Жобаны алға жылжыту
Сондай-ақ, біз сіз пайдалана алатын өзгерістерді басқару құралдарының кейбірін және жобаны басқарудың қалай іске қосылатынын қарастырамыз.
Мен процестер мен құралдар туралы әңгімелескенге дейін, менің көзқарасымды өзгерткім келеді.
Өзгерістерді қабылдау
Өзгерістер жобаны басқару мерзімінің кез келген нүктесінде болуы мүмкін.
Бас ауруы аз жобалардағы өзгерістерді басқарудың ең оңай жолы - бұл орын алуы және жоспарлауы туралы білу.
Өзгерістермен айналысуға бұрынғы өзгерістерді шешу үшін стратегияларға ие болу - бәрінен басқаша болатындығымен борттағы барлық адамға тезірек жету тәсілі.
Белгіленген, құрылымдалған өзгерістерді басқару процесі - бастау үшін ең жақсы орын. Егер сіздің ойыңызша, бұл жобаның қазіргі кезде жоспарланған нәрсеге және жобаның сәтсіздіктерінен аулақ болуына өзгеше нәрсе істеу керек деп ойласаңыз, бұл сіздің оқу кітапшаңыз.
Басқару үрдісін өзгерту
Өзгерістерді басқару процесі келесідей:
- Өзгерістер туралы ақпарат алыңыз
- Өзгерістерді бағалаңыз, соның ішінде қанша жұмыс жоспарлаңыз
- Алдын ала тұрудың қажеті туралы ұсыныс дайындаңыз.
- Содан кейін Сіз жобаның демеушісінен өзгерісті қосу керек пе деген мәселені шешесіз.
Кез-келген қадамдардың кез-келгенін қарастырайық.
Өзгерістер туралы ақпарат алу
Сіз жобаны өзгертуге сұраныс аласыз. Ақпаратты жүздеген түрлі жолдармен алуға болады: жиналыста, электрондық поштаға, телефонға, дәлізде, кешке кеңсеңізден шығып жатқанда. Ең дұрысы сіз өзгеріс сұратуының формасы туралы ақпаратты аласыз, бірақ нақты өмірде көптеген маңызды мүдделі тараптар бұл құжаттаманы аяқтау жобаның менеджерінің жұмысы деп санайды. Сіздің компанияңызда бұл мүмкін.
Сұраудың барлық мәліметтерін алу үшін жобаны өзгерту сұранысы үлгісін пайдаланыңыз (бір минуттан көп), бірақ олар сізбен бірге бейресми түрде барады. Содан кейін бастамашыдан өткен пішінді іске қосыңыз, сонда сіз өзіңіз қалаған нәрсені дәл көрсете алатыныңызды білесіз.
Өзгерістеріңіз де жұмыс істеуге қатысты болуы мүмкін екенін ұмытпаңыз. Әрдайым өзгерістердің жұмысқа орналасуына байланысты болатынын әрдайым ойламаңыз. Процесс жобаның ауқымын көбейтетін не азайтатынына қарамастан, бірдей.
Өзгерістерді бағалауды орындаңыз
Өзгеріс сұрауын егжей-тегжейлі қараңыз. Сіз мыналарға әсерін бағалайсыз:
- Кесте
- Құжаттама
- Күнделікті жұмыс істеу және әлі де жұмыс істеу
- Бюджет
- Сапа шаралары
- Қолданылу аясы
- Ресурстың қол жетімділігі.
Мысалы, бағдарламаны өзгерту 5 күнде бағалануы мүмкін.
Бұл кестеге 5 күн ғана қана қоймайды, себебі ол басқа тапсырманы орындауға және негізгі ресурс демалыста болған уақытқа жылжуға мүмкіндік береді. Бұл тапсырманы да ауыстыру керек еді, сондықтан жалпы бұл өзгерістер кестеге 8 күн қосады. Бұл 5к $ төлеуге, қосымша 8 күн бізге жеткізуші келісімшартпен тағы бір айға мәжбүр болады, сондықтан да бұл жерде шығындар қарастырылады. Сапа өзгеріссіз қалады, бірақ жаңа өзгерісті қосу үшін ауқымның өзгеруі. Барлық тиісті құжаттаманы жаңартуға тура келеді, соның ішінде жобаның жоспары мен оқу басталған болатын.
Көріп тұрғаныңыздай, қарапайым 5 күндік өзгеріс ауқымды әсерге ие болуы мүмкін. Өзгерістерді жасамай-ақ шешпес бұрын, бұл туралы бәрін білу маңызды, өйткені толық бейнесі нәтижені өзгерте алады.
Ұсынысты дайындаңыз және ұсынасыз
Енді сіз өзгерістердің толық әсерін білесіз, ол туралы алға қарай тұруға бола ма деген ұсыныс жасай аласыз.
Кейбір жағдайларда ол пайда болмайды, себебі пайдаға салынатын пайда шығындардан аз болады. Басқа жағдайларда, қосымша жұмыс істеудің өзіндік құнын өтеу үшін сол жерде жеткілікті пайда болады. Басқа жағдайларда сіз өзгерістің өзіндік құнға теріс әсер ететінін білесіз, бірақ бұл туралы ештеңе істей алмайсыз, себебі бұл ретте нормативтік-құқықтық акті немесе ұйымдық қайта құрылымдау сияқты басқа ішкі себептерге байланысты.
Шешім алу
Сіздің авторизациялық шегіңізге кіретін шағын өзгерістер үшін, өзгерісті қабылдау керек пе немесе өзіңіз емес (командадан дұрыс енгізу арқылы) туралы шешім қабылдауға болады. Неғұрлым үлкен болса, жобаның демеушісі немесе жоба тақтасы мақұлдауы керек.
Қайта оралып, біреуді өзгертуден бас тартқан-жатпағанын есте сақтаңыз. Сіз жобаның мүдделі тұлғаларын тітіркендірмеуді қаласаңыз болады!
Басқару құралдарын өзгерту
Бұл процесті оңай және тиімдірек ету үшін қолдануға болатын бірнеше өзгерістерді басқару құралдары бар. Мен ұсынамын:
- Адамдарға жобаның ауқымын өзгерту үшін не істеу керек екенін дәлелдейтін бақылау тізімі немесе процесс картасы.
- Шаблонды өзгерту сұрауы пішіні. Бұл автоматтандырылған жұмыс процесі арқылы онлайн болуы мүмкін.
Келесіде жобаны өзгерту туралы сұрауына не кіретінін қарастырайық.
Жобаға өзгеріс енгізу туралы сұрау
Жобаны өзгерту сұранысы нысаны:
- Өзгерістерді талап ететін тұлғаның аты («сұраушы»).
- Бірегей идентификатор, өзгеріс нөмірі сияқты (кейінірек оны өзіңізге қосуға болады, себебі, кез келген адамдардың сұранысты көтеріп, пішінді қолдануы бұл қорапқа не қою керек екенін білмейді).
- Ұсынылған өзгерістердің сипаттамасы, олар басқара алатын егжей-тегжейлі.
- Өзгерістер санаты. Ең дұрысы, сіз осы бөлімге алдын ала дайындаласыз, сондықтан олар тек қорапты белгілеуі керек. Бұл өзгерту (егер шын мәнінде) жоспарлау мен бағалаудың көптеген қадамдарын айналып өтіп, онымен бірге жүрсеңіз, реттеу немесе ішкі сәйкестікпен байланысты екенін анықтау үшін жақсы орын.
- Өзгерістердің 'неге' себебі. Мұны істеудің негізі қандай? Неге сұратушы оны қалайды?
- Өзгерістердің жобаның әр түрлі элементтеріне әсері, оның ішінде уақыт, шығындар, сапа, көлем. Олар барлық мәліметтерге ие болмауы мүмкін, сондықтан сіз бланктерді толтыру үшін бағалауды бағалау кезеңінде олармен бірге жұмыс істеуге тура келуі мүмкін. Олар қаншалықты мүмкін болса, соны толтыруы керек. Осы сәтте сіз іздеген ең аз дегенде, олар жобаның қолданыстағы параметрлерін жоғарылату, азайту немесе өзгертуді растау үшін.
Өзгерту туралы сұраудың төменгі жағында өзгерістер туралы толығырақ талқыланып, толтыруыңыз үшін кейбір мәліметтер болады. Сіздің үлгіңізде мыналар үшін орын болуы керек:
- Шешімді өзгерту: Қабылдау, Қабылдамау немесе Кейінге қалдыру
- Шешім қабылдайтын тұлғаның атауы (немесе топ), сонымен қатар шешім қабылданған күн және кез-келген қосымша түсініктеме.
Сұрау жасаған адам әлі ештеңе білмейді - ешкім болмайды, сондықтан бұл қораптар дұрыс ұсынысыңызды талқылау және шешім қабылдау үшін кездесуге келгенше, осы жәшіктер бос қалады.
Өзгерістер және жобалық қамтуды басқару
Жобаны басқаруды басқару - бұл жобадағы не екенін бақылаудың негізгі жолы. Жобаның ауқымына өзгеріс енгізгенде, жобаның жалпыға қалай әсер ететіні туралы ойлануыңыз қажет. Өзгерістерді басқару процесі мұны істеуге көмектеседі және оны контекстте орнату үшін өзгерісті басқару - ауқымды басқарудың аз бөлігі.
Бұл жерде Жобаны басқару жөніндегі басшылыққа арналған нұсқаулық (PMBOK® Guide) - Бесінші басылым жоба өзгерісін басқаруды қамтиды, өйткені ол сіз ойлағандай интуитивті емес екенін қалай білуге болады. PMBOK® нұсқаулығы «Жобаны басқару аумағы» деп аталатын процесті қамтиды және бұл жобаны бастау үшін тамаша орын. Дегенмен, жобалардағы өзгерістерді басқару процесі барынша интегралды жолмен өңделуі керек және бұл мәтінде көрініс табады. PMBOK® Guide пайдаланушылары, сондай-ақ, Барлығы бір-бірімен байланыстырылғандығын анықтайтындықтан, Интеграцияланған өзгертуді басқару процесін орындау керек.
PMP болуға ұмтылу үшін PMBOK® Guide нұсқаулықты қалай өзгерту керектігін түсіну керек. Дегенмен, сіздің жобаларыңызда қолданатын өзгерістерді басқару процесі біріктірілген, оңай әрі практикалық болуы керек екенін есте ұстаған жөн.
Өзгерістер үрдісі арқылы командаңызға көмектесудің 5 жолы
Жобаңыздың командасы сіздің жобаңыздың жетістігі үшін өте маңызды, сондықтан сіздің жобаңыздағы өзгерістерді басқарғанда, олар сізге көмектеседі.
Мұнда Сізге жобаларды басқару үдерісін тез ұстануға көмектесетін 5 тәсілдеме бар.
1. Өзгерістер туралы сөйлесіңіз. Жобалардағы өзгерістердің қалыпты екенін және олар оны күтетінін білсін.
2. Процесті бөлісіңіз. Жоғарыда біз басқару процесі туралы әңгімелестік, бірақ бұл әркімге мүлдем келмейді. Командамыздың мүшелері не істеу керектігін білмейді және сіз оларға айтпасаңыз, не күтеді. Олармен процесті өткізу үшін брифинг жасап, олардың рөлі қандай болатынын біліп беріңіз.
3. Жеңілдетіңіз. Жоба ауқымды өзгерту арқылы жүрсе, ол өте дұрыс емес болуы мүмкін. Кесте дұрыс емес, бюджет өзгеше болуы мүмкін, талаптар әр түрлі. Команда өзгермейтіндіктен, әсіресе, бұрын ойлаған шешімді қайтаратын үлкен немесе біреуі тасқа қойылған (иә, солай болады). Процесті олар үшін барынша жеңіл етіп жасаңыз.
4. Көмек алу үшін сонда болыңыз. Егер сіз бұрын жобаны өзгерткен бейресми жағдайда (немесе мүлде болмаса), онда ресми процесті өзгерту уақытты «мұнда айналамыздағы іс-қимыл жасау әдісі» болу үшін біраз уақыт алуы мүмкін '. Командамен сіздерге өздеріңізден өткен нәрсені басқарғысы келсе, оларға көмектесуін сұраңыз.
5. Жоқ деп айтудан қорықпа. Барлық өзгерістер ақылға сыйымды ұсыныстар емес. Сіздің командаңыз, егер олар өзгеріс туралы нақты уақытта жоба үшін дұрыс емес екенін сезінсе, өзгеріс сұратқан адаммен сөйлескенде олармен бірге болатынын білсін.
Өзгертулерді тиімді басқармау сіздің жобаңызды бұзатын тәсілдердің бірі болып табылады, сондықтан сақ болыңыз. Осы ақпаратпен қаруланғандықтан, жобаның өзгеруімен бақыланатын тәсілмен жұмыс істей аласыз.