1. Әдептілік туралы ойланыңыз
Тіпті келесі тапсырманы орындау үшін мүмкіндігінше тезірек жұмыс істеуді жылдам еткіміз келетін әлемде, электрондық поштаңызда жақсы әдепті пайдалану үшін уақыт бөліңіз.
«Көңіл аударыңыздар» және «рахмет» деп айтуға болмайды.
Адамдарға сіз жақсы немесе мүлде білмейтін болсаңыз немесе тек ресми қарым-қатынастарыңыз бар болса, олар сізге басқаша әрекет етуді талап етпесе, олардың аттары мен тегі бойынша хабарласыңыз. Мысалы, «Құрметті Мистер Уайт» немесе «Қымбатты ханым Грей» деп айтыңыз. Егер сіз электрондық поштаға жауап берсеңіз және түпнұсқа хабарламаның жіберушісіне тек өзіңіздің аты-жөніңізбен қол қойсаңыз, онда сіз оларды дәл осылай шешуді жақсы деп есептей аласыз.
2. Сіздің үніңізді бақылаңыз
Tone - сіз жазушы ретінде электронды пошта хабарында өз көзқарасыңызды білдіруі мүмкін. Бұл оның қалай қабылдануына әсер етеді. Сіз, әдетте, адресатқа құрметпен, достық және қол жетімді болып келетініне сенімді болуыңыз керек. Сіз дыбыссыз немесе талап етпейтін дыбыс шығарғыңыз келмейді. Жібергенге дейін хабарыңызды бірнеше рет қайталаңыз.
Бұрын хабарласқан адамға жазған кезде «Мен сенемін, сен жақсы боласың» деген сияқты достық тілдесуді бастаңыз. Эмоция сізге әуенді оңайырақ жеткізуге көмектессе, кәсіби бейіндегі оларды өзіңізбен бейресми қарым-қатынаста болған адамға жазмайынша пайдалануға тыйым салынады.
Болашақ жұмыс берушіге жазғанда оларды ешқашан пайдаланбаңыз.
Электрондық поштаны немесе барлық бас әріптердегі біреуін бөлісу үшін ол әрдайым нашар электрондық пошта этикеті деп есептеледі. Бұл сізді бүркігендей сезінуге мүмкіндік береді.
3. Қысқаша сөйлеңдер
Жұмыспен қамтылған адамдарға жеке электрондық поштаны оқып шыққан сәттен көп уақыт жұмсауға уақыт пен бейімділік жоқ.
Егер сіздің алушыңызды хабарыңызды жылдам оқуға рұқсат етілгіңіз келсе және оны әлі де түсінсеңіз, оны қысқаша сақтау керек.
Дегенмен, тиісті мәліметтерді қалдырмаңыз. Сіздің хабарламаңызды бірінші кезекте оны жазуға себебін анық көрсететініне көз жеткізіңіз. Ешқандай уақытты үнемдеуге болмасаңыз, сіз түсірген мәліметтерді түсіндіруге тырысқанда, сіз бұрын-соңды болмайсыз.
4. Мәтінді қысқартуды қолданудан аулақ болыңыз
Уақытты үнемдегіңіз келсе де, кәсіби электрондық поштаңызда мәтінді қысқартуларды қолдануға болмайды. Көптеген адамдар сияқты мәтінді көп жазсаңыз, сіз өз достарыңызбен сөйлесу үшін қандай да бір стенографияны қолдануға үйренуіңіз мүмкін. Мысалы, «сіз», «сіздің» және «өтінеміз» орнына «u», «ur» және «plz» сөздерін қолдануға болады. Бұл қысқартулар іскерлік хат алмасуда орын алмайды, егер алушы сіз кездейсоқ қатынастарыңыз бар адам болса.
5. Кәсіби электрондық пошта мекенжайын пайдаланыңыз
Ағымдағы тапсырмаңызға байланысты хабарлар үшін әрқашан сізге берілген жұмыс берушінің электрондық пошта мекенжайын пайдаланыңыз. Дегенмен, оны ешқашан сіздің жұмысыңызға қатысы жоқ хабарламаларды жіберу үшін қолдануға болмайды, мысалы, сіз жаңадан іздесеңіз. Оның орнына жеке электрондық пошта тіркелгісін пайдаланыңыз.
Егер жеке есептік жазбаңыз жоқ болса, мысалы, қызмет үшін тіркелгенде интернет-провайдеріңізге көрсетілетін болса, тегін электрондық пошта тіркелгісін алыңыз.
Кәсіби мамандарға арналған мекенжайды орнату үшін Gmail немесе басқа қызметті пайдаланыңыз. Елеусіз немесе ойланатын ештеңе қолданбаңыз. Сіздің алғашқы аты-жөніңіз немесе толық аты-жөніңіз тиісті таңдау болып табылады.
6. Емле мен грамматиканы ұмытпаңыз
Электрондық поштаңызды мұқият тексеріп отыруыңыз қажет. Қаншалықты қаншалықты белсенді болмасаң да, бұл маңызды қадамды ешқашан ескермеңдер. Мұқият болғыңыз келетін нәрселер дұрыс емле және дұрыс грамматика болып табылады. Ортақ сөздерді дұрыс жазудан басқа, сіз сондай-ақ сіздің атын, соның ішінде сіздің алушыңыздың және оның компаниясының атын дұрыс жазғыңыз келеді.
Емтиханға тым қатты сүйену туралы сақ болыңыз. Олар қате пайдаланған кезде сөздердің қателерін байқамауы мүмкін. Мысалға, емле тексерушісі сөйлемдегі «деген» сөзін «сіздерге сұрақтарым бар» деп белгілемейді, бірақ бұл тұрғыда ол «екі» болуы керек. Merriam-Webster секілді тегін онлайн сөздік арқылы сіз күмәнданбаңыз.