Қызметкердің Қызмет Міндеттеріне Қызметкерлер Қандай Қажеттілігіне жауап береді?
HR сондай-ақ , олардың өмірлеріндегі маңызды және маңызды оқиғалар, соның ішінде неке, босану және ауыр сырқатпен күресу арқылы қолдайды.
Бірақ тым жиі бірдей сұрақтарға жауап беру немесе қарапайым мәмілелерді аяқтау сияқты әдеттегі әкімшілік қызметтер HR уақытының көп бөлігін жұмсайды.
Әкімшілік жұмыс жүктемесін азайтыңыз
Әкімшілік жұмыс жүктемесін төмендету кілті - қызметкерлерді өздігінен жетілдіре түсуге және көп күнделікті міндеттерді автоматтандыруға үйрету. Қызмет көрсетуді басқару тәсілін қолдану көмектеседі. Қызметтерді басқару қарапайым әкімшілік қызметтерді жеткізуді жеңілдетеді, құндылығы жоғары қызметке назар аудару үшін уақытты босатады.
Қызметкерлердің тән ұйымдық құрылымы қызметкердің деректерін және төлемге байланысты қызмет түрлерін басқаруға арналған жүйелер болуы мүмкін. Дегенмен, қызметкердің сұранысын қанағаттандыру және сұраныстарды қанағаттандыру үшін автоматтандырылған жүйе болмауы мүмкін.
Қызметкер әділқазылар алқабына шақыруды алған кезде не болатынын қарастырайық: мүмкіндіктері, компания жұмыс уақытынан тыс уақытқа қызметкердің өтінішін қанағаттандыру үшін жеке құжаттарға немесе электронды хатқа сүйенеді.
Қызметкерлердің өзара әрекеттесуі электронды пошта мен электрондық кестелерді пайдалану арқылы жиі қадағаланғандықтан, қызметкерлердің сұраулары жиі жіберілмейді немесе жіберілмейді. Бұдан кейін қателіктер пайда болады, әрі қарай бұзылулар мен кадрларға қосымша жұмыс жасайды.
Электрондық пошта арқылы сұраныстың тоқтап қалуын немесе процестің таралуын анықтауға және жоюға жеңіл жол жоқ.
Сол сияқты, қызметкерлердің қажеттіліктерін талдау және жауап беру қиын, мысалы, жиі сұралатын ақпаратты анықтап, он-лайн режимінде қол жетімді екеніне көз жеткізіңіз.
Қолмен жұмыс жасайтын әкімшілік процестер қызметкерлердің жұмысын бұзады және HR топтарында үлкен ағынды құрайды. Жақында жүргізілген сауалнамаға сәйкес, HR қызметкерлері аптасына 12 сағаттан орташа уақытты қызметкердің қоңырауларын және электрондық пошталарын басқарады.
Қызметкерлердің қажеттіліктерін қанағаттандыруға қызмет көрсетуді басқару тәсілі
Қызметті басқару тәсілі жанға бататын, уақытты қажет ететін процестерді жояды. Бұл тек электрондық поштаны алмастырмайды - бұл қызметкерлер HR-мен қалай жұмыс істейтінін өзгертеді.
Қызмет менеджментін әкімшілік ассистент пен жоба менеджерінің тамаша тіркесімі ретінде ойлап көріңіз. Ол бірден қызметкерлердің сұрауларына жауап береді, жағдайларды жетілдіреді, қайталанатын қолмен жасайтын процестерді автоматтандырады, тіпті борттық және оффлинг сияқты қызметкерлер арасындағы күрделі ведомстволық әрекеттерді басқарады.
Қызметті басқару қателіктерді ешқашан ұмытпайды немесе жасамайды, әрқашан адамдармен жұмыс істей отырып, оларды қадағалап отырады және оны шеше алмайтын мәселе бар-жоғын білуге мүмкіндік береді. Сондай-ақ, сіздің қызметкерлеріңіз өз уақытын қайда жұмсайтындығын көрсетеді - осылайша ресурстарды орналастыруды оңтайландыруға және өнімділікті арттыруға болады.
Қызмет менеджменті қазіргі адам капиталын басқару жүйесін алмастырмайды, ол онымен біріктіріліп, оны толтырады, бұл сіз бүгінгі күні электронды пошта арқылы сіз ең алдымен жұмысыңыздың көрінуі мен бақылауына жол ашады.
Ол сондай-ақ қызметкерлерге көрінетін деңгейді қамтамасыз етеді. Олар өз өтініштерінің күйін көріп, оларды тапсырғаннан кейін көп кешікпей қара дырға түсіп қалғанын сезінбейді.
Қызметкерлерге олардың өтініштерінің орындалуын қадағалау қабілетімен қамтамасыз ету, қызметкерлердің HR-ін әкімшілік жүктемесін одан әрі қысқартуды жеңілдететін электрондық пошталар, телефон қоңыраулары мен HR-ға барудың санын азайтады.
Қызметтерді басқару тәсілінің артықшылықтары
Қызметтерді басқару веб-негізделген HR-порталдан басталады, онда қызметкерлер HR-ақ ақпаратты таба алады және HR-қызметтерін сұрайды. Ең дұрысы, қызметкерлер осы порталға жұмыс компьютерлерінде, үйдегі компьютерлерде, ноутбуктерде және смартфондар мен планшеттерде қол жеткізе алады.
Бұл олардың негізгі HR қажеттіліктерін бақылауға мүмкіндік береді - мысалы, жеңілдіктерді қабылдау немесе күйді өзгерту жаңартулары.
Қызметкерлер өздерінің қажетті қызметтерін қызметтер каталогынан немесе порталдың білім базасында ақпаратты іздейді.
Қызметкер портал арқылы сұранымды жіберген кезде, қызмет басқару жүйесі автоматты түрде іс-қимылды жасайды және оны толық орындалу процесі арқылы бақылайды. Бұған іс-әрекетті HR сарапшысына тапсыру, іс-әрекетті әр адамның жеке-дара іс-қимылына қарай автоматты түрде бағыттау және іс жүргізудің толық тарихын сақтау кіреді.
Бұл қызметті басқа бөлімдерге де кеңейтуге болады. Мысалы, қызмет көрсетуді басқару жүйелері АТ-шоттарын автоматты түрде орната алады немесе борттық процестің бір бөлігі ретінде жаңа жұмысқа арналған кеңсе кеңістігін сұрай алады.
Қызметтерді басқару жүйесі HR-қызметтерін жеткізу процесінің аяғына дейін жетеді және осы процестердің қалай жұмыс істейтінін біледі. Мысалға, іс-қимыл тоқтатылған кезде автоматты түрде сізге хабарласа алады.
Ол сондай-ақ KPI-лердің кең ауқымын және басқа да технологиялық өлшеулерді жасайды - мысалы, сіздің қызметкерлеріңіз қызметкерлер сұрауларына қаншалықты жауап береді. Ол кез-келген мазмұндағы кемшіліктерді анықтауға және толтыруға мүмкіндік беретін білім негізіндегі сұраулардың түрлерін талдай алады.
Қорытынды
HR мамандары адамға көмектесуді қалайды, себебі күндерді құжаттарды тапсырмайды, электронды кестелерді жаңартады және электрондық поштаға жауап беруді қалайды. Көптеген сұранымдар мен құжаттарды қағаздармен қаптап, олар жұмыс істеуге кедергі келтіретін жұмыстарды тоқтатады және олар көмектесуге тырысады.
HR қызметі провайдер болып табылады және өз әріптестері провайдерлерінің, АТ бөлімінің үлгісін көре алады. Ақпараттық технологиялардың анықтамалық сұранымдарын беруді және орындауды автоматтандыру үшін сервистік басқару тәртіптерін қолдану үшін көптеген кәсіпорындарда АТ өз жұмысын бастады.
Бұл тапсырмаларды автоматтандыру АТ-ға компанияға кеңірек бизнес мақсаттарына жетуге көмектесетін және АТ-ның құндылығын жақсы көрсете алатын стратегиялық жұмысты күшейтуге мүмкіндік береді.
Сервистерді басқару тәсілі қызметкерлерді жоғары сапалы қызметтермен қамтамасыз ету және қызметкерлердің қанағаттану деңгейін жоғарылату арқылы бір уақытта өз жұмысын азайта отырып, өз кадрларын бизнес лидерлеріне бейімдеудің кілті болып табылады. HR өз уақытын және тәжірибесін өз бизнесін алға жылжытатын стратегиялық қызметке аудара алады.