Егер сіз ұйымыңыздың өкілі ретінде хат жазсаңыз, онда кейбір компаниялар өз қызметкерлеріне референц-хат жазуға мүмкіндік берсе де, басқалар цензура немесе толық тыйым салуы мүмкін.
Сондықтан жұмыс берушінің келісімі келісілгенге дейін қандай екенін біліңіз.
Көптеген ұйымдарда адам ресурстары (HR) арқылы сілтемелер бар. Жалғастырмас бұрын компанияның саясаттарымен танысыңыз.
Егер бизнес иесі болсаңыз және қазіргі немесе бұрынғы мердігер сізден ұсыныс хатын сұраса, өз қалауыңыз бойынша пайдалану үшін келесі нұсқаулықты оқыңыз.
Ұсыныс хатын жазу керек кезде
Кандидат жақында сіз білетін біреу болуға тиіс. Мысалы, он жыл бұрын сіз жұмыс істеген адамға немесе сіз тек бір айда жұмыс істеген адамға ұсыныс бере алмаған шығарсыз. Бұл қызықтыратын болса да, сіз ескі немесе жеткіліксіз ақпаратқа сене аласыз, екеуі де жаңылысуы мүмкін. Білудің ешқандай жолы жоқ. Сондықтан, егер сіз біреудің бар дағдыларымен шынымен сөйлесіп алмасаңыз, сыпайы түрде олардың сұрауын қабылдамаңыз.
Сіз кандидатты маңызды сілтеме жасауға мүмкіндік беретін ролде білуіңіз керек. Мысалы, сіз адаммен еркін жазушы ретінде жұмыс істеген болсаңыз, бірақ қазір ол итті бизнеспен айналысып жүрсе, басқа салада өз дағдыларын дәлелдей алмайсыз.
Осындай жағдайларда, кімнен жақсы үміткер болатынын ескертіп, кеңес беруді жөн көреді. Егер ол итті іскерлік саяхаттауды бастауды қаласа, ол өзінің қабілеттерін шынымен бере алатын тұрақты клиентке ие болуы керек.
Хатты тек адал сілтеме жасай алсаңыз ғана жазыңыз. Егер олардың орындаушылықтары туралы ештеңе айтатын болсаңыз, онда шындықты жасаңыз және өзіңіздің үлесіңізді өзгерте алмайсыз.
Егер Сіз өзіңіздің себебіңізді неге себепсіз беруге міндеттісіз:
- Адал болыңыз және өз атынан ыңғайлы жазылғандығын айттыңыз.
- «Мен ұсыныс хаттар жазуға мүмкіндігім жоқ» сияқты ақ өтірік айт.
Сіз өзіңізді ыңғайсыз немесе кінәлі сезінсеңіз де, түйсігі сенеді. Бұдан басқа, сенімсіз хат өтініш берушіге де, әлеуетті жұмыс берушіге де жақсы қызмет етпейді.
Фактілерге мән беріңіз
Хатты жазуға келіссеңіз, оны назар аударыңыз және тек қана нақты және шыншыл ақпаратпен ғана айналысыңыз . Қатты пікір айтудан аулақ болыңыз - бұл болашақ жұмысқа тартылған адамға қарсы әрекет етуі мүмкін және сіздің және сіздің компанияңыздың құқықтық мәселелеріне әкелуі мүмкін. «Луиза керемет жазушы» сияқты жоғары талапты жасау өздігінен қауіпті. Сіз оны сырттай тану немесе оның жұмысы алынған сыйлық ретінде қолдана аласыз. Егер мүмкін болмасаңыз, «Луиза біз үшін үнемі үлкен мазмұнды жеткізді» деп айтуға болады.
Сол себепті, шамадан тыс және өте жағымды мәлімдемелерден аулақ болыңыз. Егер сіз біреуді тым көп салсаңыз, онда хат болашақ клиенттермен немесе жұмыс берушілермен ешқандай салмақ салмауы мүмкін.
Анықтамалық хатты қалай құру керек
1. Өзіңіздің позицияңызды және үміткермен қарым-қатынасыңызды орнату үшін өзіңізді бірінші абзацта келтіріңіз.
Оқырманға осындай хат дайындау үшін не үшін қажет екенін білсін.
2. Кандидат туралы және оның қай жерде жұмыс істейтіндігі туралы фактілерді растау (егер болса):
- Адамның лауазымы және компания
- Адаммен қанша уақыт жұмыс істегеніңіз
- Сіз осы адаммен жұмыс істеген кезде, қазір болмасаңыз
- Сіздің іскерлік қарым-қатынасыңыздың сипаты немесе үміткермен жұмыс істеген қабілеті.
- Өзіңіздің кәсіби қызметтеріңізге қатысты үміткердің дағдылары мен қасиеттерін талқылаңыз. Жазу дағдыларын, проблемаларды шешуді немесе уақытты басқаруды сияқты ең бағалы қасиеттерін атап көрсетіңіз. Сіз кез-келген ерекше қабілетті шығара аласыз, оларды бақытты түрде жұмыс істейтіндігіңізді және олардың кәсіби қызметтері сізге және сіздің ұйымыңызға қалай пайда әкелетінін атап өтуге болады.
4. Сәйкесінше, кез келген қосымша мысалдарды немесе анекдоттарды қосу үшін соңғы параграфты пайдаланыңыз.
5. Соңында, кез келген қосымша сұрақтарға жауап беру немесе кейінгі ақпаратты ұсыну арқылы жабыңыз.
Кәсіптік қызметтерді ұсынуға арналған бизнес-анықтамалық хаттар
Кәсіби қызметтерді ұсынатын келесі бизнес-анықтамалық хаттарды қарап шығыңыз.
№1 мысал
Құрметті мырза Эгглестон,
Мен Дэниел Лайтхарт, CPA қызметтерін ұсыну үшін жазамын. Даниэл соңғы он бес жыл бойы біздің заңгеріміз бухгалтер мен бухгалтер ретінде жұмыс істеп келеді. Оның білімі мен егжей-тегжейі біздің компаниямыздың жақында құлдырау кезеңінде және ірі қайта құрылымдау жолында біздің компаниямызды сақтап қалуға көмектесті.
Мен Даниелдің бухгалтерлік қызметтерін ұсынуға сенімдімін.
Ол тек қана мұқият емес, сонымен бірге қиындықтарымды талқылауға және сұрақтарға жауап беруге уақыт бөлуге дайын және әрдайым оңай.
Қосымша сұрақтарыңыз болса, менімен хабарласыңыз.
Құрметпен,
Аннабель Себастьян
Серіктес, Sebastian & Associates
Кеңсе: 866-123-4567
asebastian@sebastianlaw.com
№ 2 мысал
Құрметті ханым Келли,
Мен Михаэль Браунның маркетингтік қызметтерін ұсыну үшін ABC Watches компаниясының вице-президенті. Микаэла 2012 жылдың шілдесінен 2016 жылдың қаңтарына дейін біз үшін көптеген табысты акцияларды жасап, іске асырды.
Оның жобалық-бағдарламалық қамтамасыздандыруы оның бірлескен және жаңашылдық рухымен қатар біздің ең маңызды жобаларымызға сарапшыға айналды. Ол алдыңғы үш айдың ішінде 1,000-нан 52,000-ға дейін біздің Twitter-ді алдымен ойлау стратегияларымен жалғастырды. Ол егжей-тегжейлі, ұйымдасқан және әрдайым конструктивті кері байланысқа ашық, біздің іскерлік қарым-қатынасымызды жеңіл әрі жағымды етеді.
Мен Михаэлаға кез-келген рөлі үшін ұсынамын, ол оның керемет шығармашылығы мен адал қызметіне үлес қосады. Жалдаған болсаңыз, маркетингтік күш-жігерді жаңа биіктерге көтеретініне сенімдімін.
Қосымша сұрақтарыңыз болса, менімен хабарласыңыз.
Құрметпен,
Лиза Мур
ABC Watches компаниясының вице-президенті
Кеңсе: 800-212-4444
asebastian@abcwatches.com
Кез келген сұрақтарға жауап беріңіз
Ұсыныс хатын жіберу әлеуетті жұмысқа үміткерге немесе қызмет көрсетушіге қажет және бұл форматты сақтау үшін қажет, әлеуетті клиентке немесе жұмыс берушіге пайдалы ақпарат бересіз. Сіз қарапайым «рахмет» жауап аласыз немесе өтініш беруші туралы егжей-тегжейлі сұрақтар қоюы мүмкін. Қалай болғанда да, жедел түрде жауап беріңіз.