Жобаның жоспары - жоба менеджерінің мұқият жоспарлаудың шарықтау шегі. Бұл жобаның қалай жұмыс істейтінін анықтайтын негізгі құжат. Жобаны басқару институтының мәліметі бойынша, «жобаны орындау және жобаны басқару үшін басшылыққа алатын формальды, бекітілген құжат». Бұл жоспардың жоспары, өйткені құжатталған жобаның менеджері жобаның әрбір негізгі бағытына қатысты .
Төменде көрсетілген көптеген жобалар жоспарларында табылған маңызды элементтер. Ұйымдар жобалар жоспарында не қажет болатындығы туралы және процестерді қалай іске асыру керектігі туралы процестер мен хаттамалары бар, сондықтан барлық жобаларды басқару жоспарларында бұл элементтер болмайды. Дегенмен, жоба жетекшілері жобаны орындау кезеңінде шатастырмау мен мәжбүрлеп импровизацияны болдырмау үшін жоспарлау кезеңінде олардың барлығын ескеруі керек.
01 Жобаның мақсаттары
02 Жобаның көлемі
Жобаның мақсаттары сияқты, көлемі де жарғыда анықталады; алайда жоба менеджері жоба жоспарындағы ауқымды одан әрі жетілдіруі керек. Жобаның ауқымын анықтаудың ең жақсы тәсілдерінің бірі - бұл ауқымнан тыс екенін анықтау. Мысалы, қолмен жасалатын процесті автоматтандыру жобасы жобаның ауқымынан тыс міндеттерді тиісті түрде алып тастау үшін бұл процесс басталып, аяқталатын аумақ анықтамасын қажет етеді. Бұл ақпарат жоба менеджеріне ауқымның барлығын анықтайды.
03 кезеңдер және негізгі жеткізілімдер
Жобаның негізгі жетістіктері - маңызды кезеңдер. Негізгі жұмыс өнімдері негізгі жеткізілімдер деп аталады. Олар жоба бойынша жұмыстың үлкен компоненттерін білдіреді. Жоба жоспары осы элементтерді анықтап, оларды анықтауға және оларды аяқтау мерзімін белгілеуге тиіс.
Айта кетейік, ұйым жаңа бағдарламалық жасақтама әзірлеу бойынша жобаны жүзеге асырады. Мұндай жобаның екі кезеңі де бар. Ірі жеткізілімдер бизнес талаптарының түпкілікті тізімі және бизнес талаптарын орындайтын функционалдық талаптар тізімі болуы мүмкін. Одан кейін, жоба жобаның аяқталу кезеңі, жүйенің тестілеуі аяқталған, тұтынушыларды қабылдау сынақтарының аяқталуы және бағдарламалық жасақтаманы шығару күні болуы мүмкін. Бұл кезеңдерде олармен жұмыс өнімдері бар, бірақ олар өнімдердің өздеріне қарағанда процестер туралы көп.
Мерзімі мен негізгі жеткізу мерзімі нақты күндер болуы керек емес, бірақ дәл сол күндер неғұрлым нақты болса, соншалықты жақсы. Қазанның соңына дейін қазан айының кез-келген күніне дейін 1-ші қазаннан бастап 31-ші күнге дейін қол жеткізуге болатын нәрсе бар, бірақ 15 қазанға дейін немесе 15 қазанға дейін аяқталуы керек. Нақты күндер жобаның менеджеріне жұмыс орнының дәл құрылымын жасауға көмектеседі.
04 Жұмыс бөлу құрылымы
Жұмыс дислокациясының құрылымы немесе WBS жобаның негізгі кезеңдері мен негізгі жеткізілімдерін кішірек бөліктерге бөледі, сонда әрбір адамға әрбір адамға жауапкершілік жүктелуі мүмкін. Жұмыс құрылымын дамытуда жоба менеджері жобалық топ мүшелерінің күшті және әлсіз тұстары, міндеттердің өзара байланысы, қол жетімді ресурстар және жобаның жалпы мерзімі сияқты көптеген факторларды қарастырады.
Жоба менеджері, сайып келгенде, жобаның жетістігі үшін жауапкершілік алады, бірақ ол жалғыз жұмысты орындай алмайды. WBS жоба менеджері жоба бойынша жауапкершілікті қамтамасыз ету үшін пайдаланатын құрал, себебі ол жобаға демеуші, жобалық топ мүшелері және мүдделі тараптар үшін жауап береді. Егер жоба менеджері тапсырма туралы алаңдаушылық танытса, жоба менеджері осыған қатысты кіммен кездесуді нақты біледі.
05 бюджет
Жобаның бюджеті жобаны жүзеге асыру үшін қанша ақша бөлінгенін көрсетеді. Жоба менеджері осы ресурстарды дисперсиялауға жауапты. Жеткізушілері бар жоба үшін, жоба жетекшісі сапасы бойынша ерекше назар аудара отырып, жеткізілімдерді келісімшарт талаптарына сәйкес орындауға кепілдік береді. Кейбір жобалардың бюджеттері адам ресурстарын жоспарына байланысты.
06 Адам ресурстарын басқару жоспары
Адам ресурстары жоспары жоба қалай жұмыс істейтінін көрсетеді. Кейде ол штаттық жоспар ретінде белгілі. Бұл жоспар жобалық топта кім болатынын және әр адамның қанша уақыттан бергісі келетінін анықтайды. Осы жоспарды әзірлеу кезінде жоба жетекшісі топ мүшелерімен және олардың жетекшілерімен жобаға әр команда мүшесінің қанша уақыт жұмсайтынын талқылайды. Егер жоба бойынша кеңес алу үшін персонал қажет болса, бірақ жобалық топтың бөлігі болып табылмаса, бұл сондай-ақ штат кестесінде құжатталған. Тағы да тиісті кеңесшілерге кеңес беріледі.
07 Тәуекелдерді басқару жоспары
Көптеген жобалар дұрыс емес болуы мүмкін. Әрбір апат немесе кішігірім икілену болжанбайтын болса да, көптеген болжауға болады. Тәуекелдерді басқару жоспарында жоба менеджері жоба үшін тәуекелдерді анықтайды, бұл тәуекелдер ықтималдығы және осы тәуекелдерді азайту стратегиясы. Жобаның менеджері жобаның демеушісі , жобалық топ, мүдделі тараптар және ішкі сарапшылардан ақпарат іздейді.
Ықтимал тәуекелдер пайда болуы мүмкін немесе олармен байланысты жоғары шығындар бар. Жоспарда екіталай болатын және төмен шығындар бар тәуекелдер байқалады; дегенмен, олар жеңілдетуге арналған стратегияларды жасамауы мүмкін.
08 байланыс жоспары
Байланыс жоспары жобаның түрлі аудиторияларға қалай жеткізілетінін көрсетеді. Жұмыс құрылымы сияқты, коммуникация жоспары жоба компоненті мүшелеріне әрбір компонентті толтыру үшін жауап береді.
Әр хабарламада мақсатты аудитория бар. Жобаның менеджерлері әр хабарламаның нақты аудиторияға бейімделуін қамтамасыз етеді. Байланыс жоспары жоба менеджерлеріне қажетті ақпаратты қажетті уақытта қажетті ақпаратты қамтамасыз етеді.
09 Мүдделі тараптарды басқару жоспары
Қызығушылық танытқан тараптарды басқару жоспары мүдделі тараптардың жобада қалай пайдаланылатынын анықтайды. Кейде мүдделі тараптар ақпарат алу керек. Оны коммуникациялар жоспарында қарауға болады. Егер мүдделі тараптар көп қажет болса, мүдделі тараптарды басқару жоспары оның қалай алынатындығын көрсетеді.
10 Басқару жоспарын өзгерту
Өзгерістерді басқару жоспары жобаға өзгерістер енгізудің негізін береді. Жобаның менеджерлері жобадағы өзгерістерге жол бермеуді қалайды; дегенмен, кейде өзгерістер кейде сөзсіз болуы мүмкін. Өзгерістерді басқару жоспары өзгерістер енгізу үшін хаттамалар мен процестерді қамтамасыз етеді. Есеп берушілік пен транспаренттілік үшін жобаның демеушілері, жоба менеджерлері және жоба командасының мүшелері өзгерістерді басқару жоспарын ұстанғаны маңызды.