Резюменің негізгі мағлұматтары, мұқабалар мен сұхбаттар
Көптеген компаниялар атқарушы ассистенттерге колледждің тиісті курстарын аяқтауды күтсе де, бірнеше адам талап етеді. Ауқымды жұмыс тәжірибесі маңызды, бірнеше жыл атқарушы немесе әкімшілік көмекші ретінде.
Атқарушы көмекші міндеттері
Атқарушы ассистент міндеттеріне әкімшілік көмекші міндеттері кіреді: телефон қоңырауларын қабылдау және қабылдау; атқарушы билік атынан хаттар, электронды хабарламалар мен хаттарды жіберу; келушілерді қабылдау және жоспарлауды басқару. Бірақ олар сондай-ақ, атқарушы билікке кім қол жеткізетіндігі туралы және атқарушы биліктің қандай ақпараты туралы шешім қабылдайтындай, привратник ретінде әрекет етеді.
Олар көбінесе зерттеу жүргізеді және компания саясатына ықпал ететін есептер дайындайды. Бұл міндеттер атқарушы көмекшілердің жұмыс берушінің жұмысын мұқият түсінуі керек дегенді білдіреді. Нәтижесінде, бұл қызметкерлер атқарушы және басқа да діни қызметкерлер арасындағы байланыс ретінде әрекет етуі мүмкін.
Біліктілік тізімдерін қалай пайдалануға болады
Жұмыс берушіңіздің ықтимал жұмыс істегісі келетін дағдыларын көрсету үшін өзіңіздің қақпаңызға хат жазыңыз және қайтадан хабарласыңыз. Сізге қажетті дағдыларды білу үшін төмендегі тізімді қолдануға болады, бірақ жұмыс сипаттамасын мұқият оқып білуді ұмытпаңыз, өйткені барлық компаниялар бірдей атқарушы ассистентпен жұмыс істейді.
Сондай-ақ, жұмыс және жұмыс түрлерінің тізіміне енгізілген дағдыларды жинақтауды тексеріңіз. Сұхбатыңызға дайындалу барысында сіз болашақ жұмыс берушінің қалауы бойынша түрлі дағдыларды енгізген нақты уақыттың мысалдарын беруді жоспарлап отырсыз.
Атқарушы көмекші дағдыларының мысалдары
Төмендегі тізім толық емес және талап етілетін дағдылар бір компаниядан екіншісіне, тіпті бір компанияның ішінде бір офистен екіншісіне қарай өзгеруі мүмкін. Дегенмен, ең маңызды және сұранысқа ие болған дағдылардың көбісі болашақ атқарушы көмекшінің болуы керек.
Жазбаша және ауызша коммуникативтік дағдылар
Атқарушы көмекші рөлі туралы ойлаудың бір жолы, шын мәнінде, байланыс саласындағы маман ретінде. Жұмыстың маңызды бөлігін компаниядағы адамдармен, ал кейде клиенттермен де, бизнестің түріне байланысты байланыс және үйлестіру кіреді. Кәсіби, түсінікті, анық және дәл, ауызша және жазбаша болуы қабілеті мінсіз қарым-қатынас дағдылары үшін талаптардың тізімін басқарады.
Компьютерлік дағдылар
Атқарушы көмекшілерге сөзді өңдеу және электрондық кестелер арқылы қарапайым біліктілік қажет. Қажетті компьютерлік дағдыларға электрондық пошта жүйелерін, файлдарды ортақ пайдалану жүйелерін және күнтізбелерді орнату және қолдау, сондай-ақ статистикалық бағдарламалық жасақтама, бағдарламалық қамтамасыз етуді және дерекқорларды шығаруға мүмкіндік береді.
Өзінің техникалық қолдау жөніндегі маманы бола тұра, әрдайым артық, әсіресе атқарушы көмекшілер көбінесе принтерді жаңа бағдарламалық қамтамасыз етуді ұсыну үшін барлық жағдайды жасауы тиіс.
Адамдар арасындағы қарым-қатынас
Күшті тұлғааралық дағдылар клиенттермен өзара әрекеттесу, басқа әкімшілік қызметкерлерді оқыту, басшылармен және жоғары деңгейлі менеджерлермен жұмыс жасаудың қажеттілігі болып табылады. Атқарушы көмекшілер жиі сезімтал компания ақпаратына қатысты болғандықтан, тек құпиялылықты сақтап қана қоймай, әрдайым өз қалауыңыз бен тұтастығыңызды көрсететін жолмен жүру керек. Қысқаша айтқанда, сенуге сенім қажет.
Уақытты басқару
Атқарушы көмекшіне өз уақытын жақсы басқаруға ғана емес, сонымен қатар басшыға да қажет. Бұл бірнеше адамның жұмыс кестесін құру үшін қажеттіліктері мен сұраныстарын үйлестіруді білдіреді, содан кейін жағдайды өзгерткен кезде кестені жиі өзгертеді.
Сонымен қатар, тапсырмада басшылықтың көңіл аудармай-ақ, кесте бойынша қалатындығын ілтипаттылықпен қарастыруға болады.
Зерттеу дағдылары
Зерттеу - бұл көптеген іздеу жүйелерімен, сондай-ақ компанияға қызығушылық танытатын нақты салаларда қолданылатын ақпараттық ресурстармен танысуды қажет ететін шеберлігі. Бұл қабілеттер болмаса, атқарушы көмекші атқарушылық қажеттіліктер туралы есептерді дайында алмайды.
Атқарушы көмекші дағдылары тізімі
Техникалық дағдылар
- Бейне және дыбыстық конференцияны үйлестіру
- Деректер базасын құру және жүргізу
- Microsoft Excel
- Microsoft Office
- Microsoft Outlook
- Microsoft PowerPoint
- Microsoft Word
- Кеңсе жабдықтары
Әкімшілік дағдылар
- Есепке алу / бухгалтерлік есеп
- Әкімшілік қолдау
- Кездесу
- Күнтізбені басқару
- Клерикал
- Клиенттік қатынастар
- Құжаттау жүйесін жобалау және жүргізу
- Кездесулерді ұйымдастыру
- Күнтізбелерді сақтау
- Жазбаларды сақтау
- Жол қозғалысы ережелері
- Теру
- Оқиғаны жоспарлау
- Есептер дайындау
- Шығыстар туралы есептерді өңдеу
- Түзету
- Жоспарлау
- Кездесу хаттамасын қабылдау
Байланыс дағдылары
- Сырттай
- Клиенттерге қызмет көрсету
- Клиенттермен қарым-қатынасты басқару
- Телефон қоңыраулары мен сұрауларын өңдеу
- Жазбаша / ауызша қарым-қатынас
Жеке сипаттамалары
- Дәлдік
- Белсенді тыңдау
- Бағыттарды қадағалау мүмкіндігі
- Өз бетінше жұмыс істеу мүмкіндігі
- Сенімділік
- Аналитикалық
- Ынтымақтастық
- Энергетикалық
- Дипломатиялық
- Шешім қабылдау
- Тәуелділік
- Толық бағдарланған
- Икемділік
- Әрі қарай жүр
- Бастама
- Жақсы шешім
- Мотивацияланған
- Көп функция
- Құпия ақпаратты сақтау
- Кездесудің соңғы мерзімі
- Басымдылық
- Белсенді
- Мәселені шешу
- Жоба менеджменті
- Сенімділік
- Өзіне сенімділік
- Өздігінен басқарылатын
- Топтық жұмыс
- Уақытты басқару
- Жылдам жұмыс
- Жұмыс қысымын төмендету
Атқарушы көмекшілердің жұмыс және дағдылар туралы толығырақ
- Әкімшілік көмекші ретінде қалай жұмысқа орналасуға болады
- Office Manager дағдылары
- Тиімді уақытты басқару туралы 7 кеңестер
- Қалай тез және тиімді жұмыс істеу керек