Компанияның кездесуін қалай жоспарлауға болады

Сізге жиналған жоба жиналысының үлгісі

Құттықтаймыз! Сіздің компанияңыз компанияның барлық деңгейлерінен таңдалған қызметкерлер тобы үшін кездесу өткізеді. Бас директор сізге Оқиғаға арналған жоба менеджерінің жауапкершілігін берді. Бұл кеңестер мен үлгілік жоба жоспары жоба жетекшісінің компания кездесуіне немесе сол сияқты күрделі жобаға арналған жобалар жоспарын жасауына жақындатуы мүмкін екенін көрсетеді.

Жобаны алдын ала жоспарлау

Сіздің алғашқы қадамыңыз - жоспарды жоспарлау.

Сіз іс-шараны мүдделі тұлғалармен талқылаудан бастайсыз. Егер бұл өткен жылы жасалған болса, онда не болды? Не болды? Осы жобаны кім басқарған және олар сізді биылғы жылдың бұзылуына жол бермеуге көмектеседі? Бас директор жобаны сіздерге тапсырған уақыттан бері ол оқиғадан қалай бас тартқысы келеді? Оқиға қашан болады? Қайда? Бюджет дегеніміз не?

Қанша ақпарат жинай аласыз. Бұл жоба жоспарын құрастыратын қаңқалық болады.

Команданы құрыңыз

Бұл жобаны табысқа жету үшін қандай басқа ресурстар қажет? Бұл іс-шараны табысты өткізуге көмектесетін басқа бөлімдерде адамдар бар ма? Онда көмек алу үшін не істеу керек? Сіз жай ғана сұрай аласыз ба, немесе сіздің басшыдан ресми мақұлдау қажет пе? Сізге қанша уақыт қажет? Оларға қандай ерекше дағдылар қажет? Сіз қалаған адам қол жетімді болмаса, кез-келген адам осы дағдыларды бере алады ма?

Бұл компанияның жалпы жиналысы болғандықтан, кадрларға қалай көмектесе алады?

Сізге қызмет көрсету бөлімінен көмек қажет пе? Маркетинг департаменті туралы не деуге болады? Сізге сол жерде көмек керек пе?

Күн тәртібін жоспарлау

Кездесу қанша уақытқа созылатындығын білсеңіз, сіз уақытша блоктарын толтыра бастайды. Ашық спикер қажет пе? Бұл кім болады? Қатысушыларды бір-бірімен бірге ұстап тұрасыз ба, әлде оларды бағдарламаның бір бөлігі үшін кішігірім топтарға бөлесіз бе?

Сізге қанша басқа спикерлер қажет? Кішірек сеанстарыңызды кім шығарады?

Оқиға бір күннен көп уақыт алады ма? Бір күнді қалай жабасыз? Екінші күні сіз қалай қайта ашыласыз?

Соңында сіз қалай орындайсыз? Сізге қорытынды сөз қажет пе? Қонақ үйден шыққан адамдарды тексеру логистикасын қалай жүргізесіз?

Ғарышты табыңыз

Қанша адам келе жатқанын біліңіз. Содан кейін қаншалықты үлкен орын қажет екенін анықтаңыз. Іс-шара қайда өткізіледі? Корпоративтік кеңседе орын бар ма, әлде үлкен кеңістік қажет пе? Бас директор кездесуден тыс жерде болғанын қалайды ма, сондықтан адамдар өздерін шоғырландырады, немесе ол кеңседе өзіндік құнды азайтқысы келеді ме?

Сіздің аймағыңыздағы қандай қасиеттер сізге қажетті орынды бере алады? Әуежайдың жанындағы қонақ үй қаланың сыртына келген адамдарға арналған саяхат уақытын азайту үшін жақсы таңдау болып табылады немесе сіз қаладан тыс нәрсе таба аласыз ба?

Өз мекемелері үшін әртүрлі орындар қанша тұрады? Олар нені қамтиды және сізге сатып алу үшін не қажет? Олар сізге жұмыс істеу үшін жеке адамды тағайындайды ма? Материалды және сырттан келген адамдарға қатысты олардың саясаты қандай?

Оны өшіріңіз

Жауаптарды кем дегенде осы сұрақтардың көпшілігіне жинағаннан кейін, сіз жобаның жоспарын біріктіре аласыз.

Мұнда біз көрсетіп отырғандай, жобалық тапсырмалар тізімі, тек қана жұмыс істемейтін құрылымы (WBS). Ол тапсырмалар немесе уақыт шектері арасындағы тәуелділіктердің ешқайсысын қамтымайды. Бұлар кейінірек қосылады.

Компанияның кездесу жобасының жоспары

Жобаны басқарудың негізгі құралдарын пайдалану арқылы жобаны қалай жоспарлауды жоспарлау барысында жобаны жоспарлау және жобаны басқару дағдыларын пайдалану туралы ойлануды талқыладық. Міне, жоба жоспарының жұмыс жасау құрылымы (WBS) компаниямен кездесуді жоспарлау жобасын қалай іздейді:

1. Жобаны алдын ала жоспарлау

1. Бюджетті анықтаңыз
2. Жобаның мақсаттарын белгілеу үшін бас директормен талқылаңыз
3. Кеңестер үшін бұрынғы Project Manager (PM) бағдарламасымен байланысыңыз
4. Қатысушылар тізімін анықтаңыз
5. Кіру үшін мүдделі тұлғаларға хабарласыңыз.
6. Оқиға үшін таңдаулы күнді белгілеңіз
7. Қанша сөйлеушілер / баяндамашылар қажет екенін анықтаңыз

1. Көмекші қызметкерлердің қанша қажет екенін анықтаңыз
2. Қанша қызметкер қатысатындығын анықтаңыз
3. Оқиға үшін ықтимал орындар көрсетіңіз

2. Жобалық топты құрыңыз

1. Маркетингтен өкілдік алыңыз
2. HR-тен өкілдік алыңыз
3. Сатып алу біреуге көмектесуді тағайындайды ма?
4. Сюзаннан барлық сөйлеушілердің мәліметтерін өңдеуді сұраңыз
5. Мекемелерден өкілдік алыңыз
6. Жоба командасының басталуын жоспарлау

3. Күн тәртібін жасау

3-ші күнді жоспарлаңыз

1. Басталу уақытын орнату
2. Уақытты белгілеңіз, тіркелу орны мен штаттық кестесін орнатыңыз
3. Таңертеңгі сессияның ұзындығын орнатыңыз
4. Сөз сөйлеу ұзақтығын орнатыңыз
5. Таңертеңгілік сессияға қажетті үндеткіштердің санын есептеңіз
6. Жинаушылар
7. Таңертеңгі үзілісті жоспарлау (уақыт пен ұзындығы)
8. Үзіліс кезінде конференц-залы жаңартылады (су, қоқыс және т.б.)
9. Түскі үзіліс жоспарын (уақытты, ұзақтығын, орналасқан жерін, мәзірін кім төлейді)
10. Күндізгі сессияның жоспары (ұзындығы, сөйлеушілердің саны)
11. Түстен кейінгі сөйлеушілерді қабылдау
12. Күннің бірінші жабылуын жоспарлау (уақыт, кім, ұзындығы)

3b жоспар күні

1. Басталу уақытын орнату
2. Таңертеңгі сессияның ұзындығын орнатыңыз
3. Таңертеңгілік сессияға қажетті үндеткіштердің санын есептеңіз
4. Жинаушылар
5. Таңертеңгі үзілісті жоспарлау (уақыт пен ұзындығы)
6. Үзіліс кезінде конференц-залы жаңартылады (су, қоқыс және т.б.)
7. Түскі үзіліс жоспарын (уақытты, ұзақтығын, орналасқан жерін, мәзірін кім төлейді)
8. Күндізгі сессияның жоспары (ұзындығы, сөйлеушілердің саны)
9. Түстен кейінгі сөйлеушілерді қабылдау
10. Жоспардың аяқталуы (уақыт, кім, ұзындығы)
11. Қонақ үйге келу уақытын белгілеңіз

4. Ғарышты жоспарлау

1. Қатысушылардың санын анықтаңыз
2. Пландарды отырғызу жоспары (жолдар мен кестелер)
3. Қажетті орынды есептеңіз
4. Бос орынның бар жерлерін (шығындар, орналасқан жер, қызметтер кіреді)
5. Күн сайын және жалпы жиынтықтағы сөйлеушілердің санын санау
6. Қажетті көмекші персоналдың санын және түрін анықтаңыз
7. Бөлмелерге қанша қатысушы / спикер / қызметкер қажет екенін біліңіз
8. Қолжетімді жерлермен шығындар мен күндерді келісу
9. Таңдалған орынмен шарт жасаңыз

5. Оқиғаны жариялау

1. Оқиға орнының барлық мәліметтерін аяқтаңыз
2. Қатысушыларға хабарландырылғанына көз жеткізіңіз
3. Тақырыптың барлық баяндамашыларын және таныстыру уақытын / күнін хабардар етіңіз
4. Барлық көмекші қызметкерлерге міндеттер мен ауысымдарды хабарлаңыз
5. Қатысушылардан РСВП алу
6. Қажет болған жағдайда ауыстыру туралы хабардар болыңыз

6. Қадағалаңыз

1. Барлық баяндамашылардың жобалық ұсыныстарын алыңыз
2. Соңғы сөйлеген сөздерді қарап шығыңыз
3. Барлық қатысушыларға, сөйлеушілерге, қызметкерлерге аттар тегтерін алыңыз
4. Қатысушыларға кез-келген материалдар мен сыйлықтар сатып алыңыз
5. Оқиға орнымен жаңартыңыз

7. шолу және бағалау

1. Барлық қатысушыларға қанағаттанушылықты сұрату жіберіңіз
2. Барлық баяндамашыларға шолу шолуын жіберіңіз
3. Барлық спикерлер мен қызметкерлерге алғыс білдіріңіз
4. Жобаның командасымен тығыз кездесу өткізіңіз

Әрі жоспарлау

Жоспар бойынша жұмыс жоспары бойынша жұмыс жасау құрылымы (WBS) жоғарыда көрсетілген компанияны жоспарлаудың үлгісі болып табылады. Бұл жай ғана жоспар. Жоба командасы әлі де осы заттармен жұмыс істеуі және олардың көпшілігін кеңейтуі керек. Бұдан басқа, олар әрбір тапсырма үшін қажетті уақытта, міндеттердің салыстырмалы маңыздылығы және міндеттер арасындағы өзара қатынастар / тәуелділіктер туралы жұмыс істеуі керек.