Ақпараттық технологияларға деген қажеттіліктерді анықтау үшін сұрақ қою
Бірақ HR және басқа басшылар барлық мәліметтерді басқаруға арналған HR-ақпараттық технологияларының ең жақсы түрін таңдайтындығын және олардың таңдаған шешімі уақыттың сынағына ұшырайтынын қалай біледі?
Төменде адам ресурстарының ақпараттық технологияларын таңдау барысында сұрақ қоюға және жауап берудің негізгі сұрақтары берілген.
- HR-ақпараттық технологиялар бағдарламалық қамтамасыз етілуін қамтамасыз ететін икемділік пен ауқымдылық дәрежесі қандай? HR мамандары бағдарламалық жасақтама бірнеше Excel электрондық кестелерінен, дерекқорлардан және қағаз құжаттардан деректерді импорттауға немесе басқа жүйелер мен деректердің барлық түрлерімен интерфейс бере алатын деңгейге ие бола алатынын анықтауы керек.
Бағдарламалық жасақтама ақпаратты бірнеше көзден алуға және сүзуге қабілетті болуы керек. Ең дұрысы, бұл процесс автоматтандырылуы керек. Көптеген онлайндық тіркеу шешімдері деректерді өздерінің жүйелерін жаңартуға тасымалдаушыға жібермес бұрын қолмен басқаруға талап етеді. Жаңарту пішімін, тасымалдау кестесін және жеткізу әдісін автоматтандыру есеп беру және жарамдылық мәселелерін жоюға көмектеседі. - Бағдарламалық қамтамасыз ету HR компаниясының компаниясына және артықшылықты тасымалдаушы ережелеріне сай бола ма? Мүмкіндігінше есепке алу қозғалтқышы әрбір тіркеу іс-әрекетін бағалайды және кез-келген қажетті ережелер жиынтығын, хабарларды, ескертулерді және қалаған талаптарды қанағаттандыру үшін арнайы әзірленген нұсқаларды қолданады. Бағдарламалық жасақтама компания мен тасымалдаушылардың қандай да бір жарамдылық ережелерін сақтауы керек.
- HR-ақпараттық технологиялары ұйыммен бірге өсіп, кеңейте ала ма? HR қызметкерлердің жаңа қызметкерлерді , кеңселерді, артықшылықты өзгертуді және ережелерді алға тартып, технологияның өсу қабілеттілігін бағалауы керек. HR осы элементтердің әрқайсысы үшін табалдырықтары туралы сұрауы тиіс.
- HR-ақпараттық технологиялық бағдарламалық қамтамасыз ету басқа жүйелермен біріктіруге қабілетті ме? Еңбекақыны төлеу және басқа да қызметтер көбінесе артықшылықты басқару сияқты ақпараттың көп бөлігін құрайды. Ақпараттық және басқа қызметкерлер туралы ақпарат бір жүйеге енгізілген кезде, HR басқа жүйемен бөліссе, үлкен тиімділікке қол жеткізе алады. Қызметкерлерді іріктеуді қадағалау тағы бір қажетті функция болып табылады.
- Кім шешім қабылдауға немесе құрылысқа жауапты? Тренинг қандай деңгейде? Кейбір шешімдер клиенттің бастапқы іске асырылуымен тығыз байланыста болуын талап етеді, ол қазірдің өзінде жұмыс істейтін HR-әкімшілері үшін басым болуы мүмкін.
HR кадрлар даярлаудың деңгейін және техникалық сараптаманы қажет ететін уақытты және күтілетін уақытты нақты түсінуі керек. Осы тақырып бойынша шешімдерді жеткізушілерді сұрастыру бастапқыда қарапайым болуы мүмкін, бірақ елеулі технологиялық сараптаманы қамтуы мүмкін нәзік аймақтарды түсінуге мүмкіндік береді. Содан кейін HR персоналдың ақпараттық технологияның құны мен ROI-нің ықтимал азайтылуына нақты кедергі болатын нақты міндеттерді анықтай алады. - Егер тренинг қатысса , онда ақы бар ма? Оқытудың ақысы, сондай-ақ, уақытты алып тастау және сыртқы саяхаттауға кететін шығындарды қоса алғанда, бағаланады. HR қызметкерлерінің ақпараттық технологияларын қабылдауына жұмсалатын барлық қиын және жұмсақ шығындар туралы хабардар болу керек.
- Деректер кімге ие болады? Бұл сұрақтың жауабы Адам ресурстарын басқару ұйымы болуы керек . Компаниялар деректерді кез-келген қосымшалармен қамтамасыз етушіге (ASP) тасымалдай алады. Егер деректер тасымалдағыштың меншікті серверінде болса, компанияны тасымалдаушыларды ауыстыру қажет болса, кейде қосымша ақы алынуы мүмкін.
- Техникалық күтім мен күтімнің қандай түрлері қажет? Бағдарламалық қамсыздандыру компанияның орнында жұмыс станцияларында немесе серверлерде орнатылса, сол технологияға үнемі жаңартулар жиі талап етіледі және оны жоспарлау және басқару қиын болуы мүмкін. Қызметкерлер туралы ақпарат технологиясына арналған жаңартулар автоматты түрде бағдарлама сервис жеткізушісі (ASP) немесе бағдарламалық қамтамасыз ету (SaaS) үлгісі ретінде қол жетімді бағдарламамен автоматты түрде жасалады.
- HR-ақпараттық технологияларға қандай қауіпсіздік шаралары енгізілген ? Егер бағдарламалық жасақтама желіде, ASP немесе SaaS үлгісінде қол жетімді болса, провайдер күнделікті сақтық көшірмелерді, резервтік серверлерді ұсынуы және қорғау қабаттарын қосуы керек. Ақпараттың жоғалуы немесе рұқсат етілмеген персоналдың қолжетімділігін қамтамасыз ету үшін қосымша жүйелер мен процедуралар болуы керек. HR басқа басшылармен консультацияларда HR-ақпараттық технологияға кімнің рұқсат етілетінін және қандай деңгейде шешілетінін шешуге айрықша өкілеттіктері болуы керек.
- Қызметкерлер зейнетақы жоспарларына тіркеліп, өздерінің жеке деректеріне нақты уақыт тәртібінде өзгертулер енгізе ала ма және жоспарларды таңдауға мүмкіндік бере ме? Қызметкерлерге қолжетімділік кең таралған, компьютерлерге жалпы қолжетімділікті ескере отырып берілген болуы керек.
Қызметкерлердің көпшілігінің үйде Интернетке кіру мүмкіндігі бар. Қызметкердің өзін-өзі қамтамасыз ету уақыты мен ақшасын үнемдеу үшін үлкен әлеуетке ие. Өзін-өзі танудың жақсы жүйесі өздерін және өздерінің асырауындағы адамдар туралы ақпаратты енгізу арқылы қызметкерлерді біртіндеп бағыттайды.
Жүйе қол жетімді жоспарларды нақты көрсетуі керек және қызметкерлерге олардың ыңғайлылығы бойынша таңдау жасауға мүмкіндік береді, бұл процестерді шеберлермен бірге жеңілдетеді. Қызметкерлер, сондай-ақ, тәуелді адамдарды қосып, қажет болған жағдайда ақпаратты тәулігіне 24 сағат, аптасына жеті күн, жыл бойы өзгертуі керек.
Бұл сіздің ұйымыңыздың адам ресурстары туралы ақпараттық технология қажеттілігін бағалаған кезде жауап беру үшін қосымша сұрақтар.
- Технология адам ресурстарына кімге қол жетімділікке рұқсат беретінін және қандай дәрежеде рұқсат берілуін қамтамасыз ете ме? Қызметкерлерге қолжетімділікті қамтамасыз ете отырып, осы технологияның көмегімен HR соңғы сөздерді беруге тиіс. Қызметкерлер барлық деректерді тасымалдаушыларға берместен бұрын бекітуге өкілеттілікке ие болуы керек, сондай-ақ, қызметкерлер мен басқа тұлғалардың қол жетімділігі дәрежесін анықтауы керек.
- HR-ақпараттық технологиялардан қандай есеп беру мүмкіндіктері бар? Есеп беру технологиясы бірнеше көзқарастар мен пішімдерді (электрондық кесте, PDF, HTML) ұсынуы, шешімді қабылдауды жақсарту үшін үлкен суретті бағалау және төмендету мүмкіндігін ұсынуы керек. Қызметкерлер кез-келген уақытта белгілі бір жоспарларға, көрнекі іс-әрекеттерге және қызметкердің артықшылықтарына және қызметкерлердің басқа да деректеріне қатысты демографиялық ақпараттың өзгеруін бағалауға тиіс.
- HR үнемдеуге көмектесу үшін бағдарламалық қамтамасыз ету нақты мүмкіндіктерді ұсынады ма? Өзінің ведомстволық қажеттіліктеріне қарай, HR қызметкерлері туралы ақпараттарды өңдеу технологиясын, COBRA саясаттары үшін хабарландыруларды және шоттарды басқаруға, өзін-өзі есеп беруді және заң жобаларын келісу құралдарын ұсынуды және нақты есеп беруді сұрай алады.
- Бағдарламалық қамтамасыз ету HR қызметкерлерге жақсы қарым-қатынас жасауға көмектесетін нақты мүмкіндіктерді ұсынады ма? Кейбір бағдарламалар қызметкерлерге қызметкерлермен бірнеше деңгейде қарым-қатынас жасауға мүмкіндік береді - бұқаралық электрондық пошта арқылы, электронды бюллетень тақталарымен және нақты сүзгі критерийлері бойынша (орын, бөлім, сақтандыру жоспары, тіркеу мәртебесі, зейнеткерлік жағдай және т.б.). HR ақпараттық технологиялар жүйесі. Байланысудың көптеген құралдарын пайдалану процестерді одан әрі автоматтандыруға және HR-ге мақсатты хабарларды жақсартуға көмектесе алады.
- HR ақпараттық технологиялары жүйесі тексерістер мен теңгерімдерді қамтамасыз етеді ме? HR-ті мәмілелерді мақұлдаудан басқа HR-ақпараттық технологиялардың көптеген жүйелері HR-де жүйедегі деректермен келісетіндігіне көз жеткізу үшін аудиторлық аудиторлық есеп-шоттардағы привратник ретінде жұмыс істеуге мүмкіндік береді. Бұл:
- тасымалдаушы шот-фактураларының дәлдігін,
- уақыт пен ақшаны үнемдеу,
- Қызметкерлерді қабылдау және уақтылы тапсыру
- Қызметкерлер қамқорлыққа шыққан кезде қол жетімділікті растау.
- Тасымалдаушылармен ақпарат қалай алмасады? Және осы өзара әрекеттесуге кім жауапты болады? HR-ақпараттық технологиялық жүйені интеграциялау тек қана бағдарламалық жасақтаманың қарым-қатынасы бар байланыс операторларының санымен ғана емес, қосылатын байланыс түрімен де бағаланады. Тасымалдаушылармен жеңілдікті басқару бағдарламасы арқылы табысты әрекеттесуді қамтамасыз ету көптеген қадамдарды талап етеді, соның ішінде:
- бастапқы іске асыру деректерінің санағын жинау;
- тұрақты ақпарат алмасу үшін бастапқы интеграцияны қалыптастыру;
- сенімді деректерді алу және дұрыс қолдану үшін күнделікті немесе апталық әрекеттестікті үйлестіру;
- тұрақты жаңартуларды қарау;
- Тасымалдаушының тіркеуге қойылатын талаптар реттеушілерге сәйкес орындалады; және
- Деректерді алмасудың өзара байланысын жақсарту үшін әрбір тасымалдаушымен белсенді байланыс орнату.
Әр тапсырма үшін кім жауапты екенін білу өнім ұсынатынды толық түсіну үшін маңызды. Әрбір бағдарлама провайдері жоғарыда көрсетілген тапсырмалардың барлығын, барлығы үшін, әр түрлі деңгейде интеграциялануын ұсынады. HR компанияны таңдаған тасымалдаушыларымен күшті, тұрақты және тығыз қарым-қатынастарды көрсететін жеткізушілермен жұмыс істеуге тырысуы керек.
Көптеген провайдерлер тасымалдаушымен қабылдануы мүмкін немесе қабылданбайтын ANSI 834 жалпыға ортақ файлды жіберуге мүмкіндік береді, бұл жиі топтың өлшемінен әсер етеді. Менеджерлер проблемаларды болдырмау үшін әр тасымалдаушының қажеттіліктеріне бейімделген таза, жарамды трансферттер (мәміленің жарамдылығын қамтамасыз ету) ұсынатын провайдерлерді іздеулері керек. Олар сондай-ақ тасымалдаушының меншікті, нақты аудару тілімен өзара әрекеттесу үшін арнайы EDI (Electronic Data Interchange) бөлімі бар провайдерлерден іздеулері керек.
- Клиенттерге қызмет көрсету деңгейі қандай? Қызмет үшін қосымша ақы бар ма? HR қызметкерлерге қызмет көрсетудің онлайн-анықтамасы, онлайн-чат, электронды пошта арқылы қолдау, тірі адаммен әңгімелесу немесе олардың комбинациясы арқылы анықталған көмекке қол жеткізу деңгейін анықтауы керек. Пайда мен басқа HR ақпаратының сезімталдығын ескере отырып, менеджерлер көмекке тікелей байланысты болғаннан кейін 24 сағат ішінде сұрауларға жауап күтеді.
- HR-ақпараттық технологиялардың құны қандай және ол артықшылықтардан асып түседі ме? HR барлық қызметкерлерге ұсынылатын жеңілдіктермен қатар, жылдық, айлық және біржолғы төлемдерді қоса алғанда, кадрлық ақпараттық технологиялардың толық құнын бағалауы тиіс. Біршама қымбат жүйе қызметкерлерге өздерінің жазбаларын сақтауға және үлкен ыңғайлылықты, уақытты үнемдеуді және дәлдігін ұсынуға мүмкіндік беретін ерекшеліктермен айырмашылықты төлеуден артық болуы мүмкін. Бұл факторларды персоналдың ақпараттық технологиялық жүйесін таңдау кезінде қарастыру керек.
Ақпараттық технологиялардың кадрлық жүйелеріне деген қажеттілік артып келеді. Қызметкерлер персоналы HR ақпараттық технология жүйелерінде көптеген нұсқаларды табады, барлығының барлығын талдау және өлшеу маңызды.
HR ақпараттық технологиялар жүйесін таңдау бөлім мен компанияның қажеттіліктерімен бірге өсетін инвестициялар ретінде қарастырылуы керек . Бұл сұрақтар сізді компанияңыздың тиісті HR-ақпараттық технологиясына әкеледі.