтік ұйымдар жобалық менеджерлерді ірі бағдарламалық жасақтама жаңартулары мен аппараттық жаңартулар сияқты ақпараттық технологиялар компоненттерімен үлкен күш-жігермен пайдалануға тырысады. Кішігірім ақпараттық технологиялар жобалары технологиялық салдарсыз кішігірім жобалардан гөрі, жобаларды басқарудың формалды формаларына ие болады. Осы кішігірім, техникалық емес жобалар бойынша жоба менеджерлері жоба менеджменті бойынша тренингтерден өтпеген және жұмыс арқылы өтетін персонал болуы мүмкін.
Көптеген адамдар жобаны басқаруға мәжбүр болады. Олар түрлі санаттардан келеді. Олар полиция қызметкерлері , келісімшарт менеджерлері, оқу бағдарламалары бойынша мамандар , қоғамдық ақпарат қызметкерлері немесе тағы басқалар бола ма, олар ұйымдық дағдыларға ие және жоба жетекшілері ретінде әрекет ететін пәндік сарапшылар ретінде бастайды. Біраз тәжірибе мен машықтануға ие болғаннан кейін олар басқаратын жобалардан рахат алады. Олар жобаларды басқаруға, біліктіліктерін арттыруға үйрету және, мүмкін, өздерінің сеніміне және жұмысқа орналасу мүмкіндіктеріне ие болу үшін сертификаттар алу мүмкіндігін іздейді.
Жобаның менеджерлерінің сипаттамасы
Жобаның табысты менеджерлері арасында кең таралған бірнеше сипаттамалар бар. Осы ерекшеліктермен жоба менеджерлері өздерінің жобаларының мақсаттарын жүзеге асыру жолында жақсы.
Жобаның менеджерлері сенімді болуы керек. Мүдделі тараптар мен жобалық топ мүшелерінің жобаға сенім артуы үшін, олар жоба менеджеріне сенім артуы керек. Іс-шаралар жақсы немесе жақсы болмаса, жоба менеджері жобамен не болып жатқаны туралы ашық және адал болуы керек. Мұндай түсінік жоба менеджерінің сенімділігін арттырады. Адамдар жобада не болып жатқаны туралы сенімді ақпарат алатындығын біледі.
Жобаның менеджерлері экстраверттелген болып келеді. Extroversion - жоба менеджерлері үшін жақсы сапа, себебі олар үнемі байланысады. Жобаның демеушісі, мүдделі тараптармен немесе топ мүшелерімен байланыс жасай ма, жоба менеджерлері ақпаратты таратуға және жинауға мүмкіндіктері бар. Кірістірілген жобалар менеджерлері табысты болуы мүмкін; алайда, олар өздерін жайлы жерлерден тыс жерге мәжбүр етеді.
Жоспарлау жобаны басқаруда табысқа жету үшін маңызды. Жобаның менеджерлері тек қана жақсы жоспар құру үшін емес, жоспарды сақтау және жоспардың өзгеруі қажет екенін білу үшін жоспарлаушы болуға тиіс. Жобаның менеджерлері жобаның қажеттіліктеріне жауап бермейінше жоспарға жабысып тұрады. Содан кейін, жобаның мақсаттарына жету үшін олар түзету жасайды. Олар өзгерістерді қажетті аудиторияларға жеткізеді.
Жобаның менеджерлері өз жобаларының тақырыптары бойынша үнемі сарапшы емес. Үлкен жобалар бойынша жоба менеджері жобаның барлық аспектілері бойынша сарапшы бола алмайды. Сондықтан командалар өте маңызды. Жобаның менеджеріне пәндік сараптаманың жоқтығына қарсы тұру үшін жоба менеджерлері деректерге бағдарланған болуы керек. Олар өздерінің команда мүшелеріне жобаларды дәлелдеу үшін дәл деректерді беру үшін басу керек. Уақыт, сапа мен ауқым туралы шешуші шешімдер пайда болған кезде, жоба менеджерлеріне не істеу керек екенін анықтау үшін деректер қажет.
Жобаның менеджерлеріне деректер қажет болғандықтан, олар аналитикалық болуы керек. Олар тиісті ақпаратты табуға және оны шешім қабылдау үдерісіне қолдануға тырысады.
Сертификаттар жобалар менеджерлері алады
Жобаны басқару өзінің жеке тәртіптілікке айналғандықтан, сертификаттардың құны өсті. Шын мәнінде, мемлекеттік және жеке секторлардағы көптеген жұмыс орындарының берілуі жұмыс берушілерге жаңа жұмысқа орналасуды талап етеді немесе олардан артықшылық беруді қалайды. Жобаны басқарудағы ұзақ жұмыс тарихы бар адамдар сертификаттарды қажет етпеуі мүмкін, бірақ осы жұмысқа жаңадан келетіндер оларды іздеуі керек. Адамдар жоба менеджменті саласына көбірек кірген сайын, көп адамдар өздерін құзыретті деп санауға тиіс.
АҚШ-та жоба менеджерлеріне ең көп таралған сертификаттау PMI ұсынған PMM® Project Management Professional болып табылады. PMP® тіркелгі деректерін алу үшін жоба менеджері оқу, тәжірибе және оқыту талаптарына жауап береді. Бұл талаптарды екі жолдың бірімен орындауға болады. Біріншіден, жоба жетекшісі орта мектепті бітіріп, 7,500 сағаттағы басқарушы жобалар мен 35 сағаттық тиісті тренингтен тұратын бес жылдық тәжірибесі болуы керек. Екіншіден, жоба менеджерінің бакалавр дәрежесі болуы керек, үш жылдық жұмыс тәжірибесі 4500 сағатты басқаратын жобалар және 35 сағат тиісті оқыту.
Осы талаптарға жауап бергеннен кейін жоба менеджері PMI-мен бірге емтихан тапсыруы керек. Бұл емтихан Білім басқармасының жобасына немесе PMBOK® негізделген.
Тұтастай алғанда PMI тоғыз жобаны басқару сертификаттарын ұсынады. PMP® және Certified Associate жобасын басқару немесе CAPM® алу оңай, PMI-нің екі жалпы куәліктері болып табылады. Олардың тағы жеті сертификаты жобаларды басқарудың нақты аспектілерімен, мысалы, бизнес талдау, жоспарлау және тәуекелдерді басқару немесе Agile және OPM3 сияқты нақты жобаларды басқару әдістеріне қатысты.
Жалақы жобалар менеджерлері
Мемлекеттік және жеке секторда бар кез-келген іс сияқты, үкімет үшін жұмыс істейтіндер де жеке сектордың әріптестерінен әлдеқайда аз табуға үміттене алады. Үкіметтік ұйым жеке компанияларға қарағанда артықшылықтары бар пакеттерге ие болады.
Жобаның менеджерлері ертерек өз мансабында тәжірибе жинағандарға қарағанда аз болады. Жобаның менеджерлері тәжірибе жинақтаған кезде, олар жалақының жоғары деңгейін басқара алады.