Бұл мақалада жобаның уақытты басқару саласындағы білім беру саласындағы басшылықтан Жобаны басқарудың білім органдарына (PMBOK® Guide) - бесінші басылымы қарастырылады. Жобаны жоспарлауға басқа көзқарастар бар, бірақ сіз PMP® сертификатымен жұмыс істесеңіз, онда PMBOK® Guide нұсқасы - бұл сіз бақылайтын болады және бұл барлық жобалар менеджерлері үшін жақсы тәжірибе.
Жобаның уақытты басқару процестері
PMBOK® нұсқаулығындағы жоба уақытын басқару 7 процестен тұрады. Жобаның уақытты басқару процестері:
- Жоспар кестесін басқару
- Әрекеттерді анықтаңыз
- Бірізділік әрекеті
- Қызмет ресурстарын бағалау
- Қызметтің әрекет ету мерзімін бағалау
- Кесте әзірлеу
- Басқару кестесі.
Олардың әрқайсысын тереңірек қарастырайық.
Жоспарларды басқару процесін жоспарлау
Бұл қадам сіздің жоспарыңыздың кестесін бірінші жоспарыңыздан, тұрақты дамуыңызды, орындалуын және кестені басқарумен қажетті барлық саясаттарды, процедуралар мен құжаттарды орнататын жерде.
Бұл жоспарды орындау кестесі кестені басқару жоспарын жасау болып табылады. Дегенмен, нақты өмірде жоспарыңызды басқаруға арналған жеке жоспар болмайды. Осы жерде жұмыс істеп жүргендеріңіздің көбі жобаны басқару жоспарында аяқталады (жобаны басқару жоспарын жазу әдісін біліп алыңыз) және бұл өте жақсы.
Әрекеттер процесін анықтаңыз
Бұл процесс жоба нәтижелерін шығару үшін не істеу керектігін анықтайды және құжаттайды. Басқаша айтқанда, бұл жоба міндеттерін анықтайды. Жұмысты жеке тапсырмаларды бұзуға көмектесу үшін, көлемді басқару әрекеттері кезінде бірге қойылған ауқым мәлімдемесін қолданасыз.
Бұл арқылы жұмыс істеудің басты нәтижесі - сіз жобалық тапсырмалардың белгілі бір тізімімен аяқталасыз. Бұл келесі үрдіске негізгі кіріс ретінде пайдалы.
Кезектілік әрекеттері үдерісі
Тапсырмалар тізімін пайдаланып, оларды дұрыс тәртіпте орналастырыңыз. Осы үдерістің соңында жобаның тапсырмалары арасындағы қатынастар туралы пікір аласыз. Бұл процесс сіздің жобаңыздың ресурстарын тиімді пайдалану және мүмкіндігінше тезірек жеткізу үшін жобаңыздың жұмысын дұрыс тәртіпте орналастыруға көмектеседі.
PMBOK® нұсқаулығы осы процестің нәтижесі ретінде желі диаграммасын жасау туралы айтады, бірақ бұл өте сирек қажет және, әрине, ештеңе қолмен жасалмайтындай. Егер қандай да бір себептермен желілік диаграмманы жасағыңыз келсе, онда оны басқару үшін бағдарламалық жасақтаманы пайдаланыңыз. Сайып келгенде, тәуелділіктердің тізімі және тапсырмалар үшін басталу және аяқталу мерзімі әлдеқайда жақсы және аз уақыт жұмсайтын болады.
Қызмет ресурстары үдерісін бағалау
Сіз не істейтіндігіңізді білетін болсаңыз, келесі қадам - бұл сізге қандай ресурстар қажет екенін білу. Бұл іс-әрекеттерге бағалаудың белсенділігін бағалау процесі көмектеседі. Бұл үдерісте адам ресурстарын, жабдықтарды және сізге керек нәрселерді, сондай-ақ әрқайсысына қажетті мөлшерді дайындайсыз.
Қызметтің әрекет ету мерзімін бағалау
Бұл қадам - әр тапсырманың қанша уақытқа созылатындығын есептеудің ауыр жұмысы. Осы үдерісте сіз өзіңіз анықтаған ресурстарды пайдаланып, әр іс-әрекетті орындау үшін қанша уақыт қажет екенін білесіз.
Қызметіңіздің ұзақтығымен ресурстардың қол жетімділігі мен мерекелерін ескеруді ұмытпаңыз. Себебі тапсырма тек 8 сағатты алады, бұл таңертең аяқталады дегенді білдірмейді.
Кесте процесін әзірлеу
Ақырында, жобаңыздың кестесін бірге жинай аласыз. Жоғарыда аталған процестерден жиналған барлық ақпарат оңай болған кезде.
Кестені әзірлеу - PMBOK® нұсқаулығындағы күрделі процестердің бірі. 13 кіріс бар (плюс тәуекелдерден, ауқымнан және жоба контекстіне қатысты элементтерден жоғары). Кестенің өзі тек нәтижелердің бірі ғана, ал басқалары (менің пікірімше) кем маңызды.
Өйткені, жобаңыздың жұмысын басқару үшін маңызды құжат болып табылатын кестені алу үшін бәрін бастан кешірдіңіз.
Сіздің кестеңіз Gantt диаграммасы болуы міндетті емес. Міне, сізге арналған Gantt диаграммаларының 5 нұсқасы .
Басқаруды жоспарлау процесі
Ақыр соңында, бақылау кестесінің үдерісі Сізге жобалар кестесін бақылауға және жаңартуға қажетті құралдарды береді, бұл өзгерістердің дұрыс басқарылуын және жобаңыздың уақытты бақылауын қадағалап отыруды қамтамасыз етеді.
Жобаңыздың кестесін дайындау және оны кейінірек қадағалау үлкен жұмыс болып табылады, бірақ өзіңізге сенімді бола алатын кестең бар екенін білу керек.