- Қолданылу аясы
- Тәуекел
- Болжам
Бұл мақалада осы үш маңызды жобаны басқару терминдерінің қысқаша сипаттамасы берілген және қосымша оқу үшін сілтемелер мен ұсыныстар бар.
Қолданылу аясы
Жобаны басқаруда ауқым жобаның ауқымын анықтайтын шекаралар жиыны болып табылады.
Бұл салада жоба бастамасының нәтижесі ретінде тапсырыс берушіге жеткізілетін нені сипаттайды.
Масштабты түсіну жобаның жетекшісіне және жобалық топқа жобаның шегінде немесе сыртында не болатындығын түсінуге мүмкіндік береді. Егер бірдеңе «ауқымда емес» болса , ол жобаның жоспарлау жұмысында ескерілмейді. Өтінімнің шекарасына кіретін іс-шаралар «көлемде» деп есептеледі және кестеде және бюджетте есепке алынады. Егер қызмет шекаралардан тыс болса, ол «ауқымнан тыс» деп есептеледі және жоспарланбайды.
Сіз жоба жетекшісі боласыз ба, әлде жоба топтарының бір бөлігі бола тұрсаңыз да, алға қарай жылжытқанда қандай да бір аумақта немесе көлемде болмаса, қарастырғыңыз келеді.
Мысал ретінде, клиент сізді веб-сайт құруға шақырды. Жобаның ауқымын (немесе шекараларын белгілеуді) сипаттағанда, сіз төмендегі элементтерді ауқым ретінде көрсетеді:
- Сайтты жобалау және сымдық диаграмма
- Сынақ төсенішін орнату
- Бекітілген сымға код беру
- Веб-сайт тақырыбына арналған графикалық өңдеу
- Торапты жалпыға қолжетімді ету алдында тестілеу және отладтау
Жоба барысында клиент сізге компанияның бейне шолуын енгізуді сұрайды. Бейне жоба ауқымында көрсетілмеген және сондықтан да ауқымнан тыс.
Сізге қосымша ақы алу үшін бейнежазбаны жасауға қуанышты бола аласыз, бұл жоба ауқымы мен құны мен уақытты бағалауды қажет етеді.
Ашық және келісілген көлемді құжат болмаған жағдайда, бейне мәселесі сіздің командаңыз мен клиент өкілдерінің арасында даулы болуы мүмкін. Белгілі бір ауқымды мәлімдеме сізді ахуалды бұзып, тәртіптің өзгеруіне жол ашады.
Демек, сіз немен айналысып жатқандығыңызды анықтай аласыз. Алдымен клиентпен немесе жобаның иесімен талқылау негізінде білетін жобаның барлық мәліметтерін айтқыңыз келеді. Содан кейін сіз өзіңіздің кеңістігіңізде немесе одан тыс жерлерде қарастырылатын негізгі болжамдарды жасағыңыз келеді.
Болжам
Сіздің өміріңізде бір сәтте «Сіз ешқашан жорамал жасамаңыз» деп айтқан боларсыз. Дегенмен, жобаны басқарудағы жорамалдар күнделікті әрекет. Жоспарлар көлемді және тәуекелдіктерді анықтап, бағаларды уақыт пен шығынға дәл келтіруге көмектеседі. Әрине, сіздің жорамалдарыңызды құжаттау және растау қажет.
Кітап жасау сияқты қарапайым нәрсе қарастырайық. Айтыңызшы, сіздің досыңыз кәдімгі үстелге арналған идеяға ие және сізді жобаны басқаруға шақырды. Оның алғашқы сұранысы бюджетке жұмсалады, сондықтан ол қаржыландыруды қамтамасыз ете алады.
Ауқымды анықтағаныңыздай, досыңыз бет саны, сурет қосылуы, қақпақ стилі және беттер үшін пайдаланылатын қағаздың салмағын қоса, көптеген мәліметтер бойынша белгісіз екені анық. Осы факторлардың бәрі шығындар мен өндіріс күрделілігіне әсер ететіндіктен, сізге техникалық сипаттамалар туралы болжам жасауға және осы дүниеміздің жолдарын досыңызбен қолайлы немесе қолайсыз деп қабылдауға тура келеді.
Әрі қарай талқылағаннан кейін, досыңыз кітабына 50 фотосурет қосуды жоспарлайды. Сіз өзіңіздің болжауыңызды 50 бейнелерге негіздей аласыз немесе бұл уақыт өткен сайын арта түсетінін болжай отырып, суретпен 75-90 бет арасында болатынын болжай аласыз.
Жоспарлар кестеге тікелей қалай әсер ететінін көре аласыз. Мысалға, саябақта жобаны іске асырып жатқаныңызды елестетіп көріңізші.
Сіздің жобаңызды құрған кезде бюджетке бөлінеді және біреуі материалдарды басқарады. Сіз өзіңіздің кестеңізді жасай отырып, сіз цемент пайда болған материалдардан жауапты адамнан сұраңыз. Бұл адам цемент пайда болғанына сенімді емес екенін, бірақ ол 1 маусым мен 10 маусым аралығында болатынына сенімді емес екенін айтады. Сіздің ауқымыңыз бен кестеңізді құрастырған кезде сіз цемент 10 маусымнан кешіктірілмей келеді деген болжам жасайсыз. Мысалы, жорамалдарды жасау үшін екі пайда көреді.
Бірінші пайда - цементті қабылдау туралы 10 маусымнан кешіктірмей цементке келетін әрекеттерді жоспарлауға мүмкіндік береді. Екінші пайда - ол материалды жауапты адамға цемент жеткізу мерзімін береді, ол содан кейін оны жеткізушіге жібере алады. Ол алдын ала алға жылжу үшін маңызды мерзім белгіледі.
Жоспарларды жасау жобалық топқа ауқымында, уақытылы және бюджет шеңберінде болу үшін жобаға жиі қайта қаралатын өлшемдерді белгілейді. Бірақ жорамалдар қате болғанда не болады? Бұл жерде қауіп төніп тұр.
Тәуекел
Сіз өзіңіздің аумақты құрып, ауқым мен бағалауларға қатысты жорамалдарды анықтағаннан кейін, сіз тәуекелдер салаларын бағалауды бастауды қалайды. Тәуекелдер жобаны басқаруда бірдей, себебі нақты әлемде. бұл зиян келтіруі мүмкін қауіп немесе мүмкіндік. (Ескерту: Жоба менеджменті институты және Білім басқармасының жобалық басқару органы - PMBOK тәуекелдер мен түрлердің толық анықтамаларын ұсынады және жобалық тәуекелдерді басқару негізін анықтайды.)
Барлық жобалар қауіп-қатерге ие және сіз жоба менеджері немесе жобаның иесі болсаңыз, бұл сіздің тәуекеліңізді алдын-ала болжау үшін ғана емес, сонымен қатар, бұл тәуекелдердің жобалық топқа ықтимал әсері туралы хабарлау және тәуекелдерді азайтуға дайындалу.
Тәуекел әртүрлі дәрежеде келеді. Кейде тәуекел дегеніміз жобаның сәл өзгеше жұмыс жасайтынын немесе кішкене күтпеген кезекке айналуын білдіре алады. Кейбір жағдайларда, тәуекелдер, сіздің жобаңызды өз басына айналдыратын апатты нәтижелерге әкелуі мүмкін.
Жоғарыда көрсетілген цемент мысалынан ойын алаңының сценарийін қолданайық. Тәуекелдердің бірі - цементтің 10 маусымға дейін келмеуі. Бұл тәуекелдің ықтимал әсері қандай? Цементнен кейінгі барлық кейінгі әрекеттер осы мәселенің салдарынан кешіктірілді.
Тәуекелдер жағымды болуы мүмкін. Егер цемент болжанғаннан бұрын көрсетілсе, жобаға әсерін қарастырайық. Бұл оң нәтиже ретінде көрінсе де, жобадағы басқа қадамдардың уақытын белгілеу және жүйелеу үшін проблема туындайды.
Жобаның менеджерлері олардың жобалық топтарымен жұмыс істейді және әлеуетті тәуекелдерді анықтайды. Олар бұл процесті қадамдарға алып, қауіптің ықтимал қатаңдығына және оның пайда болу ықтималдығына көз жүгіртеді. Бұдан басқа, олар қауіп-қатер пайда болған кезде оларды анықтау үшін қолайлы жағдайларды анықтайды және тәуекелдерді азайту жоспарларымен келісіледі.
Көптеген фирмалар уақыт өте келе дамыған тәуекел жобалары мен басқа жобалармен тәжірибе жинақтады. Кейбір салалар тәуекелдерді талдау үшін бастапқы нүкте ретінде пайдаланылатын тәуекел профильдерін құрастырды. Көптеген салалар тәуекелдерді жоспарлау үшін өте егжей-тегжейлі статистикалық талдауды жүргізеді.
Төменгі сызық
Терминдер: ауқымы, жорамалдары және қауіп-қатері жобаны басқару әлемінде маңызды. Осы және басқа да маңызды жобаларды басқару терминдерін егжей-тегжейлі зерделеу үшін осы мақаланы бастау нүктесі ретінде пайдаланыңыз.