Прогресс жолын қадағалау және негізгі нәтижелерге қол жеткізу уақыт кестесіне сәйкес қамтамасыз етілу үшін, жоба менеджерлері маңызды кезеңдерді пайдаланады.
Жоба кезеңінің анықтамасы нөлдік ұзақтығы бар тапсырма, ол жобадағы жетістіктерді білдіреді.
Олар қозғалысты және прогресті көрсететін және адамдарға баратын міндеттер туралы егжей-тегжейлі білмеген болса да, болып жатқан оқиғаларды көрсететін жол ретінде пайдаланылады. Бұл тұрғыда олар мүдделі тараптармен байланыс орнату және күту үшін өте пайдалы.
Жобаның сәттілігін қолданғанда
Жобаны басқару кезеңдері келесі белгілер үшін қолданылады:
- Жұмыстың маңызды кезеңдерінің басталуы
- Жұмыстың маңызды кезеңдерінің аяқталуы
- Бірдеңе үшін мерзімін белгілеу
- Маңызды шешім қабылданғанын көрсету үшін.
Уақыт өте келе, басқа да белгіленген нүктелер нақты қоңырауды қажет етеді, себебі кезеңдер жобаңызды қадағалаудың тамаша тәсілі.
Жоспарда маңызды кезеңдерді жиі өткізу
Сізге айына бір рет жоспарыңыздың орындалуына арналған тренинг курсы туралы кеңес берілді. Бұл жақсы және жақсы саусақ ережесі, бірақ кәсіби пікіріңізді пайдалануыңыз қажет. Кейбір айлар маңызды кездесулердің маңызды кезеңі, шешімдер қабылдануы және бір фазаның жабылуы және басқа біреудің басталуы деп белгіленген көптеген іс-әрекеттерге ие болуы мүмкін.
Кейбір айларда сіз орындауға шоғырлануыңыз мүмкін және егер сіз қандай да бір кезеңді асықтыра аласыз.
Есеп беру мақсаттары үшін есеп беру циклінде кемінде бір рет орын алу үшін себеп жасау пайдалы, және біз сәтте маңызды сәттер мен байланыс туралы көп әңгімелестік.
Сіздің Gantt диаграммаңыздағы кезеңдер
Кезеңдер Gantt диаграммасының құрамдас бөлігі болып табылады және диаграммада Алмаз ретінде көрсетілген. Олар әдеттегі тапсырма ретінде көрсетілмейді, себебі оларда нөлдік ұзақтығы бар: басқаша айтқанда, олар уақытты қабылдамайды. Гант диаграммасында жоспарлау мақсатында, олар жай ғана орын алады!
Егер сіз Gantt диаграммаларын пайдаланбасаңыз, сіз әлі де маңызды кезеңдерді пайдалана аласыз. Мұнда Gantt диаграммаларының 5 баламасы бар : сіз осы жоспарларды пайдалана отырып, сіздің жоспарыңызға кірісуге болады.
Егер сіз өзіңіздің ұйымыңызда қалғыңыз келсе және сіздің жобаңызды басқаратын бағдарламалық қамтамасыз ету сіздің күнтізбеңізге толығымен кіріктірілмеген болса, күнтізбеңіздегі кілттер күндерін көшіруге және қоюға болады. Сіз қалай жұмыс істегіңіз келетініне қарай бұл сізге не керек екенін еске салу үшін пайдалы кеңес болуы мүмкін!
Маңызды кезеңдерді қалай атауға болады
Кезеңдерде жобаңыздың графигінің нақты сипаттамасы болуы керек, бірақ ол бір міндет емес. Сондықтан оларды «Фаза 2-ге көшу туралы келісімді алу» деп атауға болмайды, бірақ «Фаза 2 басталады». Егер 2-кезеңге көшу туралы келісімді алудың күш-жігерін көрсетгіңіз келсе, онда бұған дейін бір тапсырманы қосыңыз.
Маңызды кезеңдер келесідей көрінеді:
- Тестілеу кезеңі аяқталды
- PID мақұлданды
- Келісімге қол қойылды
- Қалалық мәжіліс қызметкерлері
Көптеген жобалар менеджерлері өздері үшін ыңғайлылықты қамтамасыз ету үшін өздерінің маңызды кезеңдерін белгілеуді таңдайды. Жұмыс үзіліс құрылымын пайдалансаңыз, нөмірлеуді олдануыңызға болады. Әйтпесе, M1, M2 және тағы басқаларды қолдануға болады. Белгілі бір атау құрылымы сізде барынша маңызды кезеңге айналады, сондықтан сіздің жобаңыз бірнеше ай бойы жұмыс істейтін болса, оны қалай жасауға болатындығын ойлаңыз.
Маңызды кезеңдерді қалай алуға болады
Кезеңдер жобаңыздың кестесінің бір бөлігін құрайды, сондықтан кестеңізді орнатқан кезде өзіңіздің маңызды сәттеріңізді қол қоюыңыз керек.
Кезеңдеріңіздің күндерін өзгерту қажет болса, жоспарыңызға түзетулер енгізу үшін стандартты өзгерістерді бақылау рәсімін қолданыңыз. Бұл сіздің жобаңыздың демеушісімен әңгімелесу және күндердің неге өзгеруі керек екенін немесе жаңа ұсынылған кестені біріктіру және оны ратификациялау үшін жоспарлау комитетіне тапсыру сияқты ресми түрде сөйлесу сияқты оңай болуы мүмкін.
Кезеңді қолтаңбалау процесі қандай да бір өзгеріс жасау керек болғанда уақытты үнемдеуге болмас үшін оны пайдалану қажет болғанда, бар болғаны жақсы болар еді.
Байланыс үшін маңызды кезеңдерді пайдалану
Кезеңдер қарым-қатынас пен есеп беру үшін пайдалы, себебі олар жоспардағы ең аз бақылау нүктелерін білдіреді. Басқаша айтқанда, сіз барлық басқа тапсырмаларды шешсеңіз, сіз не болып жатқанын көре аласыз және жобаның алға басу жолымен алға жылжуын жалғастыра аласыз.
Кезеңді алып тастауға және оларды бақылау тақтасына немесе жобаның есебіне қою керек . Олар әңгімелесетін адамдарға, әдетте сіздің жоба демеушіңізге немесе басқарушы топ (немесе жоба тақтасы ) секілді басқа атқарушы топқа қанағаттандыру үшін жобаның тарихын жеткілікті түрде баяндау керек. Сіз ай сайын немесе есеп беру жиілігінде сіз қандай кезеңдерге қол жеткізілгенін көрсете аласыз.
Кезеңдер туралы есеп беру өте қарапайым және жиі кесте ретінде жасалады. Сіз негізгі кезеңнің сипаттамасын, мерзімі өткен күнін және жаңа болжанған күнін тізімдейсіз. Маңызды кезеңге жеткенде және толығымен белгіленуі мүмкін болса, сол күнді де қосасыз. Деп үміттенемін, бұл болжанған күнмен бірдей болады, бірақ жобалар үнемі солай жұмыс істемейді.
Осындай кесте не аяқталды, не керемет. Сіз өзіңіздің демеушіңізбен кездесуге немесе есепті жібермес бұрын «Неліктен бұл сәтсіздікке қол жеткіздік?» Деген сұраққа жауапты жоспарлай аласыз!
Жоспардың жоспары өте ұзақ болғанда және сізде көптеген кезеңдер бар болса, әрбір есептік циклдың аяқталған кезеңдерінен бас тарту оңайырақ болады. Алдағы айда ғана аяқталатын немесе аяқталған кезеңдер туралы есеп беріңіз: келесі айда өткен айда аяқталған нәрсені алып тастаңыз, сондықтан сіз адамдарға өздері білетін жұмыс туралы айтып беру арқылы баяндаманың ұзақтығына үнемі қосылмайсыз.
Кезеңдер жоспарлау, жоспарлау және есеп беру үшін өте пайдалы жобаларды басқару құралы болып табылады және оларды пайдалану оңай. Кейбір жобаңызды келесі жобаға қосыңыз, оларға қарсы қадағалаңыз және сіз өзіңіз үшін қандай жиіліктің жақсы жұмыс істейтіні туралы білесіз.
Жобаны басқарудағы барлық нәрселер сияқты, өзіңіздің шешімдеріңізді хабарлау үшін, осы кеңестер мен нұсқауларды қолдана отырып, өзіңізге қажетті нәтижені жеткізу үшін икемді түрде пайдаланыңыз.