Жауап беруге оңай электрондық поштаны жазудың 9 ережесі
Көпшілігіміз мектепте электронды хат жазуды үйренбедік, бірақ электрондық поштаны қалай жазу керектігін білу - жұмыс орнында баға жетпес дағды. Бұл, әсіресе, телекоммуникация саласында жұмыс істейтін адамдарға қатысты. Жақсы телефон этикетінің жанында , ең алдымен, үйде жұмыс істеуге қол жеткізу және сақтау - маңызды емес дағды.
Жақсы жазылған электрондық пошта алушының хабарды түсінуін және әрекет етуін жеңілдетеді. Жұмыс іздесе, электрондық пошта бетпе-бет бірінші әсерді алдын-ала немесе тіпті алмастыра алады, сондықтан тиісті тыныс белгілері және келісілген хабар кілт болып табылады. Ал жұмыс орнында түсініксіз электрондық хаттар шатастырып, кешіктіреді. Әріптестерге, клиенттерге, әлеуетті клиенттерге, менеджерлерді жалдауға және тіпті достарына және отбасыларына тиімді электрондық хаттарды жазу үшін осы кеңестерді орындаңыз.
01 Біріншіден, Жолдауды және Алушыны қарастырыңыз
Әрі қарай, алушының көзқарасын қарастырайық. Қандай ақпарат оған әрекет етуі керек немесе сіздің хабарламаңызды түсіну керек пе? Қажетті (бірақ артық емес) ақпараттарды беріңіз. Сондай-ақ, осы нақты алушыға тиісті этикетті ескеріңіз. Смайликтер және қысқартулар, OMG немесе LOL сияқты, жұмысқа өтінімдер мен іскерлік электрондық пошталардың көпшілігіне сәйкес келмейді.
02 Сипатталған электрондық пошта тақырыбының жолын жазыңыз
Электрондық поштаны жазған кезде тақырып жолында «сәлем» немесе «үйде жұмыс істеу» секілді ештеңе жазылмаған немесе оны бос қалдырыңыз. Тақырып жолының осы түрі бар электрондық пошталар алушының спам-қорабында аяқталу немесе жөнден бас тартуы мүмкін. Егер сіз жұмысқа өтініш жасасаңыз, тақырыптың атауының атауын енгізіңіз. Электрондық пошта әріптесіне болса, тақырыбыңыздың жолын хабардың мақсатын толтыратын қысқа фразаны жасаңыз. Сипаттамалық тақырып жолын жазудың тағы бір артықшылығы - оны кейінірек іздеу керек болса, кіріс жәшігіңізде табу оңайырақ болады. Дегенмен, «Сұрақ» сияқты электрондық пошта сызығы бар нәрсе пайдалы болмайды.
03 Алушыны дұрыс жолдаңыз
Егер сіз өзіңіздің алушыңыздың атын білсеңіз, бірақ оны өзіңіз білмесеңіз, тақырыпты пайдаланып құттықтаңыз, мысалы. Құрметті ханым Брунелли мырза. («Миссис» немесе «Мисс» орынды ма, жоқ па, әйелдерге арналған «ханым» сөзін пайдаланыңыз.) Егер сіз жыныс туралы белгісіз болсаңыз, онда бірінші және соңғы атыңызды пайдаланыңыз, яғни Құрметті Крис Смит. Егер сіз адамның атын білмесеңіз, сәлемдесуіңізбен немесе жай құттықтаумен электрондық поштаңызды бастаңыз, мысалы. Сәлем, сәлем, Құрметті менеджер және т.б.
Электрондық пошта сіздің әріптесіңізге немесе басқа біреуіңізге мәлім болса, жеке немесе телефон арқылы пайдаланатын атауды қолданыңыз.
04 Дұрыс грамматиканы және тыныштықты қолданыңыз
Электрондық поштаға дұрыс грамматиканы пайдалану өте маңызды. Сана немесе саналы түрде оқырмандар грамматикалық қателіктер жіберушілерді жазалайды.
- Run-On Sentences - Электрондық поштаны жазғанда, кезеңдерді сақтамаңыз. Бұл шағын кідіріс оқырмандарға «мағынасы» деген сөздерді қабылдау уақытын береді. Қысқа сөйлемдер осы кішкене үзілістерге көбірек мүмкіндік береді. Ұзақ сөйлемдерді бұзу, тіпті олар техникалық тұрғыдан іске қосылмаған.
- Commas - Тым көп немесе тым көп үтірлерді шатастыруға болады. Үтірді дұрыс пайдалануды үйреніңіз.
- Subject-Verb Agreement - Қатенің осы түрімен сөйлейтіндер жақсы қарым-қатынас дағдыларымен ізденушілерді іздейтін жұмыс берушілер үшін қызыл жалаулар болып табылады. Subject-verb келісімі бойынша ережелерді қарап шығыңыз.
05 Емлені тексеру және капиталдандыру
Емлені тексеру құралын пайдаланыңыз, бірақ оған сенбеңіз. Емлені тексеру құралы «олар» үшін «олар» немесе «бар» үшін оларды ұстамайды және қателіктің бұл түрі назарсыздықты көрсетеді. «Сіз» немесе «tho» үшін «though» сияқты мәтіндік қысқартуларды пайдаланбаңыз.
Дұрыс дұрыс пайдалану керек. Көптеген адамдар сөйлемнің басталуын және тиісті зат есімдерін білуді біледі, бірақ көбісі электрондық пошта арқылы жасамайды. Shift пернесін басу үшін секундтан кейінгі қосымша фракциясын қабылдауға қарсы емес екенін көрсетіңіз. Екінші жағынан, бас әріптер тым көп оқырманға кедергі келтіруі мүмкін. Барлық сөйлемдегі сөйлемдерді жазудан аулақ болыңыз (олардың көпшілігі крическе балама ретінде түсіндіріледі), сондай-ақ, баса назар аудару үшін, сөйлемнің басында емес немесе тиісті зат есімдерінің бірінші әріптері.
06 Электрондық поштадағы қарапайым пішімдеуді пайдаланыңыз
Есіңізде болсын, электрондық пошта бағдарламаларының барлығы басқаша көрсетіледі. Экранға жақсы сәйкес келетін көрініс басқа біреудің бірге жұмыс істей алады. Осы себепті электрондық поштаға резюме немесе мұқаба хат сияқты жоғары пішімделген сөзді өңдеу құжатын қоюдан аулақ болыңыз. Кәдімгі мәтін пішімінде жазылған құжаттарды пайдаланыңыз.
Параграфтарды қысқа етіп енгізіңіз. Периодтар секілді, параграф үзілістері оқырманның көзін тыныштандырады. Ұялы телефонда электрондық поштаны оқыған адам қысқа параграфтардан пайда көреді. Бірақ абзацтарға қатысты негізгі ережелерді ұстануды абайлаңыз.
07 Қысқаша болыңыз
Нүктені көміп тастауға арналған электрондық пошталар кестеге еніп, ақырында ұмытып қалады. Нашар, олар дұрыс емес. Қысқартылған тілін пайдаланып, мақсатыңызды айқын етіп көрсетіңіз.
- Сөзді жою - белсенді етістіктермен жазыңыз. «Джек формаларды жіберді» белсенді етістікті пайдаланады. «Мені Джек жіберген пішіндер» пассивті. Пассивті пішінде бірнеше сөз ғана пайдаланылады, бірақ ол қосылады. Оның үстіне, оқырмандардың идеяларды бастарында қайта құруын талап етеді.
- Point to Stick - Сыртқы ақпаратты немесе идеяларды қосу үшін азғыруға қарсы тұрыңыз. Оларды басқа электрондық поштаға сақтаңыз.
- Bullet Point-ді пайдалану - бұл оқырманға маңызды нәрсені қабылдау үшін визуалды кеңестерді пайдалануға мүмкіндік береді. Бірақ, оқтар қалай көрінетініне күмәндансаңыз, оқ ату үшін жұлдызшаларды немесе сызықшаларды пайдаланыңыз.
08 Электрондық поштаға тиісті түрде кіріңіз
Электрондық пошта стандартты стандартты қолтаңба болса, жіберілетін нақты электрондық поштаға сәйкес келетініне көз жеткізіңіз. Саяси мәлімдемесі бар қолтаңбалар немесе балаларыңыздың атаулары мен жастары жеке электрондық поштаға арналған, бірақ жұмыс үшін жеке жеке қолтаңбаны пайдаланыңыз. Сіздің жұмысыңызға және жұмыс берушіге қарай, сіз өзіңіздің электронды поштаңыздың қолтаңбаңызды дәйексөзмен жекелендіре аласыз. Талассыз нәрсе таңдаңыз. Егер жұмыс туралы сұрасаңыз, қол қоюыңызды пайдаланып, кез келген баға белгілерінсіз немесе жеке даралаусыз тиісті байланыс ақпаратын беріңіз.
09 Жіберуді бастамас бұрын қайталау / қайта қарау
Жібергенге дейін емле және пунктуация қателерін тексеріңіз. Егер сіз жұмысқа өтінім үшін электрондық поштаңызда қате тапсаңыз, оны түзетіңіз, содан кейін жібергеніңізге дейін қайтадан қайталаңыз. Сонымен қатар мазмұнды қайтадан үйрену керек. Егер сіздің электрондық поштаңыз ұзақ болса, оны қысқартуға болатын тәсілдер туралы ойлаңыз. Егер сіздің электрондық поштаңыз даулы болса немесе гневте жазылған болса, жібермеуді сақтаңыз. Бірнеше сағаттан кейін немесе бір күн өткен соң оған қайта келіңіз және оны әлі жібергіңіз келетінін көріңіз.
Бұл электрондық поштаны жібермес бұрын көп нәрсе сияқты көрінуі мүмкін, бірақ егер сіз тиімді электрондық хаттарды жіберіп, электрондық поштаңызды тиімдірек ұйымдастырсаңыз, сізде іс жүзінде көп уақыт болмайды.