Халықтың жұмысын жүргізудің кейбір аспектілері өзгеруі қажет болған кезде мемлекеттік ұйымдар жобаларды жүзеге асырады. Жобаны басқару институтының мәліметі бойынша, жоба «бірегей өнімді, қызметті немесе нәтижені жасауға арналған уақытша топтық қызмет» болып табылады. Жобада ұйым қалай бизнес жүргізетінін өзгертетін болса, жобаның соңғы өнімдері күнделікті жұмысқа қосылады және сол себепті ұйымның тұрақты жұмысы.
Бұл оңай болуы мүмкін, бірақ олай емес. Өзгерту өте қиын және жобалар рельстерді өте оңай аяқтауы мүмкін. Күн сайын жоба жетістіктеріне және табысқа жетуіне қауіп төндіретін қиындықтар туындайды. Бұл қауіпке қарсы күресу үшін жобаларға белгілі бір негізгі элементтер қажет. Төмендегі элементтердің көмегімен жобаның табысқа жету мүмкіндігі бар.
01 Жобаны іске асыруға жауапты жоба
Жоба демеушісі жобамен байланысты төрт негізгі жауапкершілікті алады. Біріншіден, демеуші жобаны қолдайды. Ол жобалық топқа ашық және жеке көңіл бөледі. Екіншіден, демеуші жоба менеджерін қолдайды. Жоба менеджеріне кедергілерді жою қажет болғанда ол демеушіні көмекке шақырады, себебі демеуші іс-шараларды ұйымдастыруға арналған ұйымдасқан топ болып табылады. Үшіншіден, демеуші ресурстарды тікелей ресурстармен қамтамасыз ету немесе басқа жоғары деңгейдегі адамдармен ресурстарды жұмылдыру арқылы теңестіреді. Демеуші демеушінің құрдасы болып табылатын жоба үшін күшті чемпион болған кезде, мағыналы қорларға ие болады. Төртіншіден, демеуші шешім қабылдауды жеңілдетеді. Жоба командасы нашарлағанда, демеуші шешімді брокер немесе шешім қабылдауға мүмкіндік береді.
Демеуші жоба менеджерімен үнемі байланыс арқылы хабардар болып отырады. Екі адам демеушінің жоба менеджерін қолдау үшін демеушілік міндеттерін қалай іске асыру керектігін анықтау үшін бірге жұмыс істейді. Мысалы, жоба менеджері ұйымның қаржы бөлімінен ақпарат алуда қиындықтарға тап болуы мүмкін. Жобаның демеушісі бас қаржы қызметкеріне жағдай туралы ақпарат бере алады және ақпарат алу міндеті бәсекелес міндеттерден жоғары болып табылады.
02 Таза мақсаттар мен ауқым
Жоба бойынша жұмыс жасамас бұрын немесе жоспарланса да, жоба демеушісі жобаның мақсаттары мен ауқымын айқындауға тиіс. Мақсаттар - бұл жобаны жүзеге асырудың маңызды нәрселері. Мысалы, бағдарламалық жасақтаманы жақсарту жобасын алыңыз. Адам ресурстары бөлімі жалақы төлеуді басқару үшін танымал бизнес-бағдарламалық қамтамасыз етуді қолданады. Ұйым басқаруды басқару үшін модуль қосуды қалайды. Жобаның мақсаттары - білім беруді басқарудың бағдарламалық жасақтамасын ұйымның бизнес қажеттіліктеріне сәйкестендіру және қолданыстағы жалақы жобасымен біріктіру.
Ауқым жобаның параметрлерін анықтайды. Бағдарламалық қамтамасыздандыру жобасының мысалын жалғастыру; бұл жобаның ауқымы оқытуды басқару жүйесін жетілдіру және оны еңбекақы төлеу жүйесіне қосу арқылы шектеледі. Көптеген жағдайларда ауқымның мәнін түсіну үшін ауқымды емес нәрселерді анықтау пайдалы. Бұл жоба үшін басқа модульдерді қосу ауқымнан тыс. Бухгалтерия бөлімі жоба менеджеріне келіп, шоттарды, дебиторлық берешекті немесе кредиторлық берешек модульдерін сұрай алмайды.
Жоба анықталғаннан кейін модульді қосу ауқымның серпілісіне мүмкіндік береді. Жақсы жобаның демеушілері мен жобалар менеджерлері ауқымдылықтан қорғауды қамтамасыз етеді және орташа жобаны қосуды өте қалайды. Жобаның ауқымын ұлғайту жобаның уақыт пен ақша сияқты ресурстарға деген қажеттілігін арттырады. Сонымен қатар, қосымша көлемде жұмыс істеу тәуекелге ұшыраған өнімдердің сапасын арттырады.
03 Жақсы жоба менеджері
Жоба менеджерлері, әдетте, жобаны жылжытуға көмектесетін мынадай белгілерге ие. Жобаның менеджерлері - жоспарлаушы. Олар жұмыс дәйектілігі туралы ойланып, команда тапсырманы орындағаннан кейін не болуы керек екенін біледі. Олар жақсы жоспарлар жасайды, сонымен қатар қай уақытта болатынын біліп, жоспардан ауытқуды біледі. Жобаның менеджерлері сенімді. Басқа адамдардың жұмысына байланысты табысты болғандықтан, жоба жетекшілері адамдарға жақсы ниет пен құзыреттілікке сенуге мұқтаж. Жоба менеджері мен жобаның демеушісі арасындағы қарым-қатынаста сенім өте маңызды. Жоба менеджерлері экстремалды болып келеді, себебі олардың көпшілігі өздерінің қарым-қатынастарын көздейді.
Олар адамдарға өз міндеттеріне жауап береді. Міне мысал. Жоба командасының жетекшісі жоба жетекшісіне команда мүшесінің жоба бойынша аптасына төрт сағат арнауы мүмкін екенін айтты. Бұл команда мүшелері апта сайын екі рет кездесулерді өткізіп жіберді және жұмыстың бұзылу құрылымында берілген тапсырмаларында ешқандай прогреске қол жеткізді. Алғашқы кездесуден кейін жоба жетекшісі команданың мүшесімен кездесудің болмауын және өткізілген мерзімін талқылау үшін кездесті. Команда мүшесі оның басымдықты басымдықтары бар екенін айтты. Жоба менеджері бұл дұрыс емес деп күдіктенген, сондықтан екінші кездесуден кейін жоба жетекшісі команда мүшесінің жетекшісімен кездесті. Жетекші жоба менеджеріне команда мүшесінің мінез-құлқының бұрылып кететініне көз жеткізді.
04 Мүдделі тұлғалар
Жоба бойынша мүдделі тұлғалар - жобаның жетістіктеріне қызығушылық білдіретін, бірақ жобалық топтың мүшелері болып табылмайтын адамдар. Жобаны күнделікті негізде жоба менеджері немесе жоба командасының мүшелері сияқты ойламайды, бірақ олар шешуші шешімдер бойынша және жобаның мақсаттарына жалпы прогреске айналғысы келеді.
Мүдделі тараптар жобаның іс-әрекеттерімен танысу үшін өздерінің мотивацияларына ие, бірақ жоба менеджерінің жауапкершілігін жобаның мақсаттарына жету жолында оларды бүктеуге келтіру міндеті. Көптеген жағдайларда бұған тым көп кірісу мен кіріс енгізудің нәзік тепе-теңдігі жатады. Мүдделі тараптар әр шешім бойынша салмақты ұстай алмайды. Бұл жобаны бұзып, әрбір шешімнің күресі. Керісінше, мүдделі тараптарды жауып тастауға болмайды, өйткені әр жобаның маңызды аспектілері мүдделі тараптарды қанағаттандырады.
05 Жоба мүшелерінің арнайы құрамы
Жобаның топ мүшелері жобаның жұмысын орындайды. Көптеген жобалардың топ мүшелері жобаға қосымша жұмыстардың орнын толтыру үшін басқа жұмыстардың қысқартылғандығына байланысты өздерінің тұрақты міндеттерінің үстінен жобаға тағайындалады. Жоба менеджерлері команда мүшелеріне осы мәселе бойынша жетекшілермен келіссөздер жүргізуге көмектеседі, бірақ жобаның жетекшісі жобаның топ мүшелері жобадан тыс жерде жауапкершіліктерді бақылауға алмайды.
Команда мүшелерінің жобаға берілгендігі өте құнды. Ұзындықты жоғалту, жұмыс мерзімін ұзарту және жұмыс өнімділігі жақсы емес. Арнайы команда мүшелері жобаның мақсаттарын уақытында, бюджет шеңберінде және сапалы күтулерге дейін жеткізуге негізделген.