Есеп берушілік әрбір жобаның жетістігі үшін маңызды. Жауапкершілік жоба жетекшісі нәресте жасауға, микроманажға немесе бөренелерге айналдыру керек дегенді білдірмейді. Мұндай тактика жобаның жетекшісіне дау-дамай мен қиянат жасайды. Адамдарды жауапкершілікке тартатын жалғыз адам болудың орнына, жоба жетекшісі жоба командасының жауапкершілігін сақтау үшін барлық топты қолданады.
Жоба менеджері есеп берудің ортасын құруда маңызды жауапкершілікке ие болғанымен, жоба командасының мүшелері өздерін және бір-бірін жауапқа тартуға жауапты болады. Жоба менеджерінің орнына есеп берушілікке барудың орнына бүкіл команда қатысады.
Міне жобаға есеп беруді құрудың алты жолы бар:
01 мекен-жайы бойынша басталатын есеп
Жауапкершілікті жобаның іргелі қағидасы ретінде орнату өте маңызды. Жобаның демеушісі және жоба менеджері басталу кездесуінде өздерінің үмітін ақтауы керек. Жобаның демеушісі есеп беру туралы екі тармақ жасайды. Біріншіден, ол жоба жетекшісін жауапты ұстайды, екіншіден, жоба жетекшісі барлық жауапты болады.
Жобаның жетекшісі жобаны басқарушының жауапты екенін есепке ала отырып, жобаның жетекшісін осы мәселелерге сүйене отырып, жауапкершілікті тоқтатпайды деп есептейді. Жоба менеджері команда мүшелерін де оны жауапты деп есептейді. Сонымен қатар, жоба жетекшісі топ мүшелерінің бір-бірін жауапты деп күтеді. Бір-бірін шақыра отырып, барлық топ мүшелері кәсібилік пен басқа адамдарға құрметпен қарайды.
Бұл мәлімдемелер айқын жүйелік есептілікті орнатады. Жоба менеджері, сайып келгенде, жобаның жетістігі үшін жауапкершілік алады, бірақ жобаның жетекшісі табысқа жету үшін барлық адамдарға есеп беруді және бір-бірін жауапты деп есептейді.
02 Тапсырмалар бір-біріне байланысты екенін бөлектеңіз
Жобалар дерлік өзара байланысты міндеттерді қамтиды. Кейбір жобалар сәтті болуы үшін жобаны сәтті жүзеге асыру керек. Жоба менеджері командаға жоба туралы егжей-тегжейлі ақпарат береді, жоба менеджері міндеттердің өзара байланысы туралы әңгімелесу керек.
Міне, өзара байланысты тапсырмалардың мысалы. Мемлекеттік бағдарлама оның заңды өкілеттігінің өзгеруімен туындаған жұмыста түбегейлі ауысып жатыр. Ауысымнан кейін бағдарлама қалай жұмыс істейтінін анықтау үшін жоба жалдаған . Жобалық топ мүшелерінің бірі - бағдарлама қызметкерлеріне жеткізу үшін оқу жоспарын әзірлейтін кәсіби даму тренері. Бұл тренингті дамыту үшін, қалған команда бағдарламаның жұмыс істеу жолдары туралы шешім қабылдауы керек. Тренер командаға жарғыда және жұмыс бөлімінде көрсетілген шешімдерді қабылдау мерзімдеріне жауап береді, сондықтан ол оқу жоспарын әзірлеуге барабар уақыт алады.
Кейде тапсырмалар мезгілде орындалады. Бұл қажеттілік немесе тиімділікке байланысты болуы мүмкін. Тапсырмаларды орындағаннан кейін, олардың жұмыс өнімдері кейінгі тапсырмаларда қолдануға арналған. Есеп берілу құрылымы жоғарыдағы мысалда жұмыс істейді. Келесі тапсырма бойынша жұмыс істейтіндер алдыңғы тапсырмалар бойынша жұмыс жасайтындарға есеп береді.
Жоба менеджері команда мүшелеріне тапсырмалар бір-біріне қалай қатысы бар екенін және әр топ мүшесінің басқа топ мүшелерінің игілігі үшін жақсы жұмыс істеуі керек екенін көрсететін жоба менеджері бір-бірін ұстап тұратын топ мүшелерін ынталандырады. Егер бір топ мүше басқа топ мүшесінің алдындағы тапсырманы аяқтағанға дейін тапсырманы бастай алмаса, тәуелді команда мүшесі басқа команда мүшесінің табысына қызығушылық танытады және команда мүшелерінің уақытылы және сапалы орындалуы үшін жауап береді.
03 Әрекет элементтері бойынша қоғамдық міндеттемелерді алу
Жобаның менеджерлері түрлі себептермен топтық кездесулерді өткізеді. Мұның бір себебі - жобаның қалай дамып келе жатқаны туралы келесі қадамдарды анықтау. Мүмкіндігінше, жоспарлар жоспарға сәйкес жүруі керек, бірақ күтпеген мәселелер туындағанда, оларды өңдеу керек. Жобаның менеджері көпшіліктің қамын ойлауы мүмкін, бірақ бәрі емес.
Кім мәселені шешуге келісетін болса да, іс-қимыл туралы мәселе бойынша шешім қабылдайтын команда мүшесі қоғамдық міндеттеме алуы керек. Міндеттеме қандай да бір ресми іс болуы керек емес, бірақ бәрі күтілетін нәрсені білуі керек. Біреу біреудің әрекет ету тармағына келісетін болса, жоба жетекшісі дәл не істеу керектігін және ол аяқталуы керек болған кезде түсіріп алу керек.
Әрекет элементі кездесу жазбаларында немесе әрекет элементтерінің журналында құжатталуы керек. Әр түрлі жобаларды басқару философиясы мұны әр түрлі етеді. Кілті болашақ анықтама үшін әрекет элементтерін жазу.
04 Әрекет элементтеріне ашық түрде әрекет ету
Команда мүшелері міндеттемелерді орындаған кезде, бүкіл команда осы міндеттемелерді табысты орындауға сене алады. Бұл міндеттемелерді жазу өте жақсы, бірақ ешкім ешқандай әрекет элементтеріне сүйенбесе, команда мүшелері бұл міндеттемелердің маңызды емес екеніне сенеді. Неліктен олар ешкім сұрамаса, оларды қадағалау керек?
Міндеттемелер қоғамда жарияланғандай, жоба менеджері де осы міндеттемелерді қоғамдық тәртіпте сақтауы керек. Бұл адамдарға өз сөзіне деген сүйіспеншілігімен мәжбүр етеді. Қоғамдық уайым - бұл күшті ынталандыру.
Ең жақсы бөлік - жоба менеджерлері жаман жігіт болу керек емес. Жоба менеджері есеп берудің атмосферасын құрғаннан кейін, ешкім жаман жігіт емес, себебі әркім бір-бірін жауапқа тартады. Тек біреу жаман жігіт - ол міндеттеме бойынша жүрмеген кезде.
Жобаның жетекшісіне ешкімнен тимейтін біреуді қажеті жоқ. Топтық динамика бұл жағдайға қатысты болады. Құрбылардың қысымы жағымды түрде жұмыс істей алады. Жобаның менеджері тек қана әрекет ету пунктіне назар аударып, жауапты тұлғаның сөйлеуіне мүмкіндік беруі керек. Уақыт өте келе, жоба менеджері міндеттеменің қаншалықты орындалмағаны туралы сұрақ қоюды сұрауы мүмкін, бірақ әдетте жауапты адам қателіктерге, дұрыс емес есептеулерге немесе кедергілерге ұшырайтын болады және түпнұсқа әрекет ету пунктін аяқтауға жаңа міндеттеме алады және мүмкін өнімділік кез-келген үзілістен босатылады.
05 Нашар өнімділікпен бетпе-бет
Жобаның топ мүшесінің нашар өнімділігі - жоба менеджерлері тез әрі дипломатиялық түрде жұмыс істеуі керек . Егер басқа жобалық топтың мүшелері нашар өнімділікке жол берілсе, олардың мотивациясы төмендейді және олардың көрсеткіштері сәйкесінше төмендейді. Дегенмен, жоба менеджерлері үміттерді қанағаттандырмаса, кедей орындаушыларды қысқарта алмайды. Бұл заттармен жылдам әрекеттесу және оларды адамгершілікпен басқару арасындағы теңгерімді әрекет.
Нашар өнімділік өздігінен кетпейді. Жобаның менеджерлері өздерінің назарын аударғаннан кейін өздерінің мінез-құлқын түзету үшін нашар орындаушыларға уақыт беруі керек.
06 Қажет болғанда өнімділікті жоғарылату
Егер нашар өнімділікпен жұмыс жасалса, біреуі біреуі жұмыс істемейді, жоба жетекшісі бұл мәселені команда мүшесінің жетекшісіне аударуы керек. Егер бұл сәтсіздікке ұшыраса, жоба демеушісі осы жағдайға бару керек. Жетекшіге хабарласып, демеушілікке көтерілу - жоба командасының мүшесінің нашар өнімділігін басқарудың жақсы тәртібі. Бір қадамды өткізу қатысушыларды алшақтатып, ақырында уақытты босата алады.
Жобаның демеушісіне мәселе қоймас бұрын, жоба менеджері барлық басқа нұсқаларды пайдалануы керек. Нашар жұмыс істеген жағдайда, бұл жағдайды жеке-дара шешіп, команда мүшесінің жетекшісіне хабарласуды білдіреді.
Жоба менеджері жобаның демеушісімен жобаның демеушісі болып табылатын жоба менеджерінің ұсынысы туралы нақты ақпарат беруі керек. Егер жоба жетекшісі екінші желі менеджеріне кеңес берсе, жоба менеджері де осылай айтуы керек. Егер жоба менеджері команда мүшесінің ауыстырылуын қаласа, жоба менеджері осындай өтініш жасайды. Жобаның демеушісі әр нұсқаның артықшылықтары мен артықшылықтарын қажет етеді.