Осы уақыт кестелерінде деректерді енгізу, әдетте шығармашылық бөлімінің қызметкерлері, жобаның әрбір бөлігіне жұмсалған сағаттарды тіркейді.
Бұл тек қана науқан құруды білдірмейді, бірақ алғашқы брифинг , клиент презентациясы, тіпті қашу және өндіріс студиясында өткізілген уақыт. Уақытты қалай жұмсап жатқаны туралы нақты суретті түсіру арқылы агенттік жұмыс жүктемесін, клиенттік есеп-шотты ұйымдастыруды және командалар арасында бөлінген уақытты тиімді басқара алады.
Қысқасы бар кесте
Жарнаманың алғашқы күндерінде, сол дәуірдің көптеген тапсырмалары сияқты уақыт қаламсаптар мен қарындаштармен қағазға жазылған (және көп жойылған). Бұл күндер компьютердің немесе планшеттің барлық сорттарының есептерін шығара алатын күрделі бағдарламалық қамтамасыз етуді пайдаланып енгізілген. Көптеген дүкендерде өте ұқсас үлгі бар, ол мыналарды қамтиды:
- Тапсырма нөмірі
- Клиент
- Қолыңыздағы тапсырма
- Кез келген және барлық тағайындалған қызметкерлер
- Жұмыс уақыты мен уақыты
- Бір сағаттың бағасы
- Мерзімінен тыс уақыт
Клиентке жобаны бастаған кезде, тіркелгі менеджері немесе трафик менеджері тапсырма нөмірін ашып, сағаттарды қадағалай бастайды.
Олар, әдетте, клиентке берілген ұсынысқа немесе ұсынысқа сәйкес келеді және ең алдымен: зерттеу, жоспарлау және стратегияны, шығармашылықты дамытуды, өндірісті және жобаны әкімшілендіруге жұмсалған сағаттарға бөлінеді.
Егер бәрі жоспарлы болса, жобаға жұмсалған нақты сағаттар бағалаумен жақсы байланыста болады, бірақ әдетте бұл жағдай болмайды.
Шығармашылық дамуы бағыттың өзгеруіне, клиенттің кері байланысына немесе қысқартуға қабілетсіздігіне байланысты процестің басқа бөліктеріне қарағанда көп уақытты жейді. Бұл клиентпен келіспеушіліктер тудыруы мүмкін, өйткені олар шығармашылық уақытқа көп ақша жұмсауды қаламайды, себебі шығармашылық бөлімде шешімді анықтау қиындық туады.
Дегенмен, уақытты қадағалау үшін уақыт кестесін дұрыс толтырып, клиентке ақшаның қалай жұмсалғанын және агенттің қалай жұмыс істейтінін көрсетуге болады. Кейбір жобалар пайда табу үшін тым еңбекке жарамсыз ма, әлде басқалар соншалықты табысты, сол клиенттің одан әрі жұмыс істеуіне жұмсалған қаражатты қажет ететінін көрудің жақсы жолы. Ал қысқаша айтқанда, бұл уақыт кестесінің рөлі.
Уақытша кестелердің артықшылықтары
Міне, уақыт кестелері кез-келген агенттіктің құтқарушысы болып табылады:
- Money - Timesheet агенттігі әрбір науқанның әр бөлігіне қанша сағат жазылғанын (тіпті үйдегі) көрсетеді. Клиенттің ұстаушысына тұрарлық ма, әлде клиентті жобалық-жобалық негізде көрсетудің уақыты болғаны оңай. Ішкі әкімшілігімен бұл уақыт тікелей шотландтарға жол бермеуі мүмкін, бірақ бұл басшылыққа шығармашылық бөлімнің уақытын қалай тиімді пайдалану керектігін көрсетеді. Егер табылған болса, олар өз уақытының 90% -ын бизнестің бір қырына жұмсайды, бұл кейбір қызыл тудыруы мүмкін.
- Ашықтық - Егер уақыт кестелері дұрыс жасалынған болса, онда заттардың қай жерде жұмыс істеп жатқанын және қиындықтар немесе тиімсіздіктер қай жерде жүріп жатқанын көруге болады. Неге бір копирайтер бір клиенттің жартысын басқа уақытқа қарағанда жұмсайды? Егер көп шығармашылық қажет болса, уақыт кестесіне тез қарап, бөлімнің жұмыс істемейтінін көресіз.
- Міндеттеме және есеп беру - Көптеген клиенттер жобаға жұмсалатын уақыттың белгілі бір санын күтеді. Егер олар дұрыс жұмыстан босатылғанына сенімді болмаса, уақыт кестелері деректерді басқаша айтуға мүмкіндік береді. Бұл сондай-ақ, кейбір клиенттерге агенттіктен алған қаншалықты маңызды екенін көрсетеді .
- Талдау - Өткен кезеңдерде өнімділік болашақтың жақсы көрсеткіші болып табылады. Егер клиент агенттің өмірін сорып, оны барлық адамдар үшін тозаққа түсіріп жатса, уақыт кестесіндегі деректер бұл клиентті айналасында ұстап тұрудың қажеті бар ма, әлде оларды жіберуге уақыт болған жағдайда көрсете алады. Екінші жағынан, ол агенттікке ең аз шығармашылық жұмыс пен күш қажет ететін кейбір клиенттердің табыстылығын көрсетуі мүмкін, бірақ инвестициялардың максималды кірістілігі.
Уақытша кестелердің жетіспеуі
Осының бәрі бар, мәселе қандай? Мысалы, агенттік санын азайтудан басқа, уақыт кестелерінің барлығы дерлік жауыздыққа ұшырады:
- Уақыт - агенттіктерде, әсіресе шығармашылық бөлімшелерде көптеген адамдар әкімшілікке өз уақыттарын арнауды қаламайды. Шығармашылық ретінде, керемет шығармашылық ми шабуылынан үзіліс жасау үшін зиян келтіруі мүмкін. Көптеген шот-менеджерлерде бірдей проблемалар бар. Бұл иронично, бірақ уақыт кестесі үшін уақыт өте сирек бөлінген.
- Қателер - бұл бірінші нүктеге тікелей ауысады. Көптеген шығарылымдар уақыт кестесін айдың аяқталуына дейін соңғы минутқа дейін қалдырады. Және бұл уақыт кестесінің дәлдігі әбден жағымсызға дейін барады дегенді білдіреді. Екі апта бұрын бір жұмысты қанша уақыт өткізгеніңізді еске түсіру қиын, сондықтан жиі-жиі болжамды жұмыс. Уақытша кестелердің барлығы болжанған болса, бұл оларды іс жүзінде пайдасыз етеді.
- Нашар Фокус - Уақыт тамаша жарнаманың керемет көрсеткіші емес . Бір дүкенде 40 сағат жұмсауға болады, ештеңе шығармайды, екіншісі 10 жұмыс жасап, шедевр жасайды. Уақытша кестелер ойлаудың сапасын, оны өткізуге жұмсалған уақытты жазып алмайды.
Уақытша кестелердің болашағы
Уақытша кестелер мұнда қалады және олар қолмен жасалуы керек. Автоматты уақытты қадағалау жұмыс істемейді, себебі ол қолмен іске қосуды және тоқтауды қажет етеді. Сағатты бастауды ұмытып қалсаңыз, сағатты жоғалтасыз. Оны тоқтатуды ұмытпаңыз, ал кейбір нашар клиент басқа жобаға жұмсалған жұмыс сағатына төленеді. Бұл, өз кезегінде, қиындықтарға (тіпті тіпті сот процестеріне) әкелуі мүмкін және бағалы клиенттің жоғалуы.
Жақсы уақытты қадағалауды қамтамасыз етудің жалғыз жолы, агенттіктегі барлығының кемінде күніне екі рет, бір рет түскі асқа, содан кейін қайтадан үйге бармас бұрын, кестелерді жаңартады. Егер бұл жасалса, уақыт кестелері дәл және пайдалы болады. Егер ол жасалмаса, агенттіктерді ынталандыру керек. Уақытты бақылау үдерісін ынталандырудың әдісін табыңыз.
Уақытты мұқият жазып, апта сайынғы бонус немесе жұма күндері бірнеше сағат бойы жұмыс істейтін қызметкерлерге беріңіз. Уақыт пен ақша жұмсау сияқты көрінуі мүмкін, бірақ нақты кестелер агенттікке әлдеқайда артық болуы мүмкін, мұнда бірнеше аптадан бері немесе апта сайын бар.