Хабарламаңызды басқа бір қолыңызда қалдырмаңыз
«Кеңседен тыс» хабарыңыздың маңыздылығын түсінуіңізге және оған жұмыс істеу үшін неге уақыт бөлу керек екенін түсінуге көмектесетін түсініктеме.
Әркім үшін күтуге болады
(Сенемін) сіз бала туғаннан кейін босану демалыс аласыз. Бұл уақыттан бастап кеңседе жеке және өте ерекше. Сіз жаңадан туылған балаңызға бұл уақытты ешқашан қайтармайсыз. Ешқашан. Сондықтан бұл кезеңді сіздің өміріңізде қорғау маңызды.
Сіз демалыста жұмыс электрондық поштасын қалай алуға болатындығын білесіз бе? Сіз тез жауап беруді мәжбүрлейсіз! Бірақ кетіп бара жатқанда, сізде «жылдам» жауап беруге уақыт жоқ.
Сіз және сіздің отбасыңыз әлемдегі басқа мүшені қарсы алады. Байланыстырудың бұл жолы ұйқысыз түндер, күтпеген кесте, гормондардың ауытқуы, дәрігер тағайындаулары, келушілер және тағы басқаларын біледі. Сондай-ақ, өзіңізде және айналаңыздағы әркімде басқаруға болатын жақсы өзгерістер болады.
Мұндай жағдайларда электрондық поштаны жазу ең жақсы жұмысыңызды жасамайды. «Кеңседен тыс» хабарыңыз сізді жұмыс үзілістерінен, сондай-ақ нашар ойластырылған электрондық хаттарды қорғайды.
Осы уақыт ішінде шекараны орнату қажет. Сіздің өміріңізді ұстап тұруға көмектесу үшін жаңа туған нәрестеңізді және онымен бірге келген нәрсені бірінші кезектегіңіз келеді.
Сіз өзіңіздің клиенттеріңізбен, әріптестеріңізбен және сізбен хабарласуға тырысатын кез-келген басқа адамдардан сіздің жаңа басымдылықтарыңыздың қандай екенін түсінетіндігіңізді түсінесіз және мұның қиылыспайтынына сенімдіміз.
Осындай арнайы уақытты қорғауға көмектесетін керемет «мазаламаңыз» хабары қалай жасалады?
«Кейбір ойларыңыздан тыс» болмаңыз
Сіз 26 аптаға жуық жүкті болған кезде «Out of Office» хабарыңызда жұмыс істей аласыз. Егер осы хабарламаға арналған тақырыпты сақтау параметрі берілсе, «Office-дің босануы бойынша шығу» деп атаңыз.
Хабарламадан бұрын дайындалу сіздің хабарламаңыздың не туралы айтатындығын бақылауға мүмкіндік береді. Сіз өзіңіздің жұмысыңызды білетін, сіз өзіңіздің жауапкершіліктеріңізді иемденетін, сіз кеңсеге қайта оралған кезде сіз. Белгілі бір күнде, белгілі бір аптада қайта оралуға немесе мүлде күн туралы айтпауға болатыныңызды шешіңіз. Егер сіз нақты адамға жол бермесеңіз, жіберуші байланыса алады, менеджердің электрондық поштасын немесе қоңырау шалуға болатын телефон нөмірін айтуды қалайсыз ба.
Осы хабарламаны уақытында жасаған кезде сіз өзіңізді қоса алғанда, уақыт пен энергияны үнемдейсіз. Сіз кеңседі күтпеген жерден кетуіңіз керек (білесіз бе, балаңызды жеткізу үшін), сондықтан хабарды орнату сіздің ІТ әкімшіңізге немесе менеджеріңізге дайындалған хабарды береді.
Бұл хабардың АТ-ны немесе басқарушыңыздың үнін орнатуды қалайсыз ба? Жоқ!
Сіздің «кеңседен тыс» хабар сақталғаннан кейін менеджерге хабарлаңыз. Олар сізге шығуға дайын екендігіңізді естиді және сізді қолдау үшін сізге қажет нәрсе бар.
Сіздің хабарламаңызға қосылатын нәрселер
Төменде сіз пайдалануға болатын «кеңседен тыс» үлгісі берілген. Электрондық пошта бағдарламасында хабарды қосқаннан кейін, белгіленген уақыт ішінде сізге жіберілген электрондық хаттарды автоматты түрде қабылдайды.
Алушыларды сіз қай жерде екеніңіз туралы хабардар етсеңіз, бұл сіздікі. Сіз «офистен тысқарығы» деп айта аласыз немесе сіз олардың босану демалысыңызда екеніңіз туралы хабарлай аласыз. Егер сіз босануға байланысты демалыста екеніңіз туралы барлық адамдарды хабардар етпесеңіз, «босануға байланысты демалыс» деген үш сөзді жойыңыз. Бұл электрондық пошта хабарламасының нұсқасын ұзартылған демалыс немесе іссапарлар үшін пайдалануға болады!
Қайда көресіз (жақшалар), мән-жайларыңызға сәйкес сөздерді немесе тіркестерді салыңыз.
Электрондық поштаңызға рахмет. Мен декреттік демалыста кеңседен шықпаймын (қайтып оралуға болатын күн).
Егер сізге дереу көмек қажет болса, хабарласыңыз (сіз үшін әріптестің аты-жөнін, байланыс ақпаратын, менеджердің электрондық поштасын немесе телефон нөмірін).
(Егер сіз белгілі бір жобаларыңыз болса, жоба атауы мен сізді қамтитын адамның тізімін қамтасыз).
Егер сіздің мәселеңіз шұғыл емес болса, мен сіздің электрондық поштаңызға жауап қайтарамын.
Ізгі тілектер,
(Сіздің атыңыз)