Маңызды жазбаларды тез және оңай табуға болады
Сізге қажетті құжаттар туралы ойлаған жалғыз уақыт - қажет болған кезде. Сізге қажетті құжаттарды сақтау үшін ұйымдастырылған және орталықтандырылған жүйе жоқ және / немесе сізге қажетті соңғы рет болғандықтан, сіз оларды қажет болған кезде таба алмайсыз, оны жай ғана теңізге құжаттарды өзіңіздің үй кеңсеңізге тиесілі орнына қойыңыз.
Дыбыс таныс?
Сіздің барлық маңызды құжаттарыңыз үйіңізге таралады, сіз оларды көп уақыт пен энергияны іздестіресіз. Сондай-ақ олардың кейбірін толық жоғалту қаупі бар. Бірақ бірнеше қарапайым қадамдармен сіз маңызды қағаз құжаттарыңызды осы демалыс күнінің бір сағатында ұйымдастыра аласыз!
Сізге екі двухкометрлік шкаф немесе шағын портативті файлдар қорапшасы, түрлі-түсті түсті ілулі файлдар (6 түрлі түсті), манилада үшінші бөлікке арналған жоғарғы деңгейлі қалталар және отқа төзімді сейф (қосымша) қажет болады. Немесе үлкен байластырғыш пен қосымша қойындыларды сатып алуға болады. Тауарды алғаннан кейін құжаттарды ұйымдастыру үшін алты қадам жасалады.
Бірінші қадам: барлық құжаттарыңызды жинаңыз
Барлық маңызды құжаттарды ұйымдастыра алмас бұрын оларды табуыңыз керек. Бұл кейде оңай айтылғаннан гөрі оңай.
Үйдегі кеңсені жәшіктерде және үстелде немесе үстелде жиналған қағаз сияқты тексеріңіз. Ас үйдің үстіңгі тақтайшаларын, сондай-ақ ас жәшіктері мен себеттерін қаптаған қағазды тексеріңіз.
Сіздің жатын бөлмеңізді және түнгі киімге қараңызшы (сіз оларды таңертең шұғылда қалдыра аласыз және олар туралы ұмытыңыз). Ақырында, бірақ кем дегенде, сәтсіз айналада жүрген маңызды құжаттар үшін өзіңіздің әмияныңыз бен портфеліңізді тексеріңіз.
Екінші қадам: Құжаттарды санаттаңыз
Ең маңызды құжаттар төмендегі алты санаттың біріне енеді.
Барлық жиналған құжаттарыңызды келесідей сұрыптау:
- Үй және жылжымайтын мүлік туралы жазбалар - ипотека, жылжымайтын мүлік, үй жақсарту жобалары және түбіртектер, құрал-саймандар мен кепілдіктер, мүліктік салық туралы ақпарат, үй сақтандыру полистері және нұсқаулықтар
- Авто жазбалар - тақырыптар, қызмет көрсету жазбалары, сақтандыру полистері мен ақпараттары, несиелік ақпараттар және төлемдер туралы жазбалар
- Медициналық жазбалар - сақтандыру полистері, медициналық сақтандыру бойынша жәрдемақы нұсқаулықтары, медициналық жәрдемақылардың түсіндірмесі, докторлық шоттар, рецептілер тізімі, шығыстар туралы икемді ақпарат, медициналық анықтамалар, медициналық анықтамалар, өмірді сақтандыру полистері
- Қаржылық есептер - банктік есеп беру, салықтық декларация, салықтан босату туралы жазбалар, инвестициялық жазбалар, несие жазбалары, несие карталары туралы мәлімдемелер
- Электрондық жазбалар - ұялы телефон келісімшарттары мен нұсқаулықтар; компьютерлерге, ноутбуктерге және iPad-ға арналған сатудан түсетін түсімдер мен кепілдіктер; кабельдік және Интернет-жоспарлар мен вексельдер; сымсыз роутерді сату туралы түбіртек және нұсқаулық
- Жеке жазбалар - туу туралы куәліктер, некеге тұру туралы куәлiк, ажырасулар туралы куәлiк, қамқоршылық құжаттары, әлеуметтiк қамсыздандыру туралы ақпарат, иммундау құжаттары, төлқұжаттар, әскери қызмет туралы жазбалар, шомылдыру рәсiмдерi және растау жазбалары, еркiндiктер, жерлеудiң жоспары және жерлеу туралы ақпарат. Үй жануарлары болса, осы санаттағы ветеринариялық және вакциналық ақпарат сияқты маңызды құжаттарын қоса аласыз.
Үшінші қадам: Сіздің өмірлік құжаттарыңызды табыңыз
Сіздердің маңызды құжаттарыңыздың көбі тұрақты сақтау шкафында немесе портативті ілулі файл қорабында сақталуы мүмкін. Кейбіреулер, сейфтік ұяшық сияқты, өрт қауіпсіз немесе сейфтік қоймада сақталуы керек.
Өмірлік құжаттар - өте күрделі немесе өте көп уақытты қажет ететін құжаттар. Олар үзіліс немесе қарақшылық жағдайында бұзылуы мүмкін құпия ақпараттарды қамтуы мүмкін. Егер үйіңіз өрт немесе су тасқынымен жойылса, онда бұл маңызды құжаттарды сақтамауыңыз керек.
Көптеген адамдар үшін әлеуметтік қауіпсіздік туралы ақпарат, туу туралы куәліктер, сақтандыру агенттерінің байланыс ақпараты, ерік-жігері, мүліктік іс-әрекеттері, автомобиль атаулары, төлқұжат және түпнұсқа қолтаңбаңызды талап ететін кез-келген келісімшарт немесе келісімдер маңызды болып саналады.
Отқа төзімді сейфте немесе қоймадан тыс жерде сақтауға болатын барлық маңызды құжаттардың тізімін жасаңыз.
Төртінші қадам: Әмияныңызды қайталаңыз
Көпшілігіміз күн сайын біздің әмияндарымызда сыни ақпаратты алып жүреді. Әмияндағы барлық нәрсені білесіз бе? Әмияныңыз жоғалса немесе ұрланса, не істейсің?
Драйверлердің лицензиясын, донорлық карточкаңызды, медициналық сақтандыру карточкаңызды, спорт залы дүкенінің адалдық карталарын, қойма клубтарын, ең бастысы барлық несиелік және дебеттік карталарды (алдыңғы және артқы көшіру) сияқты мүшелік карточкаларын көшіріңіз. Осы көшірмелерді басқа маңызды қағаз құжаттарымен бірге сақтаңыз:
Бесінші қадам: Қарапайым файлды құру
Өтініш беру жүйесі неғұрлым қарапайым болса, соғұрлым оны жүйелі негізде қолданыңыз. Маңызды құжаттың әрбір санатын алып, оны файлдың түсі:
- Үй және мүлік жазбалары
- Авто жазбалар
- Health Records
- Қаржылық есептер
- Электрондық жазбалар
- Жеке жазбалар
Әр санаттағы құжаттардың саны үшін файл жүйеңізге тиісті файлдарды қосыңыз.
Манила қалталарын пайдаланыңыз және әрбір санат бойынша әрбір жеке құжат үшін қалта жасаңыз. Қалталарды сәйкес келетін түсті файлдар бөлімінде орналастырыңыз.
Егер сіз үш үлкен сақина байлауышын және қосымша қойындыларын сатып алсаңыз, қойындыларды жоғарыда аталған жазу атауларымен белгілеңіз, қағаз тесіктері барлық құжаттарды бұрып, оларды ұйымдастырыңыз. Егер қағаздар қағаз тесікшеге айналмаса, қағаз тесік қалтаны бұрап, құжаттарды қалтаға салыңыз.
Енді құжаттарды жасау сіздің жайыңыз емес, бұл сіз үшін бос уақыт болуы мүмкін. Сіз барлық құжаттарды сканерлеп, оларды қатты дискіге сақтай аласыз, одан кейін барлық бөліктерді бөлшектей аласыз. Бірақ өзіңіздің жеке қалауыңызды қолданыңыз, себебі кейбір қағаз құжаттары жақсы сақталған. Ең жақсы пікіріңізді пайдаланыңыз.
Ағымдағы жөндеу
Енді маңызды қағаздарыңыз ұйымдастырылған, оларды ұйымдастырыңыз. Ай сайын шоттарыңызды төлеген кезде, сіздің жүйеңіздегі тиісті бөлімге кез-келген жаңа құжаттарды жіберіңіз. Сонымен қатар, сіз жүйеден жүйеден шығарылған құжаттарды іздеңіз, олар әлі күнге дейін жүйеден тыс болуы мүмкін. Оларды қайта жіберіңіз. Жылына кемінде екі рет, кез-келгенеуін тазартуға болатындығын тексеру үшін құжаттандыру жүйеңіздегі құжаттарды қарап шығыңыз. Оқудың жақсы кестесі - жылдың бірінші және әр оқу жылының соңында.
Біраз күш-жігермен сіз маңызды қағаз құжаттарыңызды ұйымдастыру арқылы ұзақ мерзімді артықшылықтарды ала аласыз.
Elizabeth McGrory өңдеген.