Анықтамалық хатты қалай жазу туралы кеңестерді, сондай-ақ кандидаттан қандай материалдарды сұратуға болатындығы туралы, сондай-ақ біреуге хат жазу туралы ешқандай (және қалай айтуға болады) айтқан кезде оқыңыз.
Анықтамалық хат дегеніміз не?
Ұсыныс хаты ретінде белгілі сілтеме хат - біреудің жұмыс тәжірибесі, дағдылары, тәжірибесі, жеке қасиеттері және / немесе академиялық көрсеткіштері туралы хат. Оны бұрынғы жұмыс беруші, әріптес, клиент, мұғалім немесе осы адам туралы оң сөйлесе алатын басқа бір адам жазады.
Сізге анықтамалық хаттар қажет болғанда
Сізге сілтеме әріптері, әдетте, шамамен үшеуі керек Сіз жұмыс орындарына, тағылымдамаларға, еріктілер лауазымдарына, колледждерге және магистратура бағдарламаларына жүгінесіз. Анықтамалық хат - Сіздің жұмысыңызбен, сипатыңызбен және жетістіктеріңізбен таныс адамның сіздің жазған дағдыларыңыз бен атрибуттарыңызға оң баға беруі.
Анықтамалық хат оқырманның сізді неге таңдайтынын және сізге қандай мүмкіндікке ие болатынын түсіндіреді. Хатқа жеке тұлғаны жұмысқа қабылдау немесе мекемеде қабылдау үшін қарайтын ұйым талап ете алады немесе олар жұмыс іздеуші немесе өтініш берушімен ұсынылуы мүмкін.
Анықтамалық хатқа не кіреді?
Анықтамалық хат сіздің дағдыларыңыз бен атрибуттарыңызға оң баға береді. Неліктен оқырман сізді таңдауы керек және сіз өзіңізге берілетін мүмкіндікке сәйкес келетіндігіңізді түсіндіреді.
Кәсіптік анықтамалық хат , әдетте, жұмыс түріндегі жағдайдағы жетістіктеріңізді жақсы меңгерген супервайзер, әріптес, клиент, мұғалім немесе профессор жазады.
Әдетте сіздің лауазымыңыз бен жауапкершіліктеріңізді, компанияңыздағы уақыттың ұзақтығын және сіздің ұйымыңыздағы мүмкіндіктері мен біліктілігін қамтиды.
Таңбаны немесе жеке анықтама хатын сіз іздеген лауазымға жақсы үміткер бола алатын қасиеттерге куәландыратын отбасылық досы, тәлімгері немесе көршісі жазып алады. Бұл жазушының сізді қалай білетінін және сіздің жеке атрибуттарыңызды жұмыс орнында қолданатыны туралы талқылайды.
Анықтамалық хат жазудан бұрын не істеу қажет
«Иә» деп жауап беріңіз. Хатты жазуға келіспестен бұрын, осы адамға оң хат жазыңыз деп ойлаңыз . Адамды жақсы білмесеңіз немесе адамның дағдысы мен қабілеттерін жоғары бағалай аламын деп ойламасаңыз, онда ұсыныс сұрауын тоқтатыңыз . Шын мәнінде, адамға теріс сілтеме жазудың орнына, ұсыныс жазуға болмайды. Сұрауды қабылдамағанда, «Сізге ұсыныс жазудың ең жақсы адамы болар едім» деп ғана айтуға болмайды. Мүмкін болса, сұрайтын біреуді ұсыныңыз.
Ақпарат сұраңыз. Адамды ұзақ уақыт бойы білсеңіз де, түйіндеме немесе түйіндемені көшіріп алуды сұраған дұрыс.
Олар жаңа аккредитациялар немесе жетістіктерге ие болуы мүмкін және сіз мүмкіндігінше көбірек ағымдағы ақпаратты ұсынғыңыз келеді. Сондай-ақ, бұл хат жазу кезінде қолдануға арналған нұсқауларды береді.
Егер анықтама хат нақты жұмысқа орналасу мүмкіндігі болса, сондай-ақ жұмыс орнының көшірмесін сұраңыз. Сол сияқты, анықтамалық хат нақты мектеп немесе бағдарламаға арналған болса, мектепте қандай да бір ақпаратты сұраңыз. Сізде қаншалықты көп ақпарат болса, хат жазу оңайырақ болады.
Барлық мәліметтерді алыңыз. Кандидат туралы ақпаратты сұрастырудан басқа, хаттың қалай жіберілетіні туралы қажетті ақпаратты алыңыз. Сізге кімге хат жіберу керектігін, қай уақытта және қандай хат болуы керек екенін сұраңыз. Сондай-ақ, мектеп немесе жұмыс беруші сіздің хатыңызға қосқыңыз келетінін біліңіз.
Анықтамалық хатқа не қосылуға болады
Егер үміткер өз ұсынысыңызды жазуға арналған пішінді бермесе, сілтемесін ресми хат ретінде жазыңыз. Анықтамалық хат сіз және жұмыс берушінің байланыс ақпаратынан (аты, мекен-жайы, телефон нөмірі, электронды пошта) басталуы керек. Егер бұл нақты хат емес, электрондық хат болса, сіздің қолтаңбаңыздан кейін хаттың соңында байланыс ақпаратын қосыңыз .
Байланыс ақпараты және сәлемдесу: Егер сіз хатты жеке адамға немесе жұмысқа қабылдау комитетіне жазсаңыз, олардың байланыс ақпаратын хаттың үстіңгі жағына және сәлемдесуіңізге қосыңыз. Егер сіз жалпы хатты жазсаңыз, онда сіз « Кімге алаңдаушылық білдіре аламыз» деп жаза аласыз немесе тек бірінші абзацпен хатыңызды бастай аласыз.
Сәлемдесу: Сіздің хатыңызды «Құрметті мырза / Әкесінің аты» деп бастаңыз. Жұмыс берушінің тегі туралы білмейтін болсаңыз, «Құрметті жалдау бойынша менеджер» деп жазыңыз. Егер үміткер академиялық бағдарламаға түссе, «Құрметті қабылдау комиссиясы» деп жаза аласыз.
Кіріспе: Сіз хат жазған адаммен қарым-қатынасыңызды түсіндіріңіз. Адамды қаншалықты ұзақ білетініңізді білуге болады. Содан кейін неге хат жазғаныңызды түсіндіріңіз. Компанияның атын, жұмысын, мектебін немесе адам қолдана алатын мүмкіндігін енгізіңіз. Мысалы, «Мен соңғы бес жылда Джеймс Смиттің XYZ компаниясында жетекшісі болдым, оны ABC компаниясында бас бухгалтер лауазымына ұсынуға қуаныштымын.
Денеге шолу: Хаттың құрамында үміткердің жеке қасиеттері (шығармашылық, төзімділік, сенімділік және т.б.), нақты дағдылар (тамаша қарым-қатынас дағдылары, ұйымдастырушылық дағдылар және т.б.) туралы нақты ақпарат бар. Мүмкіндігінше нақты болыңыз.
Бірінші параграф: Эталондық хаттардың бірінші абзацы сіз ұсынатын адамға, оның ішінде сіз білетіндігіңізге байланысты және сіз жұмысқа немесе магистратураға жіберу туралы анықтамалық хат жазуға жарамды екеніңізді түсіндіреді. Өзіңіз ұсынатын адаммен қарым-қатынасыңызды (жеке немесе кәсіби) атап өтіңіз.
Екінші абзац (және үшінші және төртінші)
Анықтамалық хаттың ортаңғы парақтары сіз жазған адам туралы, соның ішінде неге біліктілігі және қандай үлес қосатыны туралы ақпаратты қамтиды. Қажет болса, егжей-тегжейлі ақпарат беру үшін бірден артық абзацты пайдаланыңыз Бұл адамның неге білікті кандидат екендігі туралы нақты мысалдармен бөлісіңіз. Егер сіз қолыңыздан келсе, адамға лауазымға қажетті дағдыларды табысты пайдаланғанын байқаған нақты жағдайларды байланыстырыңыз.
Белгілі бір жұмысқа , мектептегі немесе мүмкіндіктің ерекшеліктері мен дағдыларын сипаттауға тырысыңыз. Мысалы, егер адам менеджер ретінде жұмысқа өтініш білдірсе, адамның басшылығына және қарым-қатынас дағдысына назар аударыңыз.
Хатты жабу
Жабу параграфында қосымша ақпарат беруді және байланыс ақпаратын (телефон мен электрондық поштаны) ұсынуға кеңес беріңіз немесе қажет болған жағдайда қосымша сұрақтарға жауап беріңіз. Сіз бұл адамды «шын жүректен» немесе «ескертусіз» ұсынғаныңызды қайталай аласыз.
Қолы: Әріпті қолтаңбамен, қолмен жазыңыз, содан кейін терілген атыңызбен аяқтаңыз. Егер бұл электронды пошта болса, жай аты-жөніңізді, содан кейін сіздің байланыс ақпаратын енгізіңіз. Хатты бизнес-тұжырымдардың мысалдарымен қалай аяқтау керек.
Ұсыным хат ұзындығы, пішімі және қаріп
Сізге хат жазуды бастамас бұрын: үміткерге өзіңіздің түйіндемеңізді, транскрипті, түйіндемеңізді немесе адамға нақты сипаттауға көмектесетін басқа материалдарды жіберуді сұраңыз. Сіз сондай-ақ ол қолданатын ұстанымның сипаттамасын және компания туралы ақпаратты сұрата аласыз. Сізде қаншалықты көп ақпарат болса, күшті ұсыныс жазу оңайырақ болады.
Ұзақтығы: ұсыным хат бір немесе екі абзацтан артық болуы тиіс; хаттың қысқаша мазмұны сізді жақсы білмейтіндігіңізді немесе оларды толығымен мақұлдамайтындығыңызды білдіреді. Дегенмен, хаттың қысқаша мазмұнын сақтап, бірнеше негізгі ойға назар аударғыңыз келеді, сондықтан бірнеше бетті жазудан аулақ болыңыз. Адамды қалай жақсы білетінін және неге оларды ұсынғаныңызды түсіндіретін үш-төрт тармақ тиісті ұзындық.
Пішім: Ұсыныс хаты әр параграфтың аралығымен бір аралықта болуы керек. Беттің үстіңгі, астыңғы, сол жағында және оң жағында шамамен 1 шаршы шегін пайдаланыңыз және мәтінді сол жаққа (көптеген құжаттардың туралануы) туралаңыз.
Қаріп: Times New Roman, Arial немесе Calibri сияқты дәстүрлі қаріпті пайдаланыңыз. Қаріп өлшемі 10-дан 12 пунктке дейін болуы керек, сондықтан оны оқу оңай. Қаріп өлшемін реттеу - хатыңызды бір бетке сақтаудың жақсы жолы.
Өңдеу: Жіберер алдында хатпен оқып шығыңыз. Сізде біреу басқа хатты редакциялауға болады, бірақ оның құпиялылығын сақтау үшін кандидаттың атын жасырыңыз.
Мысалды қарап шығыңыз
Құрметті ханым Джонсон,
Мен Saber Jones компаниясын Saber Marketing & PR компаниясында сандық маркетинг жөніндегі менеджер лауазымына ұсынуға қуаныштымын. A & B Media-дың маркетинг жөніндегі директоры ретінде, мен мұнда маркетинг жөніндегі серіктес ретінде жұмыс істеген кезде, Сара жетекшісі ретінде жұмыс істегеніме қуаныштымын. Жауапты, ұқыпты және өте жарқын, Сара А & В Медиада үздік таланттардың қатарында болды және мен оның біліктілігін және оның шеберлік жиынтығын мүлдем мақұлдадым.
Мені үстелге әкелген білімі мен оның өрістегі ең соңғы шыңдарға деген сүйіспеншілігіне үнемі таң қалдырды. Сара күшті түйсігі бар айқынды талдау дағдыларын біріктіреді, және мен оны әрдайым уақытты қанағаттандыруға және күтуімізді асып түсетініне сенетінімді әрқашан білетінмін. Бізбен бірге екі жыл бойы ол көптеген әлеуметтік жетістіктерге қол жеткізді, яғни біздің әлеуметтік медиа белсенділігін 20% -ға көтеріп, біздің веб-сайтты шығару мөлшерлемесін 10% -ға төмендету, сандық науқандар бойынша ROI-ны 15% -ға ұлғайту.
Сара өзінің кәсіби шеберлігі A & B Media үшін өте құнды болғанымен, ол сондай-ақ керемет командалық ойыншы болды. Оңтайлы, қызықтыратын және ыңғайлы болу үшін, Сара кеңседе болудың шынайы қуанышы болды және біздің компанияда, сондай-ақ бүкіл компанияда көптеген оң қарым-қатынастар орнатты.
Осыған орай, менің ұсынысыма өте сенімдімін және Сара Saber Marketing & PR үшін өте қолайлы болады деп есептеймін. Егер сіз Сара менен жұмыс істеген тәжірибем туралы көбірек сөйлескіңіз келсе, менімен melissa@abmedia.com электрондық поштасына хабарласыңыз немесе 555-555-5555 телефоны бойынша қоңырау шалыңыз.
Құрметпен,
Мелисса Брэдли
Маркетинг директоры
A & B Медиа
melissa@abmedia.com
555-555-5555
Сіздің хатыңызды пішімдеу
Егер сіз жұмыс берушіге немесе мектепте хат жіберіп жатсаңыз, онда бизнес-хат форматына сәйкес болыңыз. Хаттың жоғарғы бөлігіндегі сіздің хатыңызды (әдетте жалдау бойынша менеджер) алған адамға арналған байланыс ақпаратын, күнін және байланыс ақпаратын қамтиды. Сондай-ақ, қолтаңба қолтаңбаңызды физикалық әріптің төменгі жағына қосыңыз.
Алайда, егер сіз осы хатты электронды түрде жіберіп жатсаңыз, сіз кез келген байланыс ақпаратын немесе хаттың жоғарғы жағындағы күнді қосудың қажеті жоқ. Оның орнына байланыс ақпаратыңызды электрондық пошта қолтаңбаңыздан кейін тізімдеңіз . Сондай-ақ, үміткердің атын, жұмыс істейтін жұмысын (бар болса) және сіздің хатыңыздың мақсатын көрсететін нақты, қысқаша тақырып жолына көз жеткізіңіз. Мысалы, тақырып жолында «Аты-жөні үшін ұсыныс - Адам ресурстары көмекшісі» деп оқуға болады.
Анықтамалық хат үлгісін қолданыңыз
Егер сіз не жазатынына сенімді болмасаңыз, анықтамалық хат үлгісін қолданыңыз және оны ақпаратты қосу үшін жекелендіріңіз. Үлгі - хатыңызды қалай пішімдеуді және хатта не енгізілетінін көрудің пайдалы жолы.
Сондай-ақ, өз хатыңызға не енгізілетіні туралы идеяларға арналған үлгі анықтамалық хаттарды көруге болады. Дегенмен, әріпті хатыңызды жазған нақты адамға қатысты етіп өзгертуді ұмытпаңыз.
Қосымша үлгілер: анықтамалық хат мысалдары