Кездесу хаттамасын қалай алуға болады

Жұмыс орнындағы кездесулер мен конференциялардың жазбаша жазбаларын жүргізу

Жиналыс хаттамасы - жиналыстың немесе конференцияның ресми жазбаша жазбасы ретінде қызмет ететін ноталар. Жиналысқа жауапты адам, әдетте, осы тапсырманы орындауға қатысушылардың бірін сұрайды. Бірде біреу сізге бола алар еді! Бұл өте қиын жұмыс емес, бірақ бұл маңызды. Кездесудің хаттамалары ненің көшірілгендігі туралы ресми жазба болғандықтан, дәлдік қажет. Сіз қажет болған жағдайда адамдарға кейінірек сілтеме жасай алу керек екенін ескертулеріңіз керек.

Міне, осы тапсырманы тазалықпен өңдеуге көмектесетін кейбір көрсеткіштер. Кездесудің алдында, кезінде және кейін не істеу керектігін біліңіз.

Жиналыс алдында

• Жазу құралын таңдаңыз: Біріншіден, сіз өзіңіздің жазбаңызды қалай қабылдайтыныңызды шешіңіз. Сіз ескі мектепке барып, қаламсап пен қағазды қолданасыз ба, әлде техникаға, ноутбукке, планшетке немесе смартфонға барасыз ба? Боссеңізбен белгілі бір әдісті пайдалануды ұнатпауын көру үшін тексеріңіз. Бұл екіталай, бірақ мүмкін.
• Таңдалған құралдың жұмыс тәртібінде екендігіне көз жеткізіңіз және түпнұсқаңыз сәтсіздікке ұшыраған жағдайда ғана резервтік көшірмені сақтаңыз. Егер сіз ноутбук алып жатсаңыз, мысалы, қаламсап пен қағазға қолайлы. Сіз компьютеріңіздің апатқа ұшырауы туралы жазуға болатын нәрсені іздеу кезінде жиналысты тоқтатуды қаламайсыз.
• Кездесу басталғанға дейін жиналыс күн тәртібін оқыңыз. Бұл сіздің минуттарыңызды жоспарлауға мүмкіндік береді. Әрбір элементтен төмен бос орын қалдырыңыз және жазбаңызды жазыңыз. Мұны орындау сіздің жұмысыңызды жеңілдетеді, егер жиналысты өткізетін адам күн тәртібіне қалса.

Кездесу барысында

• Қатысу парағының айналасында жүріңіз және әрбір адамның қол қоюына көз жеткізіңіз. Барлық қатысушылардың тізімін ресми жиналыстың минуттарына қосу керек.
• Барлығының кім екенін білетініне көз жеткізіңіз. Осылайша сіз кімнің сөйлеп тұрғанын және сол ақпаратты дұрыс жаза алатыныңызды біле аласыз.
• Жиналыс басталған уақытқа назар аударыңыз.

• Әр түсініктеме жазуға тырыспаңыз. Тек негізгі идеяларды қосу дұрыс. Өзіңіз келіспейтін заттарды қалдырмаңыз. Сіздің алдын-алуыңыз сізге әсер етпеуі керек. Естеріңізде болсын, бұл оқиға туралы сіздің пікіріңіз емес, ресми есеп.
• Оларды жасаған барлық ұсыныстарды, егер бар болса, дауыс беру нәтижелерін жазып алыңыз; сізге қозғалысты кім жібергенін жазудың қажеті жоқ. Әрине, сіздің ұйымыңыздың ережелері әр түрлі болуы мүмкін, сондықтан оларды тексеріңіз.
• Егер кез-келген қозғалыс немесе талқылау бойынша дауыстар келесі жиналысқа дейін қалдырылса, онда бұл туралы ескерту жасаңыз.
• Кездесудің аяқталу уақытын жазып алыңыз.

Кездесуден кейін

• Кездесу аяқталғаннан кейін мүмкіндігінше тезірек минуттарды енгізіп, бәрі бұрынғыдай ақылға қонымды. Егер жазбаңызда қате тапсаңыз немесе сізде сұрақ туындаса, оны басқа қатысушылармен сөйлесіп, тез арада тазартуға болады.
• Хаттаманың түпкілікті көшірмесіне Ұйымның атауын, комитет атауын, отырыстың түрін (күнделікті, апта сайынғы, айлық, жылдық немесе арнайы) және оның мақсатын қосыңыз.
• Басталған және аяқталған уақыттарын беріңіз.
• Қатысушылар тізімін және кездесуді кім жүргізгені туралы ескертуді ұсыныңыз. Сіз мұнда минуттарды алғаныңызды да көрсете аласыз. Қатысушылар тізіміне өзіңіздің атыңызды қосып, атыңыздан кейін жақшаға қосып, минуттарды қабылдағаныңызды айттыңыз. Немесе, құжаттың соңында сіз «Сіздің атыңыздан кейін», «Сәйкес жіберілген» деп жаза аласыз.

• Оларды жібермес бұрын хаттаманы дәлелдеңіз. Оларды іздеп табу үшін басқа біреуден сұраңыз. Сіз кездейсоқ бірдеңе қалдырсаңыз, ол сізге хабарлайды.
• Оларды басқаша орындауға нұсқау бермейінше жиналысты басқарған адамға жіберіңіз.