Сот ісін жүргізу хатшылары барлық мөлшердегі заң фирмаларында жұмыс істейді. Кейбір хатшылар таза әкімшілік қолдау көрсетеді. Дегенмен, көптеген фирмалардағы хатшылар гибридтік рөл атқарады, ол секретарлы және соттық параледж ретінде жұмыс істейді.
Төменде сот процесінің бүкіл өмірлік циклі бойынша сот хатшысының бірнеше кең таралған функциялары берілген.
Хатшылық рөлдер фирмаға, сот тәжірибесінің түріне және қызметкерлердің өлшеміне байланысты өзгереді.
Іс-әрекетті тексеру
Шағымданушы фирмаларда істің бірінші сатысы іс үшін жауапкершілікті тексеру болып табылады. Потенциалды клиенттің әрекет ету себебі бар ма? Қайшылықтар бар ма? Хатшы іс бойынша скринингтік формаларды дайындауға және адвокат пен әлеуетті клиент арасында алғашқы кездесулерді жоспарлауға көмектесуі мүмкін. Кейбір жағдайларда хатшы әлеуетті клиенттің сұрақтарын телефон арқылы сұрау арқылы бастапқы скринингті аяқтайды. Клиентке қол қойылған жағдайда, хатшы жаңа істі қояды және сақтау туралы шартты және басқа құжаттарды клиентке жібереді.
Тергеу
Көптеген жағдайларда тараптар сот процесі басталғанға дейін тергеу жүргізеді. Бұл тергеу куәларды табу және сұхбат жүргізу, оқиға орнына тексеру және құжаттық және басқа да дәлелдемелер жинауды қамтуы мүмкін. Сот хатшысы бұл процеске адвокат атынан жиналыстар мен телефон конференцияларын жоспарлау, куәландыру тізімдерін жасау, дәлелдемелерді ұйымдастыру және басқа да құжаттарды ресімдеу және қағаз және электронды құжаттар үшін сенімді құжаттарды ресімдеу арқылы көмек көрсете алады.
Пікірталас
Егер сотқа талап қойылса, хатшы сөздерді өңдеу бағдарламасында сөз сөйлейді. Пікірталасқа шақыру, шағым, афидивит, қабылдау туралы өтініштер мен қозғалыстар жатуы мүмкін. Сот хатшысы көбінесе белгілі бір іс бойынша барлық келіссөздерді ұйымдастыратын және индексациялайтын жалған байланыстырушылар жасайды.
Хатшы осы құжаттарды жеке немесе электронды түрде сотқа бере алады, бірақ бұл тапсырманы көбінесе параледж немесе сот хабаршысы жүзеге асырады.
Discovery
Discovery - сот процесінің ең ұзын кезеңі. Ашылу барысында сот хатшысы келесі тапсырмалардың барлығын немесе бірнешеуін орындауы мүмкін:
- Сөз өңдеу жүйелерінде анықтамалық құжаттарды дайындау, соның ішінде сұраулар мен өндіріс сұраулары
- Жазбаларды теру, жіберу және қадағалау
- Көптеген партиялармен, соның ішінде адвокатпен, клиенттермен, қарсылас кеңесшілермен және сот репортерлерімен жоспарлау
- Азаматтық іс жүргізу ережелерімен талап етілетін тәуелсіз медициналық тексерулер мен басқа тағайындауларды жоспарлау
- Табу байланыстарын жасау; индекстеу және анықтамалық құжаттарды беру
- Іс жүргізу құжаттарын ресімдеу және беру
- Сайтты тексеруді жоспарлау
- Сарапшылармен байланыс және байланыс орнату; сараптамалық есеп беруді ұйымдастыру және беру
Алдын ала сынақ
Сынақ мерзімі белгіленіп болғаннан кейін, хатшы заң бөліміне сотқа дайындалуға көмектеседі. Хатшының рөлі мыналарды қамтуы мүмкін:
- Сотқа дейінгі құжаттарды теру және пішімдеу, соның ішінде қозғалыстар, қысқартулар, сот отырыстары және куәлік тізімі
- Экспонаттарды жинау және ұйымдастыру
- Сынақ байланыстырғыштарды жасау, ұйымдастыру және / немесе индекстеу
- Соққы сынақтарын ұйымдастыруға көмектесу
- Заңды тұлғаға бақылау мерзімін бақылау және ескертулер жіберу
- Cite-checking and proofreading қысқаша және заңды құжаттар
- Құжаттардың сот ережелеріне сәйкес дұрыс пішімделуін қамтамасыз ету
- Үйлестіру куәлері
Сынақ
Сот хатшысы сынақ барысында маңызды рөл атқарады. Оның міндеттері мыналарды қамтуы мүмкін:
- Сынақ құжаттамаларын дайындау, теру және пішімдеу
- Диаграммаларды, графиктерді және басқа сот отырысы көріністерін дайындауды үйлестіру
- Шабармаларды жоспарлау, сот репортерлері және сарапшылар
- Құжаттарды, экспонаттарды және сынақ байланыстырушы заттарды ұйымдастыру, беру және басқару
- Адвокаттарға, куәгерлерге, клиенттерге және басқаларға арналған іс-шараларды үйлестіру
Басқа әкімшілік тапсырмалар
Қорғаныс жағында жұмыс істейтіндер үшін сот хатшысы фирманың уақытына және биллинг жүйесіне адвокаттар мен парейлегалдардың уақытын жұмсайды.
Ол сондай-ақ клиентке мерзімді шот-фактураларды жібереді және кеш төлемдерді қадағалайды. Тәртіптік хатшының басқа жалпы міндеттері мыналарды қамтиды:
- Мәтінді, деректерді және графиканы транскрипциялау, пішімдеу, енгізу, алу, көшіру және беру арқылы ақпаратты жасау
- Іс жүргізу мерзімін бақылау
- Клиенттермен, куәлармен және қарсылас кеңеспен сәйкес келеді
- Телефонға жауап беру
- Шығындарды, экспонаттарды және басқа ақпаратты бақылау үшін электрондық кестелерді жасау
- Диктанттарды аудару
- Тасымалдау жүйелерін сақтау
- Қатысты хат-хабарлар, есептер және құқықтық құжаттар
- Клиенттік конференциялар мен адвокаттар жиналыстарын ұйымдастыру
- Шығындар туралы есептерді дайындау
- Конференцияларды, телеконференцияларды, күзетулерді және саяхатты жоспарлау және жоспарлау арқылы адвокаттың күнтізбесін жүргізу
- Жабдықтарға тапсырыс беру
Сот істері жөніндегі хатшы
Көптеген сот хатшылары сауда мектебінде немесе қоғамдық колледжде сертификат немесе аспирантураны аяқтайды. Дегенмен, төрт жылдық колледждің дәрежесі бар хатшылар заң фирмасындағы ең үлкен мүмкіндіктерге ие. Сот ісін жүргізу бойынша тренинг көбінесе жұмысқа келеді. Тәжірибе хатшылары көбінесе фирмадағы басқа рөлдерге ауысады, соның ішінде параледж және офис менеджерлері.
Сот ісінің дағдылары мен білімі
Сот ісін жүргізу хатшылары әртүрлі тұлғааралық, технологиялық және кеңсе дағдыларына, сондай-ақ құқықтық және процедуралық білімдерге ие болуы керек. Қажетті дағдылар мен білімдерге мыналар жатады:
- Сөзді өңдеу, электронды кесте, презентация, уақыт және шот-фактуралық бағдарламалармен жұмыс істеу; Microsoft Office пакетімен танысу
- Транскрипциялық жабдықпен жұмыс істеу
- Жазбаша және ауызша дағдылар
- Жергілікті, мемлекеттік және федералдық сотта сот талқылауларының құжаттамасын және құжаттарды рәсімдеуді білу
- Ringtail, Summation және Concordance сияқты құжат дерекқорларымен білу
- Электронды тіркеу тәжірибесі
- Кеңсе тәртібі мен құқықтық терминологияны білу
- Қуатты жазу дағдылары
- Ұйымдастыру дағдылары мен көп тапсырма дағдылары
- Қызметкерлердің барлық деңгейлерімен кәсіби қарым-қатынас жасау мүмкіндігі