Бұл түсінік күрделі көрінуі мүмкін, бірақ жоба менеджменті қағидалары шын мәнінде ақылға қонымды және практикалық тұрғыдан негізделген.
Сіздің клиенттеріңізге жоба менеджменті ұсынғыңыз келе ме, немесе сіздің мақсатыңыз - жоба менеджері болу, жобаны басқарудың негізін қадамдық деп қарастырыңыз. Бастамас бұрын, сіз ұсынатын қызмет (немесе тағайындалған тапсырма) шынымен жоба болып табылатынын анықтаңыз.
Жобаны басқару бойынша жалпы басшылық
Сіз қандай да бір жоба бар ма немесе жоқ па деп шешесіз? Оны төмендету үшін басқарудың екі түрлі бағытын функционалдық (немесе жалпы) басқару мен жобаларды басқаруға бөліңіз.
Функционалдық немесе жалпы басқару - тапсырманың үздіксіз жұмысы. Мысалы, сіз технологиялық компанияға иелік етсеңіз және резервтік қолдауды қамтамасыз ететін клиент болса, сіз өзіңіздің серверлеріңіздің сақтық көшірмесін жасай отырып, жыл сайынғы есептік жазбаны үнемі басқарасыз және оларды апта сайынғы қызмет туралы есеппен қамтамасыз етесіз. Егер сіз оны бес жыл бойы жасасаңыз және клиентпен жаңартылатын келісімшарт жасасаңыз, сіздің жұмысыңыз үздіксіз және сондықтан жалпы немесе функционалды болады.
Егер сіздің клиентіңіз жаңа мазмұнды басқару жүйесін енгізгіңіз келсе және жаңа жүйені дамытуға бір жыл болса және оның дамуын басқаруға кеңес берсеңіз, сіздің клиент сізді жобаға тартты.
Сол сияқты, сіз адам ресурстарымен жұмыс істесеңіз және сіздің жұмысыңыз кафедра бюджетін басқару және кіші серіктестерге бақылау жасау болса, онда сізде функционалдық жұмыс бар, себебі ол белгілі бір аяқталмаған үздіксіз жұмыс.
Екінші жағынан, сізде бірдей кадрлық жұмысыңыз бар болса және сіздің департаментіңіздің директоры сізге жаңа жұмысқа қабылдау бағдарламасын (және сізді мерзім мен бюджетпен қамтамасыз етуді) сұрайды және сізді жоба менеджері етеді, онда бұл жоба басталу және аяқталу күні бар және тапсырма тек бір рет болады.
Сіздің жобаңызды үш бөлікке бейнелеу
Енді сіз жобаның не екенін түсінесіз, жобаны басқаруды жақсырақ қарастыра аласыз. Алынған бағдарламаны мысал ретінде пайдалану арқылы енді жобаға деген қажеттілік бар екенін білесіз, келесі қадам қажетті көлемді, уақытты және қажетті бюджетті анықтайды.
Жобаны басқару - жобаны жоспарлау, ұйымдастыру және бақылау, жобаны іске асырудың көлемі, бюджеті және уақыты. Жобаны көрнекілендіруге көмектесу үшін, қарапайым пирамида салу. Пирамиданың әрбір бағыты жобаның үш негізгі бөлімінің бірі (яғни, көлемі, уақыты және бюджеті). Пирамида ортасында бос жер - жеткізілетін өнімнің сапасы . Пирамида сіздің жобаңызды жоспарлаған кезде маңызды элемент болып табылады, себебі сіздің үш негізгі бөліміңіз өсуі немесе азайғаны сияқты өнімнің сапасына әсер етеді.
Жобаның көлемі
Ауқымды анықтау - бұл жобаны басқарудың ең күрделі және күрделі бөлігі.
Жоба туралы толық ақпарат бастапқыда белгісіз, сондықтан жобаны орындау үшін қандай іс-шаралар мен тапсырмалар қажет екенін бағалау қажет. Ауқымы сіз жеткізетін соңғы өнімді шығару үшін жасалатын барлық түрлі іс-шаралар мен тапсырмалардан тұрады. Жоба ауқымын анықтау жобаны аяқтау үшін қажетті уақыт пен бюджетті анықтауға көмектеседі. Бастаудың жақсы жолы - бұл тапсырманы орындау үшін қажет деп санайтын нәрселерді жазу. Әрі қарай, барлық әрекеттер туралы толық ақпарат алу үшін басқалармен кеңес алыңыз.
Жобаның уақыты
Бастапқы көлемді орнатқаннан кейін, әр іс-әрекетке және тапсырмаға уақыт бөле бастай аласыз, сонымен қатар, жобаларға үлкенірек сурет қарауға болады. Өзіңізге қандай іс-әрекеттердің бір уақытта жүретінін және бірізділікпен жүретінін сұраңыз.
Сондай-ақ, жобаның іс-әрекетін қанша адам тексеретініне назар аударыңыз, себебі бұл қадамды аяқтау үшін уақытты қозғайтын болады. Үш адам оны қарап шығу керек болғанда қарапайым тапсырманы қанша уақытқа созуға болатыны таңқаларлық. Уақытты есептегеннен кейін, жинақталған іс-әрекеттер мен тапсырмаларды аяқтау үшін сіз жобалық топқа арналған жобалар кестесін құруға дайын боласыз.
Жобаның бюджеті
Осы сәтте сіз жобаның (көлемі) және ұзақтығын (уақытын) белгілеп қойдыңыз, Қазір бюджетті анықтау уақыты келді. Жоба үшін уақыттың мөлшерін есептеу сияқты көп нәрсені жиі басқаларға кеңес беру керек, оның ішінде нақты бюджетті айқындау үшін бөлімше жүргізеді. Бюджет көптеген әрекеттерден тұрады, соның ішінде адамдар мен материалдарды, сондай-ақ олар қаншалықты қажет (материалдар) және қолданылатын материалдарға қатысты.
Байланыс - кілт
Клиент (немесе басшы) көбінесе жобаны алдын-ала белгіленген уақыт пен бюджетте жобаның ауқымын ескерусіз аяқтауды қалайды. Бұл мәселе әрдайым дерлік, жобаның көлемі уақыт пен бюджеттің шектеулері ескеріле отырып, орынды түрде аяқталмайды. Нәтижесінде, жобаны басқарудың бөлігі клиенттің немесе бастықтың көмегімен жобаның ауқымын талқылау. Келіссөздер барысында, сондай-ақ жобаның бүкіл ұзақтығы, таза қарым-қатынас сізге қажетті ең маңызды дағды. Неғұрлым анық сіз осы проблемаларды шешу жолында, сіз бақытты немесе сіздің бақытты болады.