Жобаны басқару: анықтамасы
Жобаларды басқару терминдеріндегі «басқару» жобаларды басқарудың, ұйымның іске асырылуын және басқарылуын анықтайтын саясат, процестер, стандарттар, рәсімдер және нұсқауларға қатысты.
Басқару кең және «ауыр» болуы мүмкін, бұл көптеген бюрократиямен немесе скретчей және «жеңіл» (бұл жағдайда ол тиімсіз).
Менеджерлер олардың қоршаған ортасы мен мәдениеті үшін басқарудың дұрыс деңгейіне бағыттауы керек. Сіздің басқаруыңыздың мақсаттарына сай келетініне көз жеткізу олардың тиімді екендігін қамтамасыз етудің басты факторы болып табылады.
Басшылық жоғары деңгейде басталады. Компанияның басқармасы жақсы басқару идеясын және жобаларды нақты нұсқаулықтарда дұрыс басқару қажеттігін ескеру керек. Бұл көзқарас пен күтілетін стандарттар жобалық кеңестерге және жоба жетекшілеріне (және олар бар болғанда бағдарлама топтарына) фильтрация жасайды.
Жобаны басқару мәселелері
Сіздің жобаңыздың демеушісі және басқа да мүдделі тараптар жобалық бюджетті дұрыс жолмен жұмсағаны туралы білгісі келеді. Олар сіздің жобаңыздың ілгерілеуін тиімді түрде қадағалап отырғаныңызды және қажет болған жағдайда жоба тәуекелін басқаруға қадам жасайтыныңызды қалайды.
Бірақ жобалар бойынша тиімді басқарудың негіздемесі одан да көбірек.
Басқаруды клиенттер, әсіресе мемлекеттік сектордағы адамдар талап етеді.
Үкімет пен реттеушілер белгілі бір жобалар үшін белгілі бір стандарттарды сұратады (және кейбір жағдайларда орындалады). Басқару тек ішкі мәселе емес: реттелетін нарықтарда жұмыс істейтін көптеген компаниялар Sarbanes-Oxley секілді сыртқы заңнамадан басшылыққа алынуы керек. Жобаны басқару сіздің компанияңыздың тиімді жұмыс істеуін және сіздің салаңыз үшін берілген нұсқаулар мен нормативтік актілердің ішінде дәлелдеуге қабілеттілігінің аз бөлігін құрайды.
Жобаны басқару сізге көмектеседі:
- Инвестицияларды қайтаруды жақсартыңыз және бұл инвестицияларды тиімді түрде қадағалаңыз
- Жобалар үшін сатып алу
- Жобалардың сәтсіз болуының жалпы себептерін болдырмаңыз
- Неғұрлым тиімді байланыс жасаңыз
- Өнімділікті салыстыруды жеңілдететін жобалар бойынша стандарттауды енгізу
- Тәуекелді азайту
- Құрылымдық ортадағы қызметкерлерді дамыту және ынталандыру
Жобаны басқару қалай көрінеді?
Енді біз жобаны басқарудың қандай екенін білеміз, ол жобада қалай көрінеді? Жоба ортасында басқаруды көрсететін әрекеттердің түрлері:
- Бекітілген ұпайларды қамтитын тәртіпті жобаны басқару өмірлік циклі бар. Бұл жобаның өміршеңдігі талқыланып, жұмыс жалғастыра ма, жоқ па деген шешім қабылданады.
- Жобалар айқын бизнес-жағдайға ие, ал бизнес-істерде басшылықтың дұрыс шешімдер қабылдауы үшін жеткілікті ақпарат бар.
- Бұл шешімдер тиісті құжатталған және хабарланған.
- Жобалар бойынша жұмыс істейтін адамдар рөлдер мен жауапкершілікті анықтады.
- Үздіксіз білім беру мәдениеті бар, бұл жоба топтарының үздіксіз жақсартуға және кінәсіз ортада алынған сабақты талқылауға мүмкіндік береді.
- Жоба командаларының өз жобаларын қайта қарауға және қажет болған жағдайда тәуелсіз қолдау сұрауға мүмкіндік беретін процестер мен процедуралар бар.
- Мүдделі тараптар айналысады және олар процеске сенеді.
- Жобалық топтар тиісті рөлдерде тәжірибелі және білікті адамдардан тұрады.
Жобаларды басқару жалпы басқару құрылымдарымен байланысты. Егер жобаны басқарудың негізгі мақсаты жобаларды дұрыс түрде жүзеге асыруды қамтамасыз ету болып табылады деп ойласаңыз, корпоративтік деңгейде қаржылық басқару, корпоративтік тәуекелдерді басқару және тағы басқалармен байланысты екенін көруге болады.
Жобаны басқару сіздің ағымдағы ұйымдастыру процестеріңізге сәйкес келуі керек. Басқаша айтқанда, сіз басқа салаларда жұмыс істеп жүргенде жаңа қаржылық басқару процесін жасамаңыз! Қазіргі уақытта бар нәрсені қолданыңыз және оларды жобалық ортада пайдалану үшін қолайлы ету үшін корпоративтік үрдістерді реттеңіз.
5 Жобаны басқару үшін фокус бағыттары
Сіз оны қарап бастаған кезде жобаны басқару жобаның барлық элементтері арқылы кеңінен таралғанын түсінесіз.
Дегенмен, басқарудың ерекше маңызы бар негізгі бағыттары бар.
- Әдістері мен үрдістері: Бұл сізге жұмыс сенімді және тұрақты түрде жеткізуге көмектеседі.
- Білімді басқару: Бұл алынған сабақтар мен ұйымның жобалық тәжірибеден үйренуін қамтамасыз ету үшін өте маңызды. Бірдей қателіктерді бірнеше рет тоқтатуды қаласаңыз, білімді басқару маңызды.
- Жобаны басқару мерзімі: Сіздің ұйымдық жобалық менеджменттің жетілу мерзімі сіздің табысты жеткізілуіңізге мүмкіндік береді.
- Жоғары деңгейлі сатып алу: Жобаны басқару бойынша міндеттемелер жоғарыда басталады. Егер сізде басшылықты қолдайтын болсаңыз, бұл бизнесдің барлық деңгейлерінде төмендейді және басқарудың көзқарасы тұрақты болады.
- Қолдау мәдениеті: Күдікті емес, қолдау мәдениеті жоба менеджерлерінің өсіп-жетілу үшін қажетті ортаға кепілдік береді. Project Management Office немесе Project Director басқаратын қолдау мәдениеті жоба жетекшілеріне өз мақсаттарына және жобаның мақсаттарына жетуге көмектеседі.
Егер Корпоративтік Стандарт жоқ болса не істеу керек
Кішігірім ұйымдардағы жобалық менеджерлердің көпшілігі қолдау көрсететін ортада жобаларды іске асырады және жобаларды басқару тұжырымдамасын сатып алса, бірақ олардан азықтандыру үшін ресми ұйымдық құрылымдарсыз.
Бұл жағдайда - және бұл кішігірім ұйымдар үшін айрықша емес - жобалық басқару моделін нөлден бастап жасайсыз. Егер жобаны басқару көзқарасы болмаса, сөреден шығарып, жобаңызға сай келетін болса, өзіңіздің меншікті салуыңыз керек.
Бұл қиын көрінуі мүмкін емес!
Негіздерді орнатудан бастаңыз:
- Рөлдер мен жауапкершілік құжаттарын жасаңыз
- Сізде жобаның демеушісі бар екеніне көз жеткізіңіз
- Сізде жобалық кеңес немесе басқарушы топ бар екеніне көз жеткізіңіз және сіз қабылдаған және тарататын тұрақты кездесулер ұйымдастырыңыз
- Тәуекелдерді басқару процесін орнату
- Өзгерістерді басқару процесін орнату
- Жобаның жұмыс кестесіндегі ұпайларыңызды белгілеңіз, онда жобаның өміршеңдігін бизнес жағдайдың бастапқы мақсаттарына қарағанда тексеріңіз (фазаның әрбір сатысының аяқталуы бұл чектерді қоюдың табиғи нүктесі болып табылады).
Сайып келгенде, жобаның демеушісі жеткілікті басқаруды қамтамасыз етуге жауапты, бірақ жоба менеджерлері де осыған белсенді түрде қатыса алады.
Басқару жобаларды басқарудағы ең маңызды мәселелердің бірі болуы мүмкін, бірақ бұл ең маңыздысы. Жоғары басшылық командалары сіз жақсы жұмыс істеп жүргеніңізді біледі және бұл жобаның қажет болғандығын дәлелдейді. Ол сондай-ақ менеджерлерге ақшаның бизнестің ісіне сәйкес және сәйкес келетін жолдармен жұмсалатындығын білуі үшін қажетті тексеру мен теңгерімді қамтамасыз етеді.