Анықтау бойынша, жобалар тұрақты операциялық қызметтен өзгеше уақытша және бірегей бастамалар болып табылады. Көптеген фирмалар өздерінің бастамаларын басқаруға үйретілген, сертификатталған жоба менеджерлеріне сүйенеді, алайда жобалау дағдылары барлық кәсіпқойлар үшін көбірек талап етіледі.
Бұл мақалада кәсіби жоба менеджерлері үшін жақсы жұмыс істейтін тәжірибені қабылдауда мүдделі мамандарға арналған жобаны жоспарлауға кіріспе ұсынылады.
Жобаңызды шынымен анықтап, жоспарлау үшін уақыт бөліңіз:
Жобаның менеджерлері жобаның жалпы ұзақтығының айтарлықтай бөлігі жоспарлауға жұмсалатындығын түсінеді. Көптеген жобалар әлемінде жұмыс істей бастадық, бұл жобалар әлемінде сіз сатып алатын жиһаздың бір бөлігіндегі нұсқаулықты оқып-үйренуге болмайды. Мүмкіндік - бұл нұсқаулықты оқымай, жұмысты орындау үшін шабуыл сіздің күш-жігеріңізді бір сәтте елеулі проблемалар тудырады.
Жұмысқа кірісуге емес, бірнеше маңызды мәселелерді шешуге өте маңызды:
- Сіз дәл нені жасайсыз? Мүмкіндігінше нақты болыңыз.
- Қашан аяқталуы керек?
- Жобаны аяқтау үшін сіз қандай ресурстарға (адамдарға, жабдықтарға және бюджетке) қол жеткізе аласыз?
Жоғарыда аталған үш тармақ көлемді мәлімдемелердің негізгі компоненттері болып табылады . Әр жоба жетекшісі жұмыстың басталу уақытын алдын-ала айқындауға тырысады.
Компанияның мерекелік іс-шараларын өткізу туралы бастамасы:
Компанияның мереке күніне арналған ауқымды мәлімдемесі келесідей болуы мүмкін:
Біздің мақсатымыз - компанияның 100 қызметкеріне және олардың маңызды біреулеріне желтоқсан айының соңына дейін 10 000 АҚШ долларынан аспауы керек мереке ұйымдастыру және жоспарлау. Біздің жоспарлау және үйлестіру Бас директордың қадағалауымен 4 мүшелік комиссиядан тұрады. Партияда ашық бар, жабылған тамақ, десерт және көңіл көтеру бар.
Осы қарапайым, бірақ маңызды мәлімдеме жасау үшін уақыт бөліп, жобаға қатысатын командаға қуатты басшылық ұсынады. Әр адам жобаның табиғатын, уақытты, ресурстарды және бюджетті түсінеді.
Дискретті жұмыс блоктарына енуді қысқарту:
Жобаның менеджерлері белгілі бір уақыт кезеңінде кез келген адаммен аяқталуы керек жобаның барлық жұмысын анық, әрекет етуші шарттармен сипаттау үшін жұмыс жасау құрылымы деп аталатын бір нәрсе жасайды. Сіздің жағдайыңызда жұмыс бұзылуы мыналарды қамтуы мүмкін:
- Орынды анықтау.
- Бөлменің болуын растаңыз және оны депозитте құлыптаңыз.
- Азық-түлік параметрлерін таңдаңыз.
- Жолақты және бардың құрамын растаңыз.
- Десерт нұсқаларын анықтаңыз.
- Шақыруды тағам таңдауымен жасаңыз және таратыңыз.
- Қайтарылған шақыру негізінде тағам таңдауын аяқтаңыз.
- Ойын-сауық түріне қатысты шешім қабылдаңыз.
- Көңіл көтеру мүмкіндіктерін қарап шығыңыз және таңдаңыз.
- Асхана бөлмесін орнатуды растаңыз.
- Қонақтар үшін үстелдік сыйлықтарды сатып алу.
- Шараны үйлестіру және жеткізу.
Жобаның менеджерлері жобаның жұмысының бұл бөлігін ресурстарды немесе мерзімдерді есепке алмай, бірақ ми шабуылдау форматында көбейтті. Жобаның көлеміне жету үшін қажетті барлық жұмыстар анықталғаннан кейін, оны тәртіпке келтіру, жауапкершілікті тағайындау және сіздің команда мүшелерінен уақытты және шығын сметасын сұрастыру керек.
Жұмыстың бөлінуінен жоба жоспарын құру:
Алдыңғы бетте анықталған қарапайым жұмыстарды аяқтағаннан кейін, қазір:
- Жобаның ауқымына жету үшін барлық негізгі элементтердің сәйкестендірілгенін растаңыз.
- Жауапты тараптың негізгі жұмыс тапсырмаларын көрсететін жұмыс элементтерін кім басқаратындығын және жауапкершілік матрицасын жасауды растаңыз.
- Әр команда мүшесінің өз тапсырмаларын қарап шығып, уақыт пен шығын сметасын анықтайтынын, жазбаша мерзімдерін анықтаңыз, ресурстық қажеттіліктерді жинақтап, олар өздері жауап беретін жұмыстарды мұқият бағалағанына көз жеткізіңіз.
Жоғарыда көрсетілген қадамдар аяқталғаннан кейін, жобалық топ оқиғаларға кез-келген тәртіпті реттеп, ресурстарды немесе қақтығыстарды әлеуетті жоспарлаудың кез келгенін атап өту үшін бірігіп жұмыс істеуі керек. Ескерту: жоба жетекшісі осы қадамды желі диаграммасын жасап , критикалық жолды есептеп, одан кейін компьютерлік бағдарламалық қамтамасыз ету көмегімен жиі ресурстарды жоспарлау арқылы жасайды.
Бейресми әдістерді пайдаланып кішігірім жобаңыз үшін, элементтерді бірізділікпен орналастырудың қарапайым пост-ескертпе түрінің тәсілі қажет болуы мүмкін. Бұл үдеріс сізге қатысты қадамдардың толық бейнесін және керемет мерекелерді жоспарлау мен жеткізудің соңғы мерзімін жасауға мүмкіндік береді!
Жұмысты бастау:
Енді сіз жобаны дұрыс қамту үшін уақытты таңдадыңыз, негізгі тапсырмаларды, тапсырмалардың реттелуін және бағаланған уақыт пен ресурстық талаптарды анықтаңыз, сіз өз командаңызға жүктелген жауапкершіліктеріңізді орындауға дайын боласыз. Бейресми жоба менеджері ретіндегі рөліңіз жұмысқа бақылау жасау, топ мүшелерін қолдап, қиындықтарды анықтауға көмектеседі. Жақсы жоба жетекшісі прогресті бағалау және пайда болатын тәуекелдерді анықтау және шарлау үшін топ мүшелерімен жиі кездеседі.
Төменгі сызық:
Жоғарыда келтірілген тәсілдер сіздің бөліміңіздегі немесе бизнес бөліміндегі кез-келген жоба жағдайына қолданылуы мүмкін. Жұмысты анықтап, жұмысты анықтап, ресурстарды тағайындаңыз, бағалаулар мен кестелерді жасаңыз, содан соң жұмыстарды бақылаңыз және бақылаңыз. Сіздердің тәжірибелеріңіз жұмыс орныңыздағы кәсіби жоба менеджерлері тарапынан танылады және бағаланады және сіздің нәтижелеріңіз оны ойланбастан жұмысқа секіруден әлдеқайда жақсы болады. Сіздің келесі бастамаңызбен сәттілік тілейміз!
-
Art Petty жаңартылды