Жобалық жұмысты және әдеттегі жұмыстарды айыра білудің 5 тәсілі
Командалардағы адамдармен сөйлескенде, олар көбінесе жобада жұмыс істеп жатыр ма, әлде әдеттегідей жұмыс істеп жүргені жай емес екеніне сенімді емес. Екі рөл де ұйымда талап етіледі және бірдей жарамды болып табылады, бірақ ол сіз жұмыс істеп жатқан нәрсені түсінуге көмектеседі, сонда ол ұйымдағы қай жерде орналасқанын көре аласыз.
Жобаның қандай екеніне және әдеттегідей бизнес бөлігі болып табылатынына сенімді болу үшін айырмашылықты анықтайық. Жобаның жұмысы мен бизнес арасындағы әдеттегі жұмыс сияқты бес маңызды айырмашылық бар. BAU ретінде қысқартылған «әдеттегідей бизнесті» жиі көресіз.
Жобалар бизнес өзгерту; BAU өзгерісті анықтайды
Біріншіден, өзгерістер қалай өзгеретіні туралы айырмашылық бар.
Бизнес әдеттегідей, бизнесті басқарады. Олар шамдарды ұстайды. Олар клиенттерге қызмет етеді және олар нысаналы көрсеткіштерге қол жеткізеді. BAU командалары, бұрыннан бар бизнес-процестердің жұмыс істемей жатқанын және олардың мақсатына сай келмейтінін біледі. Мұндай жағдайда, БАУ командасы өзгеру қажеттілігін анықтайды.
Стратегиялық шолудың бір бөлігі ретінде менеджер осы бөлімге немесе бизнес бөліміне өз мақсаттарына жету үшін қандай өзгерістер жасау керектігін ұсына алады. Немесе кафедрадағы жарқын ұшқын қызметкердің ұсыныс схемасы арқылы өзгертуге ұсыныс жасай алады.
Спектрдің екінші жағында, сіз бенефициардың бір жыл ішінде өз мақсаттарына жетуіне көмектесу үшін қажетті өзгерістерді аға менеджер дайындаған толық бизнес жағдайына ие бола аласыз.
Бұл тек бизнес-үдерістерді оңтайландыру емес. БАУ рөлдерінде жұмыс істейтіндер де нормативтік базаның өзгеруі немесе ұйымның бәсекелестік жағдайының бір бөлігі ретінде өзгеруі маңызды екенін түсінуі мүмкін.
Frontline қызметкерлері стратегиясын жеткізу үшін жұмыс істейді және олар сол жерде жүру үшін өзгеше болғысы келетінін біледі.
Жобалар - бұл өзгерістерді жүзеге асыру механизмі. Жобалар жобаны басқаруды пайдалана отырып БАУ функцияларына өзгерістер енгізеді. Жобаны басқарудың бұдан әрі қандай екенін түсіндіреміз. Жоба ұйымы БАУ ұжымдары анықтаған өзгерістерді жеткізу бойынша жұмыс жасайды. Бұл, әдетте, бизнестің және жоғарғы басшылықтың мақұлдауын мақұлдау процесін аяқтағаннан кейін орын алады.
Бұл жобалық рөлдегі адамдар бизнес тәжірибелерін жетілдіруді ешқашан болжай алмайды, бірақ олар өздерінің жобалық рөлінің бір бөлігі ретінде емес, қызметкер ретінде өз рөлін атқарады.
Сонымен қатар, сіз «бизнес өзгерту, бизнесті жүргізу» деп қорытындыласаңыз да, бұл жобаның соңында байқалады. Жобаның жүзеге асырылатын өзгерісі шығуды қамтамасыз ету болып табылады. Бұл жаңа бағдарламалық қамтамасыз ету, ғимарат, жаңа қызмет немесе тағы бір нәрсе болуы мүмкін. BAU командасы оны алу және оны іскерлік артықшылықтар беру үшін тиімді пайдалану үшін жауап береді. Басқаша айтқанда, жоба артықшылықтар алу мүмкіндігін береді, ал BAU операциялары артықшылықты алу мүмкіндігін пайдаланады.
Жобалар тәуекелдерді басқарады; BAU қаупін азайтады
Кəсіпкерлік қызмет үшін əдеттегідей, тиімділікке қол жеткізу үшін, BAU командалары операцияға байланысты барлық қауіптерді азайтуға тырысады. Ұйымдастырудың тұрақтылығын және қайталанатын үдерістерді жақсарту үшін бизнестен тыс анықсыздықты қабылдау - жақсы нәрсе.
Өздерінің сипаты бойынша бірегей және белгісіз болу үшін жобалар тәуекел элементін талап етеді. Компания жобаны жасау арқылы белгісіздікте біраз секіріс жасап жатыр, себебі ол өзгерістерді енгізіп, бұрын болмаған нәрсені жеткізеді.
Сондықтан жоба топтары ұйымның BAU тарапына өзгеше түрде тәуекелге ұшырайды. Жобаның менеджерлері жақсы нәтижелерді алу үшін оң және теріс тәуекелдерді басқаруға ұмтылады. Бұл тәуекелдің санын азайтуға, ол болашақта болатындығын шектеуге тырысуы мүмкін, бірақ ол басқа тәуекелдерді басқару стратегиясын да қамтиды.
Жобада қауіп төндіретіндігіңіз екіталай, бірақ BAU жұмысыңыздың жақсы себептері үшін мұны істей аласыз.
Жобалар уақытқа байланысты; BAU жалғасуда
Жобалардың бастауы, ортасы және аяқталуы бар. Бұл жобаның өмірлік циклі . Шын мәнінде, жобаның ең маңызды сипаттамасы - ол аяқталады. Жоба менеджері және жобалық топ осы уақыт ішінде жобада жұмыс істейді. Содан кейін команданың жұмысы аяқталу кезеңінде таратылады және аяқтау кезеңі аяқталады.
BAU тоқтатпайды. Сіз, әрине, бизнеске қажет болмаса, функцияны жаба аласыз немесе процесті тоқтата аласыз - бұл жоба ретінде басқарылатын болса да !. BAU функциясы алдын-ала болжанбайтын мерзіммен жұмыс істейді.
Жобалар капиталдандырылуы мүмкін; БАУ жиі бола алмайды
Жобалар капиталдандырылуы мүмкін, және көбінесе БГУ болмайды - сіз әдеттегідей жұмыс істеп тұрған бизнесіңіздің операциялық шығыстарына сенесіз. Басқаша айтқанда, жобалар мен «басқа» тапсырмаларды есепке алу әр түрлі.
Жобаны қаржыландыру көбінесе активті қызмет көрсетуге байланысты, яғни шығындар капиталдандырылуы мүмкін. Кейбір жағдайларда, сіз әлемде орналасқан жеріңізге және жергілікті бухгалтерлік есептің ережелеріне байланысты жобаның өзіндік құны желінің астына түсе аласыз.
БГБ шығындары, әдетте, opex (операциялық шығыстар) болып саналады және компанияның пайда мен шығындар шоттарында бақыланады.
Жобаны қаржыландыру және бизнесті қаржыландыру, тұтастай алғанда, өте мамандандырылған сала болып табылады, сондықтан сіздің ұйымыңызда капиталдандырылмау керек және қажет болмау туралы қандай да бір пайымдаулар жасамас бұрын қаржы мамандарыңыздан кеңес алу әрдайым жақсы. Бухгалтерлік есеп ережелері елден елге, тіпті ұйымнан ұйымға дейін, жеке кәсіпкерліктерде нақты процестер мен заттар жасау тәсілдерімен ерекшеленеді.
Күмәндансаңыз, әрдайым тексеріңіз!
Жобалар кросс-Функционалды топтарды тарту; BAU Функционалды командалары бар
Ақырында, жобалық топтардың макияжында үлкен айырмашылық бар. Жобалар, белгілі бір өнімді жеткізу үшін бірге жиналатын сарапшылардың көпсалалы топтарын тартады. Жобалық топты қалай ынталандыру керектігін білу өте маңызды, себебі кейде жобалар барлық адамдарға хабарланбайды. Егер адамдар жұмыс істеп жатқандары туралы нақты түсінікке ие болмаса, онда олар ең жақсы жұмысын жасамауға бейім.
Жоба командалары нақты рөлдерді толтыратын адамдардан тұрады. Бұл жұмыс тақырыбы емес, сонымен қатар жоба шеңберіндегі нақты міндеттер. Жобалық топтағы негізгі рөлдер:
- Жоба демеушісі
- Жоба басқарушы
- Аға жеткізуші (АТ немесе сыртқы мердігер немесе сатушы сияқты ішкі топ болуы мүмкін жұмысты орындауға жауапты ұйым)
- Тапсырыс беруші (бұл бөлек бөлімше менеджері немесе клиенттік қызмет ұйымы, жобаны ұсынатын тұтынушы сияқты болуы мүмкін)
- Тақырыбы сарапшылар (жобаны жүзеге асыру сәтіне өз үлесін қосатын адамдар немесе жобаның ұзақтығы үшін командаға әкелінген).
Жобалық топтағы рөлдер туралы көбірек біліңіз.
БАУ жұмысы, екінші жағынан, функционалдық топтармен басқарылады. Олар мамандар болып табылады, бірақ бөлісу ретінде топтастырылады және әдетте басқа топтарға жобалық командалардан басқа кросс-функционалды қабаттасумен үйлеседі.
Әдетте, олардың жұмыс істеуі және команданың мақсаттары туралы әдетте түсінікті. Оларда нақты мақсаттар мен кафедраның компанияда атқаратын рөлі туралы көзқарасы болады. Мысалға, клиенттерге қызмет көрсету тобына қызмет көрсететін, клиенттерге қызмет көрсету бөлімінің үлкен бөлігі ретінде жұмыс істейтін және тұтынушылардан сіздің өніміңіз туралы электрондық пошталар мысал бола алады.
Бұл күрделі: қабаттасу бар. Мысалы, клиенттің шақыру орталығында топ жетекшісі - өз саласының маманы. Олар жұмыс топтамасын және тұтынушы байланысына қатысты жобаның бір бөлігін жеткізуге байланысты ресурстарды басқару үшін жобалық топқа жіберілуі мүмкін. Бірақ жобалық жұмысында олар Клиенттерге қызмет көрсету тобының жетекшісі емес, тақырыптық сарапшы рөлін атқарады. Жобаның команда мүшесі ретінде, олар жоба бюджетінің бір бөлігіне жауапты болады және соңғы мақсаттарға жету үшін жұмыс қалай жүзеге асырылатындығына қатысты жоғары дәрежеге ие болады. Олар мұны өздерінің БАУ рөлінде болмауы мүмкін.
БАУ мен жобалар арасындағы қақтығыстар
Жобалық жұмыс және БАУ жұмысы бір-бірімен жақсы жағынан отыра алады, бірақ көбінесе кернеу болмайды. Бұл жобалар мәртебені қалпына келтіруге тырысады. Күш-мәртебесі жақсы жұмыс істейді, адамдар көбінесе өзгерістер сияқты емес, сол жерде әрдайым біршама кернеу болады.
Екіншіден, сіз адамдардан сіздің жоба тобына қосылуларын сұрағанда, олар лайықты қақтығыстан зардап шегеді. Өздерінің күнделікті жұмысына немесе жобасына бірінші жауапты ма? Берілген мақсаттар мен басшылықтан жобаға деген берік ұстаным осы жерде көмектесуі мүмкін, сондай-ақ, компания мен команданың басымдықтары қандай болуы керек екенін білу үшін байланыс желілерін ашық ұстау.
Үшіншіден, бизнесті жүргізуді үнемі қадағалап отыру керек. Бұл жобалар топтарының қаржыландырылуын қысқартуға болатындығын көрсетеді, сонымен қатар негізгі ресурстар ББҰ-ның рөлі мен мерзімдерін кері қайтарады, себебі ұйымның күнделікті жұмысын ұстап тұру жұмыстары назар аударады.
Жобаның менеджерлері мұны өкініп қояды, бірақ ол әрдайым осылай болады және ол болуы керек. Фантастикалық жобаны жүзеге асыруға ешқандай себеп жоқ, егер компания осы уақытқа дейін боранға ұшыраса және сіз өзіңіз құрған нәрселерді қолдануға ешкім кетпесе!
Осы нұсқаулықтарды ескере отырып, жобаларда немесе BAU немесе екеуінде де жұмыс істеп жатқаныңызды көру оңай.